Секретарь администрации района — это важнейшая должностная фигура в структуре местного самоуправления. Несмотря на кажущуюся административную роль, секретарь является главным связующим звеном между руководством района, структурными подразделениями и жителями муниципалитета. В этой статье мы подробно рассмотрим функции секретаря администрации, способы связи, порядок подачи обращений и другие важные аспекты работы этого органа власти.

Описание и функции

Секретарь администрации района обеспечивает организационно-методическое, информационное, материально-техническое и документационное обеспечение деятельности главы администрации и всего исполнительного аппарата. Как правило, эти функции выполняются при непосредственном участии отдела делопроизводства и по работе с обращениями и заявлениями граждан, а также отдела организационной работы.

Ключевые задачи секретаря и профильных отделов администрации:

• Организация документооборота: прием, регистрация, обработка и направление на исполнение входящей корреспонденции и обращений граждан.
• Обеспечение работы совещаний, проводимых главой администрации, а также заседаний комиссий и Совета депутатов.
• Контроль за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации района;
• Организация личного приема граждан главой района и его заместителями.
• Координация работы районных служб, муниципальных учреждений и предприятий по поручениям главы администрации.
• Подготовка и организационное обеспечение рабочих поездок главы района по населенным пунктам для решения вопросов жителей.

Контакты для обращений

Для связи с секретариатом администрации района (на примере Шелковского муниципального района) граждане и организации могут использовать следующие каналы связи:

Официальный сайт

Вся актуальная информация, нормативные акты и электронные сервисы размещены на официальном портале администрации:
https://chr-shelkovskoy.ru/

Горячая линия и номера телефонов

Для оперативного решения вопросов и получения справочной информации работают следующие телефонные линии:

• Приемная главы администрации (Секретарь): +7 (XXX) XXX-XX-XX (телефон для записи на личный прием и решения организационных вопросов)
• Отдел делопроизводства и по работе с обращениями граждан: +7 (XXX) XXX-XX-XX (по вопросам статуса рассмотрения заявлений)
• Единая горячая линия / справочная служба: 8-800-XXX-XX-XX (бесплатно по региону)

Электронный адрес

Отправить обращение или запросить документы можно по официальной электронной почте:
admin@chr-shelkovskoy.ru (для писем и скан-копий обращений)

Личный кабинет

Для удобства граждан на официальном сайте администрации функционирует «Личный кабинет», электронная приемная. Данный сервис позволяет:

1. Подавать обращения в электронном виде без посещения здания администрации.
2. Отслеживать статус рассмотрения своего обращения в режиме реального времени.
3. Получать официальные ответы в электронном виде.
4. Ознакомляться с архивом своих предыдущих обращений и результатов их рассмотрения.

Для входа в личный кабинет необходима авторизация через портал Госуслуг (ЕСИА).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан является одним из приоритетных направлений работы секретариата. Прием ведется как главой района, так и его заместителями по графику.

График личного приема граждан:

• Глава администрации района: 1-й и 3-й четверг месяца с 10:00 до 13:00.
• Первый заместитель главы: 2-й и 4-й вторник месяца с 10:00 до 12:00.
• Секретарь / Отдел по работе с обращениями: Понедельник ー Пятница с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).

Внимание! Запись на личный прием к главе и заместителям осуществляется через секретаря администрации по телефону приемной или при личном обращении в отдел делопроизводства. При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

Отделы администрации

Структура администрации утверждается Советом депутатов по представлению главы района. Секретарь координирует взаимодействие главы со следующими ключевыми подразделениями:

• Отдел делопроизводства и по работе с обращениями и заявлениями граждан — обработка корреспонденции и обращений населения.
• Отдел организационной работы и программного обеспечения — организационное обеспечение мероприятий, рабочих поездок, совещаний.
• Начальник отдела, пресс-секретарь администрации района — информационная политика и взаимодействие со СМИ.
• Отдел учета и отчетности, финансовое обеспечение деятельности администрации.
• Отдел кадров и архивного дела — кадровое обеспечение и работа с архивом.
• Правовая служба (Юрист администрации) — правовое обеспечение деятельности главы и администрации.

Руководство

Руководство деятельностью администрации осуществляет Глава администрации района, который определяет основные направления работы, издает постановления и распоряжения, распределяет обязанности между заместителями и руководителями отделов.

В структуру руководства также входят:

• Первый заместитель главы администрации — курирует важнейшие направления, координирует работу отделов.
• Заместители главы администрации, отвечают за курируемые отрасли (социальная сфера, ЖКХ, экономика и т.д.).
• Секретарь администрации / Заведующий организационным отделом — обеспечивает бесперебойную работу аппарата, контролирует исполнение поручений главы.

Отзывы

Работа секретариата и администрации района в целом регулярно оценивается жителями муниципалитета. Основные отзывы касаются двух аспектов:

• Положительные отзывы чаще всего касаются оперативности работы электронной приемной (личного кабинета), а также эффективности личного приема главой района в ходе выездных совещаний в сельских поселениях.
• Критические отзывы иногда связаны с длительностью бумажного документооборота или загруженностью телефонных линий в пиковые часы.

Администрация района регулярно анализирует отзывы граждан для улучшения качества предоставляемых муниципальных услуг. Оставить свой отзыв, предложение или замечание можно через форму обратной связи на официальном сайте или направив письмо на электронный адрес секретаря администрации.