Дата актуализации: г.
Содержание
- Общее представление о судейском архиве
- Нормативно‑правовая база
- Порядок приёма дел (бумажных и электронных)
- Требования к оформлению и проверке
- График приёма и личный приём
- Контактные данные
- Отделы архива
- Руководство
- Отзывы и предложения
Общее представление о судейском архиве
Судебный архив – это структурное подразделение суда, которое осуществляет:
- приём, учёт, хранение и обеспечение сохранности документов, образующих судебное дело;
- отбор и передачу документов в государственные архивы;
- выдачу оригиналов и копий документов по законным запросам (судей, адвокатов, прокуроров, СМИ и др.);
- внедрение современных методов электронного архивирования.
Архив хранит как бумажные, так и электронные материалы, распределяя их по фондам, годам и тематикам. Приём дел в архив регулируется Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов (приказ Судебного департамента от № 157) и последующими поправками, в частности от № 1.
Нормативно‑правовая база
Ключевые нормативные акты, определяющие порядок приёма архива суда:
- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции (приказ Судебного департамента от № 157).
- Постановление Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 1 (п. 7.1‑7.4) – детализирует сроки и порядок передачи дел в архив.
- Постановление Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 97 – порядок передачи дел личного состава судей.
Согласно п. 7.1 Инструкции, дела постоянного хранения и временные (свыше 10 лет) сроки хранения передаются в архив не позднее шести месяцев после завершения их производства.
Порядок приёма дел
Бумажные дела
Процедура приёма бумажных дел состоит из следующих этапов:
- Подготовка дел к передаче – работники делопроизводства подшивают дело, оформляют обложку, указывают:
- наименование суда;
- дела (том, часть);
- индекс дела, фамилии сторон, номер статьи УК РФ и др.;
- срок хранения (год);
- подпись судьи.
- Проверка архивом – специалист архива проверяет:
- соответствие заголовка описи фактическому содержимому;
- правильность оформления и группировки документов;
- качество подшивки, нумерацию листов, наличие листа‑заверителя.
При обнаружении недостатков их устраняют сотрудники судебного состава.
- Приём‑передача – осуществляется в присутствии представителя суда и архивного сотрудника. В конце описи фиксируются:
- количество принятых дел;
- номера отсутствующих дел;
- дата приёма‑передачи;
- подписи и расшифровки подписей обеих сторон.
- Оформление акта приёма – акт подписывается председателем суда (или уполномоченным лицом) и архивистом.
Электронные дела
Электронные документы хранятся в информационной системе суда в формате PDF/A и сопровождаются метаданными, файлами подписи и визуализированной копией.
- Создание контейнеров электронных дел (набор файлов, подписи, метаданные).
- Формирование описи электронных дел в системе.
- Проверка архивом:
- отсутствие вредоносного кода;
- воспроизводимость файлов;
- техническое состояние носителей (если передача происходит на физических носителях).
- Передача:
- по ИТ‑сети (при наличии у архива собственной информационной системы) — в электронном виде;
- на физических носителях (двух идентичных экземплярах) — с последующей заменой вкладышей в архиве.
- Оформление итоговой записи в конце описи (кол-во принятых дел, подписи ответственных).
- Электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного лица.
Исключительные случаи
В редких ситуациях (отсутствие помещений, угрозы сохранности) документы временных сроков (<10 лет) могут быть переданы в архив по решению председателя суда.
Требования к оформлению и проверке
- Документы постоянного хранения – обязательна подшивка, указание всех реквизитов, подпись судьи.
- Документы временного хранения (до 10 лет) – не передаются, а после истечения срока уничтожаются в порядке, установленном инструкцией.
- Электронные документы – должны быть в формате PDF/A, иметь полные метаданные и электронную подпись.
- Контроль качества – проверка соответствия описи, целостности, нумерации, наличия листа‑заверителя.
График приёма и личный приём
Приём дел в архив осуществляется по согласованному графику, утверждённому председателем суда. Ниже указаны типовые часы работы:
| День недели | Время приёма (бумажные дела) | Время приёма (электронные дела) |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00 | 10:00 – 13:00 |
| Вторник | 13:30 – 16:30 | 14:00 – 17:00 |
| Среда | 09:00 – 12:00 | 10:00 – 13:00 |
| Четверг | 13:30 – 16:30 | 14:00 – 17:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:00 | 10:00 – 13:00 |
| Суббота, Воскресенье | выходные | |
Для личного приёма (консультации по вопросам архивного дела) необходимо предварительно записаться через личный кабинет или по телефону.
Контактные данные
- Официальный сайт: https://court-archive.example.ru
- Горячая линия: 8‑800‑100‑200 (круглосуточно)
- Телефон приемной: +7 (495) -23‑45‑67 (будни 09:00‑18:00)
- Электронный адрес: archive@court.gov.ru
- Личный кабинет (для подачи документов и записи на приём): https://court-archive.example.ru/personal-cabinet
- Личный приём (консультация): запись через телефон или личный кабинет; приём по предварительной записи.
Отделы архива
- Отдел делопроизводства – подготовка и передача бумажных дел, оформление актов.
- Отдел электронного архива – работа с электронными документами, поддержка ИТ‑инфраструктуры.
- Отдел статистики и учёта – ведение учетных карточек, составление отчётов.
- Отдел обеспечения сохранности – контроль условий хранения, проверка физического состояния носителей.
- Отдел правового обеспечения – консультирование по нормативным актам, подготовка рекомендаций.
Руководство
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Председатель суда (руководитель архива) | Иванов А. В. | +7 (495) -23‑45‑67 доб. 101 |
| Главный архивист | Петрова Е. С. | +7 (495) -23‑45‑67 доб. 102 |
| Начальник отдела электронного архива | Смирнов Д. Н. | +7 (495) -23‑45‑67 доб. 103 |
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от пользователей. Чтобы оставить отзыв или предложить улучшения, используйте один из способов:
- Форма обратной связи на сайте: https://court-archive.example.ru/feedback
- Электронная почта: feedback@court.gov.ru
- Телефон: 8‑800‑100‑200 (опция «Отзыв»)
- Личный кабинет – раздел «Мои обращения».
Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней, а результаты обработки публикуются в разделе «Отчёты о работе архива».
Приём архива суда – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, точного оформления и контроля качества. Благодаря чётко выстроенной системе приёма (бумажных и электронных дел), а также наличию удобных каналов связи, каждый участник судебного процесса может быстро и надёжно передать документы в архив, а также получить необходимую информацию о состоянии своего дела.
При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам – мы всегда готовы помочь.