Общие сведения
Номенклатура дел администрации города — это систематизированный перечень заголовков (наименований) всех дел, заводимых в организации в процессе её деятельности, с указанием сроков их хранения. Данный документ является основополагающим инструментом делопроизводства, обеспечивающим упорядоченное хранение документов и оперативный доступ к ним.
Номенклатура дел используется для:
- Систематизации дел, заводимых в делопроизводстве организации
- Определения сроков хранения деловых бумаг
- Обеспечения сохранности документов исторического и культурного значения
- Оптимизации работы с архивными материалами
Виды номенклатур дел
Существует несколько видов номенклатур дел:
- Типовая номенклатура дел — разрабатывается для организаций одного типа (например, для всех администраций городов)
- Примерная номенклатура дел — составляется на основе типовой с учётом специфики конкретной организации
- Индивидуальная номенклатура дел — утверждается непосредственно в администрации города и учитывает все особенности её деятельности
Структура и составление номенклатуры
Номенклатура дел представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф:
| № п/п | Индекс дела | дела | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Основные направления деятельности | Постоянно | — |
| 2 | 01-02 | Переписка с вышестоящими органами | 5 лет | — |
Особенности формулирования заголовков
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».
Процедура разработки и утверждения
Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:
- Систематизация всех документов организации
- Формулирование заголовков дел
- Определение сроков хранения
- Подготовка проекта номенклатуры дел
- Согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) городского архивного учреждения
- Подписание и утверждение
Важно: решение о присвоении документам статуса, имеющих культурное или историческое значение, принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) городского архивного учреждения или экспертная комиссия предприятия.
Отделы, ответственные за ведение номенклатуры
В структуре администрации города работа с номенклатурой дел распределяется между:
- Архивным отделом (сектором архива) — основной исполнитель
- Отделом делопроизводства — координация работы
- Структурными подразделениями — каждое подразделение собирает собственный перечень дел
- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) — проверка и согласование
Сроки хранения документов
Обязательная часть подготовки номенклатуры дел, определение сроков хранения деловых бумаг. Основные категории:
| Категория срока | Описание |
|---|---|
| Постоянно | Документы особой важности, историческая ценность |
| Долгосрочное хранение | От 10 до 75 лет |
| Временное хранение | До 10 лет |
Нормативная база
При разработке номенклатуры дел администрации города применяются:
- Методические рекомендации Росархива от
- Правила по ведению архивного дела в Российской Федерации
- Примерные номенклатуры дел для муниципальных учреждений
- Муниципальные правовые акты конкретного города
Контакты для обращений
Официальный сайт
Информация о номенклатуре дел размещается на официальном сайте администрации города в разделе «Документы» или «Архив».
Горячая линия
Единый номер телефона для консультаций по делопроизводству и архивному делу: уточняйте на официальном сайте вашей администрации.
Номера телефонов
- Отдел делопроизводства и архива: уточняется
- Секретариат: уточняется
- Экспертно-проверочная комиссия: уточняется
Электронный адрес
Общий адрес для обращений: info@администрация-[город].ru (уточняется)
Личный кабинет
На официальном сайте администрации города может быть доступен личный кабинет для юридических лиц и организаций, где размещается информация о порядке работы с документами.
Личный приём граждан
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00, 17:00 (обед 13:00, 14:00) |
| Вторник | 09:00 — 17:00 (обед 13:00 — 14:00) |
| Среда | 09:00 — 17:00 (обед 13:00 — 14:00) |
| Четверг | 09:00, 17:00 (обед 13:00 — 14:00) |
| Пятница | 09:00 — 16:00 (обед 13:00, 14:00) |
Руководство
Ответственность за организацию работы с номенклатурой дел несёт:
- Глава администрации города — общее руководство
- Заместитель главы по общим вопросам / аппарату — координация
- Начальник отдела делопроизводства и архива — непосредственное исполнение
Отзывы и обращения
Граждане и организации могут:
- Направить обращение через официальный сайт администрации
- Обратиться через систему «Интернет-приёмная»
- Направить письменное обращение по почте
- Посетить личный приём
Срок рассмотрения обращений, в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Полезные ссылки
- Росархив — методические рекомендации по разработке номенклатур дел
- Примерные номенклатуры дел для муниципальных учреждений
- Образцы оформления приказов об утверждении номенклатуры дел
Информация актуальна на . Для получения точных контактных данных обратитесь к официальному сайту конкретной администрации города.