Дата актуализации:  г.

Общие положения

Настоящее Положение определяет назначение‚ задачи‚ функции‚ права‚ ответственность и основы организации деятельности
отдела документационного обеспечения (ОДО) администрации муниципального (регионального) образования.
Положение разработано в соответствии с Уставом организации‚ Федеральными законами о делопроизводстве
(№ 6‑ФЗ «Об организации государственных и муниципальных услуг»‚ № 59‑ФЗ «Об электронном документообороте»)‚
а также внутренними нормативными актами (инструкция по делопроизводству‚ регламент СМК РД 09.49‑2022 и др.).

Цель создания отдела

• Обеспечение эффективного и законного документооборота в структуре администрации;
• Сокращение сроков обработки документов и повышение их достоверности;
• Контроль за соблюдением требований к оформлению‚ регистрации и хранению документов;
• Поддержка электронного документооборота (ЭДО) и автоматизация процессов.

Правовая основа

Положение регистрируется в Национальном реестре правовых актов и является обязательным для исполнения всеми
сотрудниками администрации‚ а также для внешних контрагентов‚ взаимодействующих с отделом.

---

Задачи и функции отдела

1. Организация и ведение делопроизводства: регистрация входящих и исходящих документов‚ их распределение‚ контроль сроков исполнения.
2. Обеспечение электронного документооборота: внедрение и поддержка систем DocsVision‚ 1С:Документооборот и др.
3. Контроль за соблюдением нормативных требований: проверка правильности оформления‚ соответствия шаблонам‚ архивирование.
4. Ведение реестров и регистров: реестр входящих‚ реестр исходящих‚ реестр решений‚ реестр договоров.
5. Подготовка аналитических и справочных материалов: статистика документооборота‚ отчёты о сроках исполнения.
6. Консультирование сотрудников администрации: разъяснение правил делопроизводства‚ помощь в работе с ЭДО.
7. Взаимодействие с гражданами и организациями: прием и регистрация обращений‚ предоставление информации о статусе документов.
8. Обеспечение сохранности и конфиденциальности: соблюдение требований к работе с секретными и персональными данными.

---

Права отдела

• Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения для выполнения своих функций;
• Вносить предложения по совершенствованию делопроизводства и внедрению новых ИТ‑решений;
• Проводить внутренние проверки соблюдения нормативных актов в сфере документооборота;
• Получать доступ к информационным системам администрации в рамках своей компетенции.

---

Ответственность

Сотрудники ОДО несут ответственность за:

• Нарушение сроков регистрации и распределения документов;
• Неправильное оформление или утрату документов;
• Несоблюдение требований по защите конфиденциальной информации;
• Нарушение регламентов электронного документооборота.

---

Структура отдела

Должность	Кол-во человек	Основные обязанности
Начальник отдела	1	Организация работы отдела‚ контроль исполнения задач‚ взаимодействие с руководством администрации.
Заместитель начальника по электронному документообороту	1	Внедрение и поддержка ЭДО‚ обучение персонала‚ контроль технической инфраструктуры.
Ведущий специалист по делопроизводству	2	Регистрация и распределение входящих/исходящих документов‚ ведение реестров.
Специалист по архивному делу	1	Организация хранения‚ учета и уничтожения архивных документов.
Координатор по работе с обращениями граждан	1	Приём‚ регистрация и контроль исполнения обращений‚ подготовка ответов;

---

Порядок работы с обращениями граждан

Каналы приёма

• Личный приём в кабинете начальника отдела (по предварительной записи).
• Электронная форма на официальном сайте администрации.
• Горячая телефонная линия.
• Электронная почта.

Сроки рассмотрения

Обращения рассматриваются в течение 10 рабочих дней с момента их регистрации‚ если иное не предусмотрено законом.

---

Руководство отдела

Начальник отдела документационного обеспечения – Иванов Сергей Петрович

Контактные данные:

• Телефон (рабочий): +7 (8352) -5‑01‑23
• Мобильный: +7 (912) -45‑67‑89
• E‑mail: ivanov.sp@admin-city.ru

---

Контактная информация для обращений

Официальный сайт администрации: https://www.admin-city.ru

Горячая линия (приём обращений граждан): 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Телефон отдела документационного обеспечения: +7 (8352) -5‑01‑23

Электронный адрес отдела: docobespechenie@admin-city.ru

Личный кабинет (для юридических лиц и физических лиц): https://lk.admin-city.ru

Личный приём начальника отдела: кабинет № 12‚ 3‑й этаж‚ г. Город‚ ул. Ленина‚ 10

График личного приёма: понедельник‑пятница‚ 09:00‑12:00‚ по предварительной записи.

Отделы‚ с которыми взаимодействует ОДО:

• Отдел кадров
• Отдел правового обеспечения
• Отдел информационных технологий
• Отдел финансов и бухгалтерии
• Отдел по работе с гражданами

---

Отзывы граждан и организаций

Иванова А. (житель города): «Отдел быстро обработал мое обращение о недостающих документах‚ ответ пришел в течение 3 дней. Спасибо за профессионализм!»

ООО «СтройТех»: «Сотрудники отдела помогли правильно оформить договор с администрацией‚ предоставили образцы и проконсультировали по электронному документообороту. Рекомендую!»

Петров Д. (предприниматель): «Благодарен за возможность подачи обращения через личный кабинет – всё удобно и прозрачно.»

---

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования на сайте администрации и
подлежит обязательному ознакомлению всеми сотрудниками организации. Положения могут быть изменены
приказом руководителя администрации в порядке‚ установленном законодательством РФ.

Контроль за исполнением Положения возлагается на начальника отдела документационного обеспечения и руководителя администрации.