Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее – Инструкция) — нормативный документ, регламентирующий порядок создания, регистрации, обработки, исполнения и хранения документов, поступающих в Аппарат губернатора Оренбургской области, а также исходящих документов. Последняя редакция Инструкции принята Распоряжением губернатора Оренбургской области от 29 декабря 2021 г. № 582‑р (с изменениями от 1 октября 2018 г.).

Содержание Инструкции

1. Общее основание и цель
2. Терминология и основные понятия
3. Регистрация входящих и исходящих документов
4. Обработка и исполнение документов
5. Хранение и архивирование
6. Электронный документооборот
7. Ответственность за соблюдение Инструкции
8. Контактная информация для обращений

Общее основание и цель

Инструкция разработана в целях:

• установления единых требований к подготовке, оформлению и учёту служебных документов;
• обеспечения прозрачности и контроля за документооборотом в Аппарате губернатора;
• снижения риска потери, искажения или несанкционированного доступа к официальным документам.

Терминология и основные понятия

В Инструкции используются следующие ключевые термины:

• Входящий документ – любой документ, поступивший в Аппарат от физических или юридических лиц.
• Исходящий документ – документ, направляемый из Аппарата во внешние структуры.
• Регистрационный номер – уникальный идентификатор, присваиваемый каждому документу при регистрации.
• Служба документального обеспечения (СДО) – подразделение, отвечающее за ведение реестров и архивов.
• Электронный документооборот (ЭДО) – система обмена документами в электронном виде, реализуемая через портал «Госуслуги Оренбургской области».

Регистрация входящих и исходящих документов

Процедура регистрации включает следующие этапы:

1. Получение документа (почтовой, курьерской, электронной).
2. Проверка подлинности и соответствия установленным требованиям (подпись, печать, реквизиты).
3. Ввод данных в Единый реестр входящих документов (ЭРВД) с присвоением регистрационного номера.
4. Маркировка документа штампом «Рег. № …» и указанием срока исполнения;
5. Передача документа в соответствующее подразделение для дальнейшего рассмотрения.

Для исходящих документов процесс аналогичен, но с добавлением этапа согласования у руководителей соответствующих подразделений.

Обработка и исполнение документов

Обработка делегируется согласно матрице распределения полномочий:

• Служба правового обеспечения – проверка юридической корректности.
• Отдел аналитики – подготовка аналитических материалов и рекомендаций.
• Кадровый отдел – оформление служебных записок, приказов о назначениях.
• Финансово‑хозяйственный отдел – согласование бюджетных вопросов.

После выполнения всех требований документ направляется в Службу исполнения, где фиксируется дата выполнения и результат (исполнено, отклонено, отложено).

Хранение и архивирование

Документы хранятся в двух формах:

• Электронный архив – серверное хранилище с резервным копированием (ежедневно). Доступ ограничен по ролям.
• Физический архив – помещение с контролем доступа, температура 18 °C, влажность 45 %.

Сроки хранения определяются нормативными актами РФ:

• Документы административного характера – 5 лет.
• Документы, связанные с финансовой отчетностью – 10 лет.
• Исторически ценные материалы – бессрочно.

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО реализуется через портал Личный кабинет Губернатора Оренбургской области. Основные возможности:

• Приём и регистрация электронных писем и файлов.
• Электронная подпись (КЭП) для заверения документов.
• Отслеживание статуса исполнения в режиме реального времени.
• Автоматическое формирование отчетов о документообороте.

Ответственность за соблюдение Инструкции

Нарушения Инструкции влекут за собой дисциплинарную, административную и (при необходимости) уголовную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Кодексом об административных правонарушениях и другими нормативными актами.

Контактная информация для обращений

Все вопросы, связанные с делопроизводством, а также предложения и жалобы принимаются через указанные ниже каналы.

Официальный сайт

https://www.orenburg-gov.ru

Горячая линия

Тел.: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная Аппарата: +7 (3532) -3‑33‑33
• Служба документального обеспечения: +7 (3532) -3‑33‑34
• Отдел правового обеспечения: +7 (3532) -3‑33‑35
• Электронный документооборот: +7 (3532) -3‑33‑36

Электронный адрес

info@orenburg-gov.ru

Личный кабинет (ЭДО)

Для работы с документами в электронном виде используйте Личный кабинет Губернатора Оренбургской области. Регистрация доступна по ссылке «Регистрация нового пользователя».

Личный приём (приём граждан)

Адрес: г. Оренбург, ул. Пушкинская, д. 1, офис 5

Телефон приёмной: +7 (3532) -3‑33‑37

График приёма

Отделы, участвующие в делопроизводстве

• Служба документального обеспечения (СДО)
• Отдел правового обеспечения
• Отдел аналитики и прогнозирования
• Кадровый отдел
• Финансово‑хозяйственный отдел
• Отдел информационных технологий (поддержка ЭДО)

Руководство Аппарата

Отзывы и предложения

Граждане могут оставить отзыв о работе Аппарата через:

• Онлайн‑форму на официальном сайте: https://www.orenburg-gov.ru/feedback
• Электронную почту feedback@orenburg-gov.ru
• Горячую линию (номер выше) – оператор принимает голосовые сообщения и фиксирует их в базе данных.

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней. По результатам обработки граждане получают ответ на указанный контактный номер или электронный адрес.

Инструкция по делопроизводству губернатора Оренбургской области — фундаментальный документ, обеспечивающий упорядоченную работу с официальными бумагами и электронными файлами. Соблюдение её требований повышает эффективность управления, снижает риск ошибок и способствует открытости органов власти перед гражданами.

Для получения более детальной информации рекомендуется ознакомиться с полной версией Инструкции, опубликованной на официальном портале Губернатора Оренбургской области.