Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать создание, регистрацию, хранение, контроль и уничтожение электронных документов в соответствии с действующим законодательством РФ и лучшими практиками.

Правовая база

Управление электронными документами регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» (раздел о цифровой документации);
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Общие требования»;
• Приказ Минэкономразвития РФ от № 1032н «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных книг учета».

Основные понятия

1. Электронный документ (ЭД) – информация, представленная в цифровой форме и имеющая юридическую силу при наличии электронной подписи.
2. Электронная подпись (ЭП) – криптографический механизм, подтверждающий подлинность и целостность ЭД.
3. Электронный архив – система, обеспечивающая долгосрочное хранение ЭД с гарантией их неизменности.

Этапы управления документацией в электронном виде

Создание и оформление

При формировании электронного документа необходимо:

• Определить тип документа (счёт‑фактура, договор, акт выполненных работ и т.д.).
• Заполнить документ в соответствии с шаблоном, утверждённым в организации.
• Присвоить уникальный идентификатор (номер, дата, код подразделения).
• Подписать документ электронной подписью уполномоченного лица (например, руководителя).

Регистрация в системе

После создания документ вносится в реестр электронных документов:

1. Ввод метаданных (номер, дата, контрагент, тип, статус).
2. Присвоение статуса «На проверке», «Одобрен», «В архиве» и т.д.
3. Автоматическое формирование журналов регистрации, доступных для аудита.

Хранение

Электронные документы хранятся в системе электронного документооборота (СЭД) или в облачном хранилище, отвечающем требованиям ФЗ‑63 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016:

• Защита от несанкционированного доступа (ролевой доступ, двухфакторная аутентификация).
• Регулярное резервное копирование (не реже 1 раза в сутки).
• Контроль целостности с помощью хеш‑функций (SHA‑256).

Доступ и использование

Для работы с документами предусмотрены роли:

• Автор – создает и редактирует документ.
• Контролёр – проверяет соответствие требованиям и подписывает.
• Пользователь – просматривает документ в режиме «только чтение».

Все действия фиксируются в журнале операций (логирование).

Контроль и аудит

Регулярные проверки (внутренний аудит, проверка со стороны контролирующих органов) включают:

• Сверку реестра с фактическим содержимым хранилища.
• Проверку наличия действующей электронной подписи у всех обязательных документов.
• Анализ журналов доступа и изменений.

Архивирование и уничтожение

Согласно требованиям ФЗ‑152, документы хранятся не менее 5 лет (для бухгалтерии – 10 лет). После истечения срока:

1. Документ переводится в статус «Архив».
2. Проводится проверка отсутствия открытых ссылок/зависимостей.
3. Уничтожение производится в соответствии с регламентом (безвозвратное удаление, сертификат уничтожения).

Практический пример: электронная книга продаж

Если книга продаж ведётся в электронном виде, то все входящие в неё счета‑фактуры должны быть подписаны электронной подписью руководителя. Это требование гарантирует юридическую силу записей и их соответствие требованиям налогового законодательства.

Процесс выглядит так:

1. Получение счёта‑фактуры в электронном виде (PDF, XML).
2. Проверка корректности реквизитов.
3. Подписание ЭП руководителем (или уполномоченным лицом).
4. Загрузка подписанного документа в электронную книгу продаж.
5. Автоматическое формирование записи в реестре продаж.

Инструменты и программные решения

Для эффективного управления ЭД рекомендуется использовать проверенные СЭД:

• 1С:Документооборот – интеграция с 1С:Бухгалтерия, поддержка ЭП.
• КОРУС – система электронного архива с длительным хранением.
• DocuWare – облачное решение, гибкая настройка прав доступа.
• Электронный документооборот от «Тензор» – поддержка ГОСТ‑ЭДО.

Рекомендации по обеспечению безопасности

• Регулярно обновлять сертификаты электронной подписи (не реже 1 раз в год).
• Проводить обучение персонала по работе с ЭД и правилам обращения с конфиденциальной информацией.
• Внедрять систему мониторинга аномалий доступа (SIEM).
• Осуществлять периодический аудит соответствия требованиям ФЗ‑63 и ФЗ‑152.