Управление архивами Смоленской области — это региональный исполнительный орган власти‚ осуществляющий функции по реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области архивного дела‚ а также по управлению государственными архивами региона. Ведомство обеспечивает сохранность‚ учет и использование документов‚ составляющих Архивный фонд Смоленской области.
Описание деятельности
Главные задачи Управления включают:
- Осуществление государственной политики в сфере архивного дела на территории Смоленской области.
- Методологическое руководство архивами области‚ ведомственными и корпоративными архивами организаций‚ расположенных в регионе.
- Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации‚ хранящихся в государственных архивах области.
- Формирование и ведение единого государственного реестра архивных фондов региона.
- Организация доступа граждан и организаций к архивным документам в порядке‚ установленном законодательством.
- Контроль за состоянием архивного дела в органах местного самоуправления и организациях всех форм собственности.
- Внедрение современных информационных технологий‚ оцифровка документов и развитие электронных архивных ресурсов.
В структуру Управления входят государственные архивы области‚ которые являются хранилищами уникальных исторических и современных документов.
Контакты для обращений
Почтовый адрес (юридический и фактический):
214000‚ г. Смоленск‚
ул. Тенишевская‚ д. 12
Официальный сайт
Основной информационный ресурс ведомства:
http://archiv.smolensk.ru/
На сайте представлены: сведения о структуре‚ нормативная база‚ реестры архивных фондов‚ услуги в электронном виде‚ контакты подведомственных архивов‚ новости и объявления.
Горячая линия
Для оперативного консультирования граждан по вопросам архивного дела‚ поиска документов и порядка обращения в архивы функционирует горячая линия:
- Телефон горячей линии: +7 (4812) -8-XX-XX (точный актуальный номер уточняйте на официальном сайте в разделе «Контакты» или «Гражданам»)
- Режим работы: обычно в рабочие дни с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00)‚ в пятницу до 16:45.
Номера телефонов (справочно)
Внимание: номера внутренних линий и отделов могут меняться. Рекомендуется уточнять их на официальном сайте перед звонком.
| Подразделение / Должность | Телефон (код региона 4812) |
|---|---|
| Приемная Управления / Секретарь | 38-XX-XX |
| Отдел организации архивного дела и учета фондов | 38-XX-XX |
| Отдел использования архивных документов и информатизации | 38-XX-XX |
| Государственный архив Смоленской области (ГАСО) | 38-XX-XX |
| Государственный архив новейшей истории Смоленской области (ГАНИСО) | 38-XX-XX |
| Центр документации современной истории Смоленской области | 38-XX-XX |
Электронный адрес (E-mail)
Для направления официальных обращений‚ запросов и предложений:
- Официальная почта Управления: archiv@smolensk.ru (или archiv@adm-smolensk.ru — актуальный адрес подтверждайте на сайте).
- Почта для обращений через систему «Электронное обращение» на портале Госуслуг или на официальном сайте в разделе «Обращения граждан».
Личный кабинет
На данный момент у Управления архивами Смоленской области нет отдельного персонализированного «Личного кабинета» для граждан на собственном сайте (в отличие от портала Госуслуг).
Взаимодействие в электронном виде осуществляется через:
- Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги): раздел «Культура‚ спорт‚ отдых» → «Архивные услуги» (подача заявки на выдачу архивной справки‚ копии документов).
- Форму обратной связи на официальном сайте (archiv;smolensk.ru) в разделе «Обращения граждан» / «Электронная приемная».
- Почту: archiv@smolensk.ru.
Личный прием граждан
Руководитель Управления и его заместители проводят личный прием граждан по предварительной записи.
Порядок записи на прием:
- По телефону приемной: +7 (4812) -8-XX-XX;
- Через форму «Запись на прием» на официальном сайте (если доступна).
- Через портал «Госуслуги» (раздел «Запись на прием к руководителю»).
Место приема: г. Смоленск‚ ул. Тенишевская‚ д. 12‚ кабинет руководителя (уточняйте при записи).
Необходимо иметь при себе паспорт и документы‚ касающиеся сути обращения.
График приема граждан
Общий график работы Управления (канцелярии‚ приемной):
- Понедельник – четверг: 09:00 – 18:00
- Пятница: 09:00 – 16:45
- Перерыв: 13:00 – 14:00
- Выходные дни: Суббота‚ Воскресенье
График личного приема руководителя (примерный‚ уточняйте актуальный на сайте):
- Один раз в две недели (обычно среда или четверг) в часы (например‚ 14:00 – 17:00).
График работы читальных залов подведомственных архивов (ГАСО‚ ГАНИСО):
Обычно совпадает с графиком Управления‚ но может иметь особенности (например‚ санитарные дни в последний четверг месяца). Обязательно звоните в конкретный архив перед визитом.
Структура и отделы Управления
Управление архивами Смоленской области включает в себя центральный аппарат и подведомственные государственные архивы.
Центральный аппарат (Основные структурные подразделения):
- Отдел организации архивного дела и учета архивных фондов — методологическое обеспечение‚ учет фондов‚ лицензирование архивных услуг‚ контроль за сохранностью документов в организациях региона.
- Отдел использования архивных документов и информатизации, обеспечение доступа граждан и организаций к документам‚ оцифровка‚ ведение электронных баз данных‚ сайта‚ внедрение ЭДО.
- Юридический сектор / Отдел правового обеспечения — правовая экспертиза‚ работа с обращениями граждан‚ судебная работа.
- Административно-хозяйственный сектор — обеспечение хозяйственной деятельности‚ кадра‚ финансы.
Подведомственные государственные архивы (Главные хранилища документов):
- Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — документы до 1917 г. (фонды уездных управлений‚ дворянских собраний‚ духовных консисторий‚ заводов‚ личных фондов). Адрес: г. Смоленск‚ ул. Тенишевская‚ д. 12.
- Государственный архив новейшей истории Смоленской области (ГАНИСО) — документы советского периода (1917–1991 гг.): обкома/крайкома партии‚ исполкома Совета‚ предприятий‚ колхозов‚ личные фонды деятелей. Адрес: г. Смоленск‚ ул. Бакунина‚ д. 15 (или иной актуальный адрес‚ уточняйте на сайте).
- Центр документации современной истории Смоленской области — документы с 1991 г. по настоящее время (администрация области‚ дума‚ ведомства‚ СМИ‚ общественные организации).
Руководство
На момент подготовки статьи (данные могут устаревать‚ актуальную информацию смотрите в разделе «Руководство» на официальном сайте):
- Начальник Управления архивами Смоленской области: [Фамилия И.О.] (Назначен на должность распоряжением Губернатора/Правительства области).
- Заместители начальника Управления: курируют отдельные направления (организация архивного дела‚ использование документов/информатизация‚ хозяйственная работа).
- Директора подведомственных архивов:
- Директор ГАСО: [Фамилия И.О.]
- Директор ГАНИСО: [Фамилия И.О.]
- Директор Центра документации современной истории: [Фамилия И.О.]
Рекомендую перейти в раздел «Структура» → «Руководство» на официальном сайте для получения актуальных ФИО и фото.
Отзывы о работе Управления и архивов
Общая картина отзывов граждан и исследователей‚ обращавшихся в архивы Смоленской области:
Позитивные аспекты:
- Квалификация архивистов: Высокая профессиональная подготовка сотрудников читальных залов‚ умение работать с сложными фондами (ревизские сказки‚ метрические книги‚ делопроизводство XIX–XX вв.).
- Оцифровка и удаленный доступ: Активное пополнение базы данных «Архивный фонд Смоленской области» на сайте‚ возможность заказа скан-копий документов дистанционно (платная услуга).
- Работа по Госуслугам: Возможность заказать архивную справку (например‚ о заработке стаже‚ зарплате‚ репрессиях) через портал Госуслуг без визита в архив.
- Помощь гениалогистам: Сотрудники часто помогают составить правильный запрос‚ подсказывают‚ в каком фонде искать нужные сведения.
Нюансы и замечания (на что обратить внимание):
- Сроки выполнения запросов: По закону срок ответа на письменный запрос — до 30 дней. Сложные генеалогические запросы могут выполняться дольше (платные услуги оформляются по договору).
- Режим читальных залов: Обязательная предварительная запись на место в читальном зале (особенно в ГАСО) по телефону или через сайт. Количество мест ограничено.
- Состояние фондов: Часть документов может быть в неудовлетворительном состоянии и не выдана для работы (находится на реставрации).
- Телефоны: Довольно часто жалоб на то‚ что по телефонам справочных бюро и отделов сложно дозвониться в часы пик. Лучше использовать электронную почту или форму на сайте.
- Платные услуги: Поиск информации по генеалогическим запросам (составление родословных‚ глубокий поиск по фондам) оказывается на платной основе по утвержденным тарифам.
Где оставить отзыв или прочитать актуальные:
- На официальном сайте в разделе «Обращения граждан» / «Оценка качества услуг».
- На портале Госуслуги.Решаем вместе (раздел «Оценка деятельности органов власти»).
- На картах (Яндекс.Карты‚ 2ГИС) — страницы организаций: «Государственный архив Смоленской области»‚ «Управление архивами Смоленской области».
- На форумах гениалогов (например‚ Генеалогические форумы‚ ВГД‚ Родовид), там делятся опытом работы с конкретными фондами и сотрудниками.
Краткая шпаргалка для обращения
- Нужен документ до 1917 г. (метрика‚ ревизская сказка‚ дворянское дело) → Обращайтесь в ГАСО (ул. Тенишевская‚ 12).
- Нужен документ 1917–1991 гг. (личное дело‚ зарплата‚ членство в партии‚ репрессии) → Обращайтесь в ГАНИСО.
- Нужен документ с 1991 г. (справка из администрации‚ суды нового времени) → Обращайтесь в Центр документации современной истории.
- Стандартная справка (стаж‚ зарплата‚ репрессии) → Заказывайте через Госуслуги (самый быстрый и удобный способ).
- Сложный генеалогический поиск → Пишите официальный запрос на имя Начальника Управления (почта archiv@smolensk.ru или через сайт) или оформляйте платный договор в соответствующем архиве.
Данная статья носит справочный характер. Контактные данные (телефоны‚ e-mail‚ ФИО руководителей‚ графики приема) могут изменяться. Перед визитом или отправкой важного запроса обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном сайте archiv.smolensk;ru.