График отпусков – обязательный документ, который фиксирует даты ежегодных оплачиваемых отпусков всех сотрудников администрации, а также дополнительные отпуска, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами (ст. 120 ТК РФ). Правильное составление и своевременное утверждение графика позволяют избежать конфликтов, обеспечить непрерывность работы органов власти и соблюсти требования законодательства (ст. 123 ТК РФ).
Как составить и утвердить график отпусков
- Подготовительный этап (до 1 января текущего года)
- Соберите список всех работников администрации, включив в него как штатных сотрудников, так и временных (по договорам подряда, совместитель и т.п.);
- Определите количество дней отпуска, положенных каждому сотруднику (по ТК РФ – минимум 28 календарных дней, а также учитывайте дополнительные отпуска).
- Согласуйте с руководителями подразделений порядок очередности отпусков (приоритеты, ограничения, сезонные особенности).
- Заполнение формы Т‑7 «График отпусков»
Для удобства используйте готовый шаблон в формате Excel или Word. В шаблоне предусмотрены следующие колонки:
- № п/п
- ФИО сотрудника
- Должность
- Подразделение
- Дата начала отпуска
- Дата окончания отпуска
- Кол-во дней
- Примечания (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск и т.д.)
В шаблоне уже встроены функции:
- Автоматическое выделение выходных и праздничных дней.
- Подсчёт оставшегося количества отпускных дней.
- Контроль пересечения отпусков в одном подразделении.
- Согласование
- Проверьте график на предмет конфликтов (одновременно отсутствуют ключевые специалисты).
- Согласуйте документ с руководителями подразделений и с отделом кадров.
- Получите подпись руководителя администрации (директора/заместителя).
- Утверждение
Согласно ТК РФ, график отпусков должен быть утверждён не позднее 1 февраля текущего года. После утверждения документ размещается в:
- Личном кабинете каждого сотрудника.
- Секретариате администрации (бумажный вариант).
- Контроль исполнения
- Отдел кадров ежемесячно проверяет фактическое использование отпусков.
- В случае изменения дат (по желанию сотрудника или по необходимости организации) вносятся поправки, подписываются обеими сторонами и фиксируются в журнале.
Скачать готовые шаблоны
- Шаблон Excel (2024)
- Шаблон Word (2024)
- Форма Т‑7 (PDF)
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://admin.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов отдела кадров | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 9:00‑18:00) +7 (495) -23‑45‑69 (служба поддержки персонала) |
| Электронный адрес | hr@admin.gov.ru |
| Личный кабинет | https://cabinet.admin.gov.ru (вход по корпоративному логину) |
| Личный приём (директор) | Приём в кабинете директора: понедельник‑пятница, 10:00‑12:00 |
| График приёма в отделе кадров | Понедельник‑Пятница: 09:00‑11:00, 14:00‑16:00 Среда: 12:00‑13:00 – приём по предварительной записи |
| Отделы | Отдел кадров – подготовка и контроль графика отпусков. Отдел юридический – проверка соответствия ТК РФ. Отдел финансов – расчёт отпускных выплат. Отдел информационных технологий – поддержка личных кабинетов. |
| Руководство | Директор администрации – Иванов И.И. Заместитель директора по кадрам – Петрова А.С; Главный специалист отдела кадров – Смирнов В.Л. |
| Отзывы | Форма обратной связи – оставьте свой отзыв о работе отдела кадров и удобстве графика отпусков. Средний рейтинг за 2025 год: 4,7/5 (на основе 312 отзывов). |
*Все указанные телефоны и ссылки являются примерными. При необходимости уточняйте актуальную информацию на официальном сайте администрации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Когда необходимо подать заявление на отпуск?
Заявление следует подать не менее чем за за 2 недели до планируемой даты начала отпуска. При желании взять отпуск в «пиковый» период (лето, новогодние праздники) – за месяц предварительно.
Можно ли перенести отпуск на следующий год?
Согласно ст. 123 ТК РФ, неиспользованный отпуск подлежит переносу не более чем на следующий календарный год. Перенос более чем на 12 месяцев допускается только по согласованию с руководством и при наличии уважительных причин.
Как оформить дополнительный отпуск (по состоянию здоровья, уходу за ребёнком и т.п.)?
Дополнительные отпуска оформляются отдельными приказами, но также вносятся в общий график отпусков. Для этого необходимо предоставить соответствующее подтверждающее документ (медицинскую справку, свидетельство о рождении и т.д.).
Что делать, если график уже утверждён, а возникла необходимость изменить даты?
Изменения вносятся в виде поправки к приказу об утверждении графика. Поправка подписывается руководителем и согласуется с отделом кадров. После этого обновлённый график размещается в личных кабинетах сотрудников.
Своевременное и корректное составление графика отпусков администрации – залог стабильной работы органов власти и соблюдения прав работников; Следуя описанным выше рекомендациям, вы сможете подготовить документ, отвечающий требованиям ТК РФ, избежать конфликтных ситуаций и обеспечить прозрачность процесса для всех сотрудников.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в подготовке графика, обращайтесь по указанным выше контактам – наша команда готова помочь!