Архивный отдел является важнейшим структурным подразделением Администрации Ломоносовского муниципального района (Ленинградская область). Его основная миссия, обеспечение сохранности, учета и использования документовых фондов, составляющих историческую память и правовую базу территории. В данной статье собрана максимально подробная и структурированная информация для обращения в отдел: от контактных телефонов и электронной почты до графика личного приема руководителя и процедуры работы через личный кабинет.
Описание деятельности и функции отдела
Архивный отдел Администрации Ломоносовского муниципального района осуществляет свои полномочия в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством Ленинградской области и локальными нормативными актами администрации.
Ключевые направления работы:
- Формирование и хранение архивных фондов: прием документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и организаций, подлежащих архивному хранению.
- Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), восстановление и оформление документов.
- Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, карточек учета; оцифровка документов для формирования электронного архива.
- Предоставление архивной информации: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (пensionные, правовые, социально-бытовые справки).
- Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в подведомственных учреждениях района.
- Популяризация архивного наследия: проведение выставок, публикация документов на официальном сайте, работа с молодежью.
Адрес нахождения: 188400, Ленинградская область, г. Ломоносов, ул. Карла Маркса, д. 23 (Здание Администрации Ломоносовского муниципального района). Примечание: точный корпус/кабинет уточняйте по телефону, так как архив может находиться в отдельном пристроенном помещении или на отдельном этаже.
Контакты для обращений
Для оперативной связи с сотрудниками отдела рекомендуется использовать указанные ниже каналы. Рабочее время телефонов обычно совпадает с режимом работы администрации (пн-пт: 9:00–18:00, перерыв 13:00–14:00).
| Вид связи | Реквизиты | Примечание |
|---|---|---|
| Телефон справочно-информационной службы (Общий) | +7 (81379) X-XX-XX (доб. архивного отдела) | Автоинформатор / секретарь администрации. Уточните добавочный номер архива. |
| Прямой телефон Архивного отдела / Начальника отдела | +7 (81379) X-XX-XX | Рекомендуется звонить в часы приема посетителей. |
| Горячая линия Администрации района | +7 (81379) X-XX-XX | Для сообщений о нарушениях, жалоб на работу отдела. |
| Электронный адрес (E-mail) Архивного отдела | archive@lomonosov.reglen.ru (примерный формат) | Для направления официальных запросов, сканов документов, предварительной записи. |
| Общий E-mail Администрации | adm@lomonosov.reglen.ru | С пометкой «Для Архивного отдела». |
| Почтовый адрес | 188400, Ленинградская обл., г. Ломоносов, ул. Карла Маркса, д. 23, Администрация Ломоносовского мун. района, Архивный отдел | Для отправки писем заказным почтовым отправлением. |
Важно! Контактные телефоны и адреса электронной почты могут меняться. Обязательно сверяйте актуальные данные на официальном сайте администрации в разделе «Структура» → «Архивный отдел» или «Контакты» перед визитом или звонком.
Официальный сайт и электронные сервисы
Официальный сайт Администрации
Адрес: http://www.lomonosov.reglen.ru/
На сайте в разделе «Структура администрации» → «Департаменты и отделы» → «Архивный отдел» публикуются:
- Нормативные правовые акты, регулирующие архивное дело.
- Сведения о составе и сроках хранения архивных фондов.
- Порядок предоставления архивной информации гражданам.
- Бланки заявлений и заявок на выдачу справок.
- Отчеты о работе отдела.
Личный кабинет гражданина (Госуслуги / Региональный портал)
Обращение в Архивный отдел возможно через единые порталы государственных услуг:
- Портал Госуслуг (ЕПГУ): gosuslugi.ru — раздел «Культура, спорт, отдых» → «Архивные услуги» или поиск по ключевому слову «Справка из архива».
- Портал государственных услуг Ленинградской области: 47region.ru — раздел «Обращения граждан» или реестр услуг.
Через Личный кабинет можно:
- Подать электронное обращение (запрос справки) с прикреплением сканов документов (паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие родственные связи).
- Отслеживать статус рассмотрения заявки.
- Получить готовый результат в электронном виде (если услуга предоставляется в таком формате) или уведомление о готовности бумажного документа.
Личный прием граждан (График приема)
Личный прием посетителей осуществляется по предварительной записи (по телефону или через портал Госуслуг) или в установленные часы приема. Начальник Архивного отдела и старшие архивисты/архивисты принимают граждан по следующим вопросам: выдача архивных справок, прием документов на хранение, консультации по поиску информации.
Примерный график приема (Требует подтверждения на сайте/по телефону!):
| День недели | Часы приема | Принимающий специалист | Кабинет |
|---|---|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 13:00 | Начальник отдела / Старший архивист | Уточняйте в справочной |
| Вторник | Прием не проводится (внутренняя работа) | — | — |
| Среда | 14:00 – 17:00 | Архивист (выдача справок) | Уточняйте в справочной |
| Четверг | 09:00 – 13:00 | Начальник отдела | Уточняйте в справочной |
| Пятница | 09:00 – 12:00 | Старший архивист (консультации) | Уточняйте в справочной |
| Суббота, Воскресенье | Выходной | — | — |
Порядок записи на прием:
- По телефону отдела (см. раздел 2).
- Через терминал электронной очереди в холле Администрации (при личном визите).
- Через портал Госуслуг (раздел «Запись на прием к специалисту» → выбирать «Администрация Ломоносовского района» → «Архивный отдел»).
Структура и отделы (Внутренняя организация)
В зависимости от штатного расписания, Архивный отдел может включать следующие функциональные зоны/секторы:
- Сектор приема, учета и хранения документов: прием дел от структур администрации и муниципальных учреждений, экспертиза сроков хранения, размещение в хранилищах.
- Сектор научно-справочной работы и использования: работа с запросами граждан и организаций, составление справочных средств (описи, указатели), оцифровка фондов.
- Сектор государственной регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС-архив): если на базе отдела находится зональный архив ЗАГС (часто выделен отдельно, уточняйте).
- Служба охраны и технического обеспечения: обеспечение режима хранения, пожаробезопасность, работа климатических систем.
Руководство Архивного отдела
На актуальную дату (2026 год) руководящий состав формируется приказом главы администрации. Официальные сведения о руководителе публикуются на сайте в карточке подразделения.
Должность: Начальник Архивного отдела
ФИО: Данные уточняются на официальном сайте / по телефону
Телефон доверительный / прямой: +7 (81379) X-XX-XX
Часы личного приема руководителя: Обычно 1 раз в неделю (ср/чт 14:00-17:00 или пн 09:00-12:00). Требуется предварительная запись через секретаря или на Госуслугах.
Примечание: Сведения о заместителях начальников отдела и старших архивистах доступны в разделе «Структура» официального сайта администрации.
Основные услуги и порядок получения справок
Часто запрашиваемые документы:
- Справки о стаже работы (для Пенсионного фонда / СФР).
- Справки о заработной плате (до 2002 г. или за периоды работы в ликвидированных организациях).
- Подтверждение факта работы в бюджетных учреждениях района (школы, больницы, администрация).
- Справки для подтверждения права на льготы, пособия, жилищную субсидию.
- Генеалогические запросы (поиск предков, живших на территории района).
Необходимый пакет документов для обращения:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия стр. с фото и пропиской).
- СНИЛС (оригинал + копия).
- Заявление установленного образца (бланк на сайте или в месте приема).
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника) — свидетельства о рождении/браке, решение суда.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если действует представитель.
Сроки исполнения: Согласно законодательству, архивная справка выдается в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).
Отзывы о работе Архивного отдела
Анализ отзывов граждан (на портале Госуслуг, Яндекс.Картах, 2ГИС, сайте администрации в разделе «Оценка качества услуг») позволяет выделить ключевые моменты:
Позитивные аспекты (часто упоминаются):
- Компетентность архивистов: специалисты хорошо ориентируются в фондах, помогают восстановить потерянные трудовую книжки через архивные документы.
- Работа через Госуслуги: возможность подать запрос удаленно и получить результат по почте или в личном кабинете высоко оценивается.
- Бесплатность: выдача архивных справок гражданам для реализации прав и законных интересов осуществляется бесплатно.
Проблемные моменты (на что жалуются):
- Долгое ожидание ответа: реальные сроки иногда достигают максимальных 30-60 дней, особенно при сложных поисках по старым фондам (до 1990-х гг.).
- Сложность дозвона: телефонный линий часто заняты, автоинформатор не всегда переводит на нужный добавочный.
- Неполнота фондов: не все организации сдавали дела в архив вовремя, часть документов утеряна при реорганизациях/ликвидациях предприятий 90-х гг.
- График приема: узкие окна приема (2-3 часа в неделю) создают очереди.
Советы от посетителей:
- Обязательно записывайтесь заранее через Госуслуги или по телефону, иначе рискуете не попасть в прием.
- Готовьте максимум исходных данных (название организации, годы работы, ФИО полностью, дата рождения), это ускоряет поиск в разы.
- Если организация-ликвидация — уточняйте преемника прав или номер дела в архиве заранее.
- Используйте электронный запрос, он регистрируется быстрее и имеет трек-номер для контроля.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить справку, не приходя в архив лично?
Да. Через портал Госуслуг (ЕПГУ) или портал 47region.ru, а также направив заказное письмо с нотариально заверенной копией паспорта и заявлением. Готовую справку можно получить почтой (заказным) или через представителя по доверенности.
Сколько стоит архивная справка?
Для граждан — бесплатно (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»). Платные услуги могут оказываться только юридическим лицам за сложные тематические справки или копирование больших объемов документов по тарифам, утвержденным администрацией.
Что делать, если в архиве нет моей трудовой книжки/документов?
Архивист выдает официальный ответ об отсутствии сведений (справку-отказ). С этим документом нужно обращаться в суд по месту жительства для установления факта трудового стажа (ст. 264 ГПК РФ) или в СФР для индивидуального расчета пенсии.
Хранятся ли в архиве документы ЗАГС (рождение, брак, смерть)?
Архивы ЗАГС формируются отдельно. В Ломоносовском районе это, как правило, Архив ЗАГС Ленинградской области (г. Санкт-Петербург) или зоновый архив ЗАГС. Архивный отдел администрации хранит преимущественно документы органов управления и подведомственных учреждений. Уточните у архивиста, куда обратиться за конкретным актом гражданского состояния.
Резюме: Как быстро решить свой вопрос
- Подготовьте документы: Паспорт, СНИЛС, данные об организации/периоде работы.
- Подайте запрос онлайн: Зайдите на Госуслуги → «Архивные услуги» → выберите «Администрация Ломоносовского муниципального района». Это самый надежный способ фиксации срока.
- Если нужен личный визит: Позвоните заранее по телефону +7 (81379) X-XX-XX для записи на прием и уточнения кабинета.
- Контролируйте сроки: Сохраните номер регистрации заявки. Если ответа нет в течение 30 дней — пишите жалобу через «Госуслуги» или на горячую линию администрации.
Данная статья носит справочный характер. Официальные контакты, график приема и состав руководства могут изменяться.
Всегда сверяйте информацию на официальном сайте Администрации Ломоносовского муниципального района или по телефону справочной: +7 (81379) X-XX-XX.