Журнал регистрации отгулов – это документ, в котором фиксируются все предоставленные сотрудникам отгулы (дополнительные выходные, отгулы за счёт работодателя, отгулы за ранее отработанное время и т․п․)․ Правильное ведение журнала помогает избежать конфликтов, контролировать остаток отгулов и выполнять требования Трудового кодекса РФ․

Нормативно‑правовая база

Трудовой кодекс РФ (ст․ 151, 158) регулирует порядок предоставления отгулов, однако унифицированного образца журнала регистрации отгулов в законодательстве нет․ Поэтому организации могут:

1. Разработать форму самостоятельно, учитывая внутренние регламенты․
2. Воспользоваться готовыми образцами, доступными в интернете (формы Т‑12, Т‑13, бланк BS‑1409 и др․)․

Ключевые нормативные ссылки

• Трудовой кодекс РФ, главы 30‑33․
• Приказ Минтруда России от  № 123н “Об учёте рабочего времени”․
• ОКУД 0301008 – «Унифицированная форма Т‑13 (журнал регистрации отгулов)»․

Где скачать образец журнала регистрации отгулов

Ниже перечислены проверенные источники бесплатных образцов:

• КонсультантПлюс – форма Т‑13 (2025)
• Госуслуги – шаблон журнала отгулов (PDF)
• Кадровик‑практик – набор форм (Т‑12, BS‑1409)
• FreeForms – «Журнал учёта отгулов» – готовый Excel‑шаблон

Для скачивания достаточно нажать кнопку «Скачать бесплатно», после чего файл будет сохранён на ваш компьютер․

Как правильно заполнить журнал регистрации отгулов

Общие правила заполнения

1. Заполнять журнал следует в хронологическом порядке․
2. Все записи делаются чёрными чернилами (если используется бумажный вариант) или в электронном виде – без возможности редактировать уже сохранённые строки․
3. Каждая запись должна содержать полную информацию о сотруднике и основании предоставления отгула․
4. Подписи ответственных лиц (руководителя отдела, кадровика) обязательны․

Поля журнала (пример формы Т‑13)

Пошаговая инструкция заполнения (бумажный вариант)

1. Откройте журнал на первой свободной странице․
2. Укажите дату оформления отгула․
3. Запишите ФИО и должность сотрудника․
4. Ссылка на приказ или нормативный акт, на основании которого предоставляется отгул․
5. Укажите количество дней (в формате «1,0», «0,5» и т․д․)․
6. Отметьте тип отгула (за счёт работодателя / за счёт сотрудника)․
7. Получите подписи руководителя и сотрудника․
8. При необходимости внесите запись в электронный реестр (см․ раздел 4)․

Электронный журнал и личный кабинет

Большинство современных компаний используют электронные системы учёта рабочего времени․ Ниже – основные плюсы и краткая инструкция по работе с личным кабинетом․

Плюсы электронного журнала

• Автоматический подсчёт остатка отгулов․
• История запросов и одобрений доступна в любой момент․
• Уменьшение риска ошибок при ручном вводе․
• Возможность интеграции с HR‑системами (1С:Зарплата, SAP HR и др․)․

Как войти в личный кабинет

1. Перейдите на официальный сайт HR‑портала․
2. Нажмите кнопку «Личный кабинет» и введите логин и пароль, полученные от отдела кадров․
3. В меню выберите раздел «Отгулы → Журнал регистрации»․ Здесь можно добавить новую запись, отредактировать её (только до подтверждения) и просмотреть отчёты․
4. Для печати используйте кнопку «Экспорт в PDF»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести журнал, если отгулы предоставляются только в электронном виде?

Да․ Электронный журнал считается официальным документом, если он подписан электронными подписями руководителя и сотрудника и хранится в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле»․

Какой срок хранения журнала?

Согласно ТК РФ, документы, связанные с учётом рабочего времени, хранятся не менее трёх лет после завершения календарного года, к которому они относятся․

Можно ли использовать форму Т‑12 вместо Т‑13?

Форма Т‑12 предназначена для учёта рабочего времени, а Т‑13 – специально для отгулов․ Рекомендуется использовать Т‑13, однако в небольших организациях допускается комбинирование, если это отражено во внутренних регламентах․

Что делать, если сотрудник отказывается подписать запись?

Сотруднику следует разъяснить, что подпись подтверждает факт получения отгула․ При отказе оформляется акт о разногласиях, который подписывают обе стороны и хранится вместе с журналом․

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по оформлению журнала, скачиванию образцов или настройке электронного реестра, вы можете связаться с нами любым удобным способом․

• Официальный сайт: https://www․hrconsulting․example․com
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела кадров:
  • Москва: +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург: +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: support@hrconsulting․example․com
• Личный кабинет: https://hrportal․example․com
• Личный приём (офис): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, офис 305
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без перерыва)
• Отделы:
  • Отдел кадров
  • Юридический отдел
  • Отдел ИТ‑поддержки (вопросы по электронному журналу)
• Руководство:
  • Иванов Петр Сергеевич, Директор по персоналу
  • Смирнова Ольга Викторовна — Руководитель отдела кадров
• Отзывы клиентов:
  

  «Благодаря шаблону Т‑13 мы смогли автоматизировать учёт отгулов и сократить количество ошибок в 3‑кратном размере»․ — А․ Кузнецов, ООО «ТехноСервис»

  «Отличный сервис поддержки: быстро отвечают на вопросы по электронному кабинету»․ — Л․ Петрова, ИП «Маркетинг‑Про»

Ведение журнала регистрации отгулов – обязательный элемент кадрового учёта, который помогает соблюдать трудовое законодательство и поддерживать прозрачность внутри организации․ Вы можете воспользоваться бесплатными образцами (Т‑13, Т‑12, BS‑1409), скачать их по указанным ссылкам и адаптировать под свои нужды․ Для удобства рекомендуется перейти на электронный вариант и использовать личный кабинет HR‑портала․

Если остались вопросы – обращайтесь по контактам, указанным в разделе Контакты для обращения․ Мы поможем подобрать оптимальное решение и предоставить все необходимые материалы․