Архив администрации города Ханты-Мансийска — это ключевое структурное подразделение‚ обеспечивающее формирование‚ учет‚ хранение и использование документов органов местного самоуправления. Его главная миссия — сохранение документариального наследия города и предоставление гражданским и юридическим лицам доступа к архивной информации в установленном законом порядке.

Описание деятельности

Архив выполняет функции по централизованному сбору дел от структурных подразделений администрации‚ экспертизе ценности документов‚ составлению научных справочных приборов (описей‚ пуказовителей) и обеспечению режима секретности и конфиденциальности сведений.

Основные направления работы:

• Формирование фондов: прием дел на хранение от управлений‚ отделов и комитетов администрации по истечении сроков хранения в ведомствах-образователях.
• Обеспечение доступа: выдача архивных справок‚ копий документов‚ проведение тематических поисков по запросам граждан (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ наград‚ жилищных прав и т.д.).
• Консультирование: методическая помощь структурным подразделениям администрации по вопросам делопроизводства и архивного дела.
• Цифровизация: перевод документов в электронный вид для долгосрочного хранения и удаленного доступа через информационные системы.
• Хранение личных дел: учет и хранение личных дел сотрудников администрации и уволенных работников.

Важно: Архив не хранит акты гражданского состояния (ЗАГС)‚ судебные решения‚ нотариальные акты или военные билеты. Для этих категорий документов необходимо обращаться в соответствующие ведомственные архивы (Госархив Югры‚ ЗАГС‚ суды‚ военкомат).

Контакты для обращений

Для удобства граждан и организаций предусмотрено несколько каналов связи. Рекомендуется заранее уточнить режим работы и необходимый пакет документов по телефону.

Почтовый адрес (юридический и фактический):

628011‚ Ханты-Мансийский автономный округ — Югра‚
город Ханты-Мансийск‚
улица Мира‚ дом 5 (Здание администрации города)‚
Архив администрации города Ханты-Мансийска

Официальный сайт

Основной информационный ресурс — официальный портал администрации города. На сайте размещены нормативные акты‚ реквизиты‚ новости и возможность подачи электронного обращения.

• Сайт администрации: www.admhmns.ru
• Раздел «Архив» / «Структура» / «Управление делами и архивом»: обычно доступен через меню «Структура администрации» -> «Управление делами и архивом» или через поиск по сайту.

Горячая линия / Телефон доверия администрации

Общая горячая линия администрации города принимает обращения по работе всех структур‚ включая архив.

• Единый номер горячей линии: 8 (3467) -3-XX-XX (актуальные последние 4 цифры уточняйте на сайте admhmns.ru в разделе «Горячая линия»)
• Режим работы горячей линии: обычно в рабочие дни с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).

Номера телефонов архива (прямые контакты)

Внимание: Номера внутренних телефонов архива могут меняться. Ниже приведены справочные номера Управления делами и архива. Рекомендуется звонить в справочную администрации для уточнения актуального добавочного.

• Справочная администрации (автоинформатор): 8 (3467) -3-33-33 или 8 (3467) -3-32-00
• Руководитель Управления делами и архивом / Начальник архива: уточняйте по добавочному через справочную.
• Отдел выдачи справок и обращениями граждан (приемная архива): уточняйте по добавочному через справочную.

Электронный адрес (E-mail)

Для направления официальных запросов‚ сканов документов и предварительной консультации:

• Общий адрес администрации: adm@admhmns.ru (в теме письма обязательно укажите: «Для Архива / Управления делами»)
• Адрес Управления делами и архива (если указан на сайте): часто используется корпоративный домен @admhmns.ru (например‚ arhiv@admhmns.ru или deloproizvodstvo@admhmns.ru — актуальный адрес лучше подтвердить на сайте в карточке структурного подразделения).

Личный кабинет (Электронные сервисы)

Напрямую через «Личный кабинет» архива на сайте администрации (admhmns.ru) обычно не предоставляется доступ к фондам. Взаимодействие в электронном виде осуществляется через федеральные и региональные платформы:

1. Госуслуги (Портал Госуслуг РФ / Портал Госуслуг Югры): Основной канал для подачи заявления на предоставление архивной справки (услуга «Предоставление архивной справки из архивов органов местного самоуправления»). Позволяет отслеживать статус заявки и получить готовый документ в электронном виде или по почте.
2. Система «Электронное обращение» на сайте admhmns.ru: Раздел «Обращения граждан» -> «Написать обращение». Выбирайте адресата: «Управление делами и архивом» или «Архив».
3. АИС «Архив. Югра» (Информационная система Госархива Югры): Для поиска сведений по фондам‚ хранящимся в Госархиве автономного округа (если дела переданы туда на постоянное хранение).

Личный прием граждан

Личный прием руководителем архива или ответственными специалистами проводится по заранее утвержденному графику. Обычно прием ведется в приемной Управления делами и архива (Здание администрации‚ ул. Мира‚ 5).

Порядок записи на прием:

• По телефону справочной администрации 8 (3467) -3-33-33.
• Через портал «Госуслуги» (раздел «Запись на прием к чиновнику/специалисту»).
• Лично в приемной администрации (1 этаж‚ окно приема обращений).

Документы для приема: Паспорт РФ‚ документы‚ подтверждающие полномочия (доверенность‚ свидетельство о рождении ребенка и т.д.)‚ исходные документы для копирования (если требуется).

График приема посетителей (Режим работы архива)

Актуальный график обязательно уточняйте по телефону в день визита‚ так как он может меняться в связи с карантинными мерами‚ санитарными днями или выездными работами.

* Примечание: В среду часто устанавливается «день внутренних работ» (санитарный день)‚ когда посетители не принимаются. В пятницу рабочий день может быть сокращен до 12:00 или 13:00.

Структура и отделы

Архив является частью Управления делами и архива администрации города Ханты-Мансийска. Внутри архива выделяются функциональные сектора/отделы:

• Сектор (Отдел) учета и хранения документов: Прием дел от структур администрации‚ экспертиза сроков хранения‚ формирование фондов‚ обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность).
• Сектор (Отдел) справочно-информационной работы и использования документов: Работа с запросами граждан и организаций‚ выдача архивных справок‚ проведение научных поисков‚ составление пуказовителей и обзоров фондов.
• Сектор технического обеспечения и цифровизации: Сканирование документов‚ создание электронных копий‚ ведение электронных баз данных‚ защита информации.
• Сектор делопроизводства (часто выделен отдельно в структуре Управления делами): Организация делопроизводства в администрации‚ контроль за исполнением поручений‚ работа с входящей/исходящей корреспонденцией.

Руководство

Начальник архива (Руководитель Управления делами и архива) подчиняется непосредственно Главе города или руководителю аппарата администрации.

Заместители руководителя / Начальники секторов: Контакты ведущих специалистов по выдаче справок и приему запросов лучше уточнять по телефону приемной Управления делами.

Отзывы о работе архива

Анализ отзывов граждан (на картах Яндекс/2ГИС‚ портале Госуслуг‚ сайте администрации в разделе «Оценка качества услуг») позволяет выделить ключевые моменты:

Позитивные аспекты:

• Компетентность специалистов: Граждане отмечают высокую квалификацию архивариусов‚ умеющих находить сведения даже в старых‚ плохо оформленных фондах 80-90-х годов.
• Электронные сервисы: Возможность заказать справку через «Госуслуги» и получить её в электронном виде или по почте РФ значительно экономит время (не нужно ехать в архив дважды).
• Бесплатность: Архивные справки для граждан (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ наград) предоставляются бесплатно в установленные законом сроки (обычно до 30 дней).

Нюансы и замечания (на что обратить внимание):

• Сроки исполнения: Законодательно установлен срок до 30 календарных дней. Сложные запросы (поиск по фамилиям без точных дат‚ запросы в Госархив Югры) могут занимать максимальный срок.
• График приема: Жалобы на несоответствие реального графика المعلненному на сайте или двери. Обязательно звоните перед визитом.
• Неполнота фондов: Архив администрации хранит документы только органов местного самоуправления города. Документы предприятий (заводов‚ школ‚ больниц‚ ЖЭКов)‚ ликвидированных до передачи дел в архив‚ могут отсутствовать. Их нужно искать в Госархиве ХМАО-Югры или у правопреемников.
• Очереди: В периоды массового обращения (предпенсионный возраст‚ подтверждение стажа для «северной» пенсии) возможны очереди в приемной. Запись через Госуслуги решает эту проблему.

Советы по работе с архивом:

1. Подготовьте запрос грамотно: Укажите ФИО (все варианты написания)‚ дату рождения‚ период работы/жительства‚ название организации (как называлась тогда)‚ цель справки (пенсия‚ судебный иск‚ наследство).
2. Используйте Госуслуги: Это самый прозрачный способ: виден статус‚ сроки‚ можно приложить сканы документов.
3. Проверяйте компетенцию: Если нужна справка из ЗАГСа‚ суда‚ военкомата или ликвидированного предприятия, архив администрации не сможет её выдать‚ он перенаправит вас или вернет запрос.
4. Сохраните квитанцию/номер заявки: При личном обращении или через Госуслуги обязательно сохраните регистрационный номер для отслеживания.

---

Краткая шпаргалка (Quick Reference)

• Наименование: Архив администрации города Ханты-Мансийска (в составе Управления делами и архива).
• Адрес: г. Ханты-Мансийск‚ ул. Мира‚ 5 (Администрация города).
• Телефон справки: 8 (3467) -3-33-33 (спросить «Управление делами и архив»‚ «Архив»‚ «Выдача справок»).
• E-mail: adm@admhmns.ru (тема: «Для Архива»).
• Сайт: admhmns.ru
• Госуслуги: Портал Госуслуг ХМАО-Югры / ЕПГУ, услуга «Предоставление архивной справки».
• Прием: Пн‚ Вт‚ Чт: 09:00–13:00; Пт: 09:00–12:00; Ср‚ Сб‚ Вс — выходной/внутренние работы (Уточняйте по телефону!).
• Срок справки: До 30 дней. Бесплатно для физлиц.

Данная информация носит справочный характер. Контактные данные‚ график приема и структура могут изменяться. Перед визитом или отправкой официального запроса обязательно верифицируйте актуальные реквизиты на официальном сайте admhmns.ru или по телефону единой справочной 8 (3467) -3-33-33.