Управление документационного обеспечения (УДО) – структурное подразделение администрации, отвечающее за создание, оформление, хранение и передачу организационно‑распорядительной документации в соответствии с действующим законодательством и нормативными стандартами, в частности с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Нормативно‑правовая база
Основным документом, регламентирующим оформление и ведение организационно‑распорядительной документации, является ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Ключевые положения стандарта:
- Определение перечня реквизитов (шапка, шрифты, интервалы, нумерация страниц, подписи).
- Требования к электронным документам: формат, подпись, метаданные.
- Стандартизация бланков (виды, порядок изготовления, защита от подделки).
- Классификация документов согласно ОК УД 93 (ОКУД).
- Методика внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
Методические рекомендации Федерального архивного агентства и Росстандарта помогают органам государственной власти и местного самоуправления применять ГОСТ Р 7.0.97‑2016 на практике.
Структура управления
Управление состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый этап документооборота.
- Отдел создания и оформления документов – разработка шаблонов, проверка соответствия ГОСТ.
- Отдел электронного документооборота (СЭД) – внедрение и поддержка программных решений, электронная подпись.
- Отдел архивного обеспечения – классификация, хранение и уничтожение документов.
- Отдел контроля качества и аудита – проверка соблюдения регламентов, проведение внутренних проверок.
- Отдел взаимодействия с гражданами и организациями – прием запросов, выдача справок, консультации.
Руководство
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Директор управления | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑67 (служебный) | ivanov.sp@admregion.ru |
| Заместитель директора по СЭД | Кузнецова Ольга Владимировна | +7 (495) -23‑45‑68 | kuznetsova.ov@admregion.ru |
| Начальник отдела архивного обеспечения | Михайлов Алексей Сергеевич | +7 (495) -23‑45‑69 | mihailov.as@admregion.ru |
Контактная информация
Для обращения граждан и юридических лиц к Управлению предусмотрены несколько каналов связи.
Официальный сайт
https://admregion.ru/udo – основной портал с новостями, нормативными актами и формами заявок.
Горячая линия
Ежедневно с 08:00 до 20:00 – +7 (800) -55‑55‑55. Приём звонков без оплаты с мобильных и стационарных телефонов.
Номера телефонов
- Главный офис: +7 (495) -23‑45‑00
- Отдел создания и оформления документов: +7 (495) -23‑45‑01
- Отдел электронного документооборота: +7 (495) -23‑45‑02
- Отдел архивного обеспечения: +7 (495) -23‑45‑03
- Отдел взаимодействия с гражданами: +7 (495) -23‑45‑04
Электронный адрес
Для письменных запросов и отправки сканов документов используйте адрес udo@admregion.ru. Ответ в течение 3‑х рабочих дней.
Личный кабинет
На официальном сайте предусмотрен личный кабинет для юридических лиц и физических лиц. Через него можно:
- Подать электронную заявку на выдачу справки;
- Отслеживать статус обработки документов;
- Получать электронные копии подписанных актов.
Личный приём (приём граждан)
Приём граждан осуществляется в кабинете директора управления по предварительной записи.
| Кабинет | Адрес | Время приёма | Контакт для записи |
|---|---|---|---|
| № 12 | ул. Советская, 15, г. Область | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑16:00 | +7 (495) -23‑45‑10 (запись через сайт) |
График приёма
Приём граждан в отделе взаимодействия с гражданами (отдел № 5) – Пн‑Пт, 10:00‑13:00 и 15:00‑18:00. В выходные и праздничные дни приём не осуществляется.
Отделы управления (кратко)
- Отдел создания и оформления документов – разработка шаблонов, проверка соответствия ГОСТ Р 7.0.97‑2016, подготовка печатных и электронных форм.
- Отдел электронного документооборота (СЭД) – внедрение систем электронного документооборота, поддержка программных продуктов, обучение персонала.
- Отдел архивного обеспечения – классификация, хранение, обеспечение доступа к архивным документам, уничтожение устаревших бумаг.
- Отдел контроля качества и аудита – проведение проверок соблюдения регламентов, подготовка рекомендаций по улучшению процессов.
- Отдел взаимодействия с гражданами и организациями – приём запросов, выдача справок, консультации по вопросам документооборота.
Отзывы граждан и организаций
Ниже представлены анонимные отзывы, полученные через форму обратной связи сайта и в личном кабинете.
- «Благодарю отдел электронного документооборота за быструю настройку доступа к системе. Всё оформилось в течение одного дня!» – ООО «ТехИнвест».
- «Сотрудники приёма граждан вежливы, помогли собрать пакет документов для получения лицензии. Рекомендую!» – ИП Петрова Н. С.
- «Система электронного архива позволяет быстро находить нужные документы, экономя время и ресурсы.» – Департамент финансов.
Управление документационного обеспечения администрации области играет ключевую роль в обеспечении законности и эффективности управленческих процессов. Применение ГОСТ Р 7.0.97‑2016 гарантирует единообразие оформления документов, а внедрение современных систем электронного документооборота ускоряет работу с документами и повышает прозрачность взаимодействия с гражданами и бизнесом.
Для получения более подробной информации, подачи заявок или записи на личный приём используйте указанные контакты.
Дата актуализации: