Нотариальная тождественность электронного документа – это нотариальное действие, подтверждающее, что содержание электронного документа полностью совпадает с содержанием оригинального документа на бумажном носителе (или наоборот). Такое удостоверение придаёт электронному документу ту же юридическую силу, что и бумажному, и позволяет использовать его в любых государственных и частных процедурах.

Законодательная база

• Статья 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате – определяет понятие «удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе».
• Статья 103.9 – фиксирует, что изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которого удостоверена.
• Статья 103.9‑1 – вводит возможность удостоверения равнозначности двух электронных документов, изготовленных в разных форматах (например, PDF и XML).
• Федеральный закон № 480‑ФЗ от «О цифровой подписи» – регулирует использование электронной подписи при нотариальном заверении.

Кому и зачем требуется удостоверение тождественности?

Удостоверение тождественности востребовано в следующих случаях:

1. Перевод бумажных договоров, актов, доверенностей в электронный вид.
2. Подготовка электронных копий для подачи в государственные органы (ФНС, Росреестр, суды).
3. Сохранение архивных документов в цифровом формате без потери юридической силы;
4. Международные сделки, где требуется электронный документ, признанный в РФ.

Порядок получения нотариального удостоверения

Шаг 1. Подготовка исходных материалов

Для начала необходимо собрать:

• Оригинал документа на бумажном носителе (если он есть).
• Электронную копию (PDF, DOCX, XML и т.п.) с применённой квалифицированной электронной подписью.
• Документы, подтверждающие личность сторон (паспорт, ИНН, СНИЛС).

Шаг 2. Подача заявления в нотариальную контору

Заявление можно подать:

• Лично в приёмной нотариуса.
• Через личный кабинет на официальном сайте нотариальной конторы (см. раздел «Контакты» ниже).
• По электронной почте с приложением сканов документов.

Шаг 3. Сравнительный анализ

Нотариус сравнивает содержание оригинального бумажного документа и электронного варианта. При необходимости может привлечь эксперта‑технолога для проверки целостности цифровой подписи и формата файла.

Шаг 4. Выдача удостоверения

После подтверждения тождественности нотариус оформляет:

• Свидетельство о равнозначности (бумажный документ с подписью и печатью).
• Электронный сертификат в виде PDF, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Шаг 5. Регистрация (по необходимости)

Для некоторых видов документов (например, договоров купли‑продажи недвижимости) требуется регистрация в государственных реестрах. Электронный документ с нотариальным сертификатом подаётся в реестр через портал Госуслуг.

Требования к электронному документу

Преимущества нотариального удостоверения тождественности

• Юридическая сила – электронный документ считается равнозначным бумажному.
• Скорость – процесс заверения может занять от 1 до 3 рабочих дней.
• Экономия – отсутствие необходимости пересылать оригиналы по почте.
• Безопасность – КЭП гарантирует неизменность содержания.
• Удобство хранения – цифровой архив легко индексировать и искать.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие квалифицированной подписи. Убедитесь, что подпись выдана аккредитованным удостоверяющим центром.
2. Неправильный формат файла. Используйте только поддерживаемые форматы (PDF/A‑2, XML).
3. Недостаточная проверка оригинала. Перед подачей сравните текст, подписи, печати – любые расхождения могут привести к отказу.
4. Отсутствие согласования сроков. Уточняйте график приёма нотариуса, особенно в периоды повышенной нагрузки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли удостоверить тождественность без оригинального бумажного документа?

Да. По статье 103.9‑1 допускается удостоверение равнозначности двух электронных документов, изготовленных в разных форматах.

Вопрос: Сколько стоит услуга?

Тарифы зависят от региона и сложности проверки, но в среднем:

• Удостоверение бумажного ↔ электронного – от 2 000 руб.
• Удостоверение двух электронных документов – от 1 500 руб.

Вопрос: Как долго хранится сертификат?

Сертификат хранится в электронном виде в течение 10 лет, после чего может быть продлён по запросу.

Контакты для обращения

Важно: перед подачей документов убедитесь, что ваш электронный файл подписан квалифицированной подписью, а оригинал бумаги находится в надлежащем состоянии. При возникновении вопросов звоните на горячую линию или оставляйте заявку в личном кабинете.

Нотариальная тождественность электронного документа – современный инструмент, позволяющий упростить работу с юридическими бумагами, сократить издержки и обеспечить надёжную юридическую защиту в цифровом пространстве.