Архивный отдел (или управление архивного дела) — это ключевое структурное подразделение любой администрации (муниципальной, районной, городской), обеспечивающее сохранность документационного наследия и доступ к архивной информации для органов власти, организаций и граждан. Деятельность отдела строго регламентируется федеральным законодательством (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), региональными законами и локальными нормативными актами администрации.

Описание: основные задачи и функции

На основе типовых положений об архивных отделах администраций (в т.ч. Омутнинского муниципального района, городского округа Ступино, Красногвардейского округа и нормативных актов Росархива) можно выделить ключевые направления работы:

Организационно-методическое руководство и контроль

• Методическое обеспечение: разработка и утверждение инструкций, правил, классификационных схем, номенклатур дел, срокографий (перечней сроков хранения) для структурных подразделений администрации и подведомственных муниципальных учреждений.
• Контроль за делопроизводством: проверка правильности формирования, оформления, регистрации и исполнения дел в текущем делопроизводстве (согласно п. 3.1.4 Положения об архиве госучреждения).
• Содействие организациям иных форм собственности: консультирование по вопросам сохранности, комплектования и использования архивов в реализации отдельных государственных полномочий.

Формирование и комплектование архивных фондов

• Приемка документов: организация своевременной передачи документов, истекших сроки хранения в структурных подразделениях, в архивный отдел для дальнейшего хранения.
• Экспертиза документов: проведение акта экспертизы стоиности документов для определения сроков хранения (временное или постоянное).
• Передача в государственные архивы: подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение в установленном порядке (п. 3.1.3 Положения об архиве госучреждения).

Обеспечение сохранности и учета (Фондовое дело)

• Создание условий хранения: обеспечение режима температуры, влажности, светового режима, пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивных помещений.
• Научная обработка: систематизация, описание (составление описей, указателей), учет единиц хранения.
• Анализ состояния архивного дела: мониторинг состояния фондов по профильным направлениям, внос предложений по совершенствованию (функция Отдела обеспечения сохранности Росархива).

Информационное обеспечение и использование документов

• Работа с запросами: удовлетворение прав граждан на архивную информацию (справки о стаже, зарплате, награждениях, праве на жилое помещение и др.), запросов органов власти, судов, прокуратуры, организаций.
• Выдача копий и выписок: предоставление заверенных копий документов в порядке, установленном законодательством.
• Цифровизация: создание электронных копий документов, ведение электронных баз данных (Электронный архив), внедрение технологий электронного документооборота (ЭДО).
• Информационное обеспечение администрации: предоставление руководству и сотрудникам необходимых архивных сведений для принятия управленческих решений.

Правовое и нормативное регулирование

• Участие в разработке предложений по совершенствованию государственной политики и нормативного правового регулирования в сфере архивного дела на местном уровне.
• Обобщение практики применения законодательства совместно с юридическими отделами администрации.

Контакты для обращений

Важно: Конкретные контакты (адрес, телефоны, email) зависят от конкретной администрации (городской, районной, поселковой). Ниже приведен универсальный шаблон, по которому вы можете найти актуальные данные на официальном сайте вашей администрации в разделе «Структура» → «Архивный отдел» или «Управление архивного дела».

Официальный сайт

• Главный портал: Обычно имеет вид admin-[название_района/города].ru или [название_региона].gov.ru.
• Раздел на сайте: Ищите вкладку «Структура администрации» → «Департаменты/Управления/Отделы» → «Архивный отдел» (или «Управление архивного дела и делопроизводством»). Там публикуются: нормативные акты, реквизиты для запросов, график приема, бланки заявлений.

Горячая линия / Телефон доверия

• Многие администрации имеют единую горячую линию приема гражданских обращений. Номер обычно указан на главной странице сайта в шапке или разделе «Обращения граждан».
• Специализированная горячая линия архивного отдела встречается редко, обычно используется общий номер приемной или прямой телефон отдела.

Номера телефонов (примерная структура)

Замените XXX на код вашего региона и номера конкретной администрации.

Электронный адрес (E-mail)

• Общий email администрации: часто admin@[домен].ru или priemnaya@[домен].ru.
• Специализированный email архивного отдела: например, archive@[домен];ru, arhiv@[домен].ru или doc@[домен].ru.
• Для направления запросов через Госуслуги / ЭПГУ: используйте раздел «Написание обращения» на портале Госуслуг с выбором вашей администрации как адресата.

Личный кабинет

Напрямую в архивный отдел зайти через «Личный кабинет» на Госуслугах для просмотра дел нельзя, так как архивы не ведут личные кабинеты граждан в привычном понимании (как Пенсионный фонд или Налоговая).

• Подача запроса: Через «Личный кабинет» на Госуслугах (ЕПГУ/РПГУ) → раздел «Обращения» → «Написать обращение» → тема «Архивные справки / Архивное дело».
• Отслеживание статуса: В том же личном кабинете в разделе «Мои обращения» вы увидите этапы рассмотрения: «Зарегистрировано», «В работе», «Ответ направлен».
• Получение результата: Ответ (справка, уведомление об отсутствии сведений) приходит в личный кабинет Госуслуг (если выбран электронный способ) или почтой/в окне выдачи.

Личный прием граждан

Начальник архивного отдела и старшие архивисты проводят личный прием граждан для решения сложных вопросов, требующих личной идентификации или изучения объемных томов дел.

График приема (типовой пример)

Обязательно уточняйте актуальный график на сайте или по телефону перед визитом!

• Понедельник: 09:00 – 13:00 (начальник отдела)
• Среда: 14:00 – 17:00 (начальник отдела / главный архивист)
• Пятница: 09:00 – 12:00 (прием письменных обращений, консультации специалистов)
• Окно выдачи справок / прием запросов: Понедельник–Пятница 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).

Что взять с собой: Паспорт РФ, документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете справки за родственников), доверенность (если действуете от чужого имени), заявление в 2-х экземплярах (бланк часто есть на сайте или в приемной).

Структура отдела (Основные отделы/сектора)

Внутри архивного отдела администрации обычно выделяют функциональные сектора (структура зависит от штатного расписания и объема фондов):

1. Сектор (отдел) формирования фондов и делопроизводства: работа с текущими документами администрации, приемка дел, экспертиза стоиности, составление номенклатур, передача в госархивы.
2. Сектор (отдел) учета и хранения (фондовый): обеспечение сохранности, научная обработка (опись), учет единиц хранения, контроль за состоянием помещений.
3. Сектор (отдел) использования документов и информационного обеспечения: работа с запросами граждан и организаций, выдача справок, копий, ведение баз данных, цифровизация, консультирование структурных подразделений.
4. Сектор режимно-секретной работы (при наличии): учет и хранение документов, содержащих государственную тайну или с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), взаимодействие с ФСБ/ФСО по режиму.
5. Сектор электронного архива / ЭДО: администрирование системы электронного архива, сканирование, верификация электронных документов, обеспечение правовой значимости ЭДО.

Руководство

Состав руководства утверждается приказом главы администрации (мэра/главы района). Типовая структура:

• Начальник архивного отдела (Руководитель управления архивного дела) — несет персональную ответственность за выполнение задач, распределяет обязанности между заместителями, назначает исполняющего обязанности при отсутствии (аналогично Регламенту Росархива).
• Заместитель начальника отдела (по хранению / по использованию / по делопроизводству) — курируют соответствующие направления.
• Главный архивист / Старший архивист — ведут экспертизу документов, подписывают справки, отвечают за научную обработку фондов.

ФИО актуальных руководителей публикуются на официальном сайте администрации в карточке подразделения.

Отзывы о работе архивного отдела

Поскольку архивный отдел — это бюджетная структура, отзывы часто оставляют на:

• Официальном сайте администрации: раздел «Оценка качества услуг», «Независимая оценка качества», «Обратная связь».
• Портале Госуслуг (Госуслуги.Решение): после закрытия обращения система предлагает оценить качество услуги (сроки, вежливость, результат).
• Карточках организаций на Яндекс.Картах / 2ГИС: поиск по названию администрации → вкладка «Отзывы» (часто пишут про окно выдачи справок).
• Реестре независимой оценки качества условий оказания государственных (муниципальных) услуг: публикуются отчеты по доступности, комфорту, информированности.

Частые темы отзывов (на что обратить внимание):

• Позитивные: компетентность архивистов, помощь в восстановлении утерянных документов, возможность заказать справку через Госуслуги, чистота и порядок в зале чтения/окне выдачи.
• Негативные: долгие сроки ответа (законные, до 30 дней, но бывают задержки), неудобный график приема/выдачи, необходимость многократных визитов, отсутствие онлайн-заказа копий, сложности с подтверждением стажа за советское время.

Резюме: как быстро получить результат?

1. Заходите на официальный сайт вашей администрации.
2. Находите раздел «Архивный отдел» (контакты, график, бланк заявления).
3. Подайте запрос через Личный кабинет Госуслуг (это фиксирует сроки и гарантирует ответ).
4. Если нужен личный прием — звоните по телефону приемной или секретаря отдела заранее, запишитесь на консультацию.
5. При визите обязательно имейте паспорт и документы-основания (свидетельства о рождении/браке, трудовую книжку, если есть).

Статья подготовлена на основе типовых положений об архивных отделах администраций (Омутнинский район, г.о. Ступино, Красногвардейский округ), нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархив) и действующего законодательства РФ по архивному делу. Актуально на .