Положение об отделе документационного управления (ОДУ) — это основной локальный нормативный правовой акт‚ регламентирующий деятельность структурного подразделения организации‚ отвечающего за документооборот‚ делопроизводство‚ архивное дело и контроль за исполнением документов․ Данный документ определяет правовой статус‚ задачи‚ функции‚ права‚ ответственность и организацию работы отдела․
Ниже представлена подробная статья‚ структурированная по запрошенным рубрикам‚ которая будет полезна при разработке‚ утверждении или изучении типового Положения об ОДУ․
Описание (Общие положения)
Назначение и правовая основа
Положение разрабатывается в соответствии с:
- ГК РФ‚ ТК РФ‚ ФЗ-149 «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»;
- ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Система стандартов по делопроизводству и архивному делу»;
- Уставом организации и приказами руководителя․
Статус отдела
Отдел документационного управления (далее — Отдел‚ ОДУ) является структурным подразделением линейного или функционального подчинения (в зависимости от организационной структуры) и непосредственно подчиняется руководителю организации (Генеральному директору‚ Президенту) или уполномоченному заместителю․
Основные задачи
- Обеспечение единого документооборота (бумажного и электронного) на всех этапах жизненного цикла документов․
- Организация делопроизводства в соответствии с утвержденными номенклатурами дел и сроками хранения․
- Контроль за исполнением распорядительных документов (приказов‚ распоряжений‚ поручений)․
- Ведение архива организации (эксплуатационного/текущего)․
- Методическое руководство делопроизводством во всех структурных подразделениях․
- Обеспечение режима конфиденциальности‚ коммерческой тайны и защиты персональных данных при работе с документами․
- Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота (СЭД/ЭДО)․
Ключевые функции
- Регистрационная: учет входящей‚ исходящей‚ внутренней документации․
- Организационно-распорядительная: контроль сроков исполнения‚ подготовка справок‚ отчетов․
- Справочно-информационная: выдача копий‚ выписок‚ справок‚ поиск документов․
- Архивная: формирование дел‚ экспертиза стоимости документов‚ передача в архив хранения․
- Методическая: консультирование сотрудников‚ проведение инструктажей‚ аудит делопроизводства в отделах․
Контакты для обращений
Для обращений по вопросам документооборота‚ регистрации писем‚ получения справок‚ работы с архивом или СЭД используйте следующие каналы связи:
| Канал связи | Детали | Время работы / Особенности |
|---|---|---|
| Официальный сайт | https://www․example-org․ru/odu (раздел «Документооборот» / «ОДУ») | Круглосуточно․ Доступ к нормативной базе‚ номенклатурам дел‚ инструкциям по СЭД․ |
| Горячая линия (единый номер) | 8-800-XXX-XX-XX (бесплатно по РФ) | Пн-Пт: 09:00–18:00 (Мск)․ Прием жалоб на нарушение сроков исполнения‚ консультации по СЭД․ |
| Телефон приемной ОДУ | +7 (XXX) XXX-XX-XX (доб․ 110‚ 111) | Пн-Пт: 09:00–13:00‚ 14:00–17:00․ Оперативная связь с регистраторами/делопроизводителями․ |
| Электронный адрес (общий) | doc@example-org․ru | Для направления входящей корреспонденции (сканов)‚ запросов на справки‚ взаимодействия по ЭДО․ |
| Электронный адрес (СЭД/ЭДО) | edo@example-org․ru | Техническая поддержка электронного документооборота‚ настройка ЭЦП‚ роуминг; |
| Личный кабинет (СЭД / Портал) | https://sed․example-org․ru | Круглосуточно․ Работа с задачами‚ подписание‚ согласование‚ поиск карточек документов․ |
Личный прием и График приема
Личный прием руководителя ОДУ (Начальника отдела)
Руководитель ОДУ принимает граждан (сотрудников организации‚ представителей контрагентов) по вопросам‚ выходящим за рамки стандартных регламентов (жалоба на действия регистраторов‚ спорные вопросы исполнения‚ передача ценных документов‚ вопросы коммерческой тайны)․
- Дни приема: Вторник‚ Четверг․
- Место: Каб․ № XXX‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ 3 этаж (офис ОДУ)․
- Необходимые документы: Паспорт (для физлиц)‚ доверенность/устав (для юрлиц)‚ документ-основание обращения․
График приема специалистов ОДУ (регистратура‚ архив‚ СЭД)
Прием посетителей для выдачи входящей почты‚ приема исходящей‚ работы с архивом‚ консультаций по СЭД осуществляется без предварительной записи в рабочее время отдела․
| День недели | Режим работы | Перерыв |
|---|---|---|
| Понедельник – Пятница | 09:00 – 18:00 | 13:00 – 14:00 |
| Суббота | 09:00 – 13:00 (только выдача/прием корреспонденции) | — |
| Воскресенье | Выходной | — |
Важно: В период проведения инвентаризации дел (обычно IV квартал) и загрузки дел в архив график приема может изменяться․ Информация размещается на сайте и на информационном стенде ОДУ за 3 рабочих дня․
Структура отдела (Отделы/Сектора/Группы)
В зависимости от штатного расписания и объема документооборота‚ ОДУ может включать следующие структурные элементы:
- Сектор (группа) регистрации и учета документов: регистрация входящей/исходящей/внутренней почты‚ присвоение индексов‚ сканирование‚ распределение по адресатам․
- Сектор (группа) контроля исполнения: контроль сроков исполнения поручений‚ подготовка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины‚ работа с контролем руководителя․
- Сектор (группа) делопроизводства и архива: формирование дел по номенклатуре‚ сшивка‚ оформление обложек‚ экспертиза стоимости‚ передача в архив хранения‚ выдача дел в пользование․
- Сектор (группа) администрирования СЭД / ЭДО: администрирование системы (1С:Документооборот‚ Directum‚ DIADOC‚ СБИС и др․)‚ настройка маршрутов‚ управление правами доступа‚ ЭЦП‚ техническая поддержка пользователей․
- Сектор (группа) секретного делопроизводства (при наличии): работа с гостайной‚ коммерческой тайной‚ персональными данными (с особым режимом доступа)․
- Канцелярия / Курьерская служба: внутриорганизационная доставка‚ работа с почтовыми операторами (Почта России‚ EMS‚ курьерские службы)‚ экспедиция․
Руководство и ключевые должностные лица
Состав руководства утверждается приказом руководителя организации․ Типовая структура:
- Начальник отдела документационного управления (Руководитель ОДУ), несет персональную ответственность за состояние делопроизводства во всей организации‚ подписывает исходящие документы от имени ОДУ‚ утверждает номенклатуру дел‚ графики передачи в архив․
- Пример: Иванов Иван Иванович‚ тел․ +7 (XXX) XXX-XX-XX (доб․ 100)‚ e-mail: ivanov@example-org․ru
- Заместитель начальника ОДУ (по делопроизводству / по СЭД), курирует соответствующие направления‚ заменяет начальника при отсутствии․
- Пример: Петрова Мария Сергеевна (по СЭД)‚ Сидоров Алексей Викторович (по архиву/делопроизводству)
- Старший делопроизводитель / Архивариус, методическое руководство формированием дел‚ экспертиза стоимости․
- Администратор СЭД, ответственен за бесперебойную работу информационной системы․
- Начальник регистратуры / Канцелярии — операционное управление потоками корреспонденции․
Отзывы и оценка качества работы (Обратная связь)
Для непрерывного улучшения процессов ОДУ внедрены механизмы сбора отзывов внутренних заказчиков (сотрудников организации) и внешних контрагентов․
Каналы сбора отзывов
- Анкетирование в СЭД: После закрытия задачи/исполнения поручения система предлагает оценить качество оформления документа‚ скорость регистрации‚ вежливость регистратора (шкала 1–5)․
- Ежегодный опрос удовлетворенности: Проведение анонимного электронного опроса среди руководителей подразделений (индекс CSI — Customer Satisfaction Index)․
- Книга отзывов и предложений (электронная): Доступна на официальном сайте и в Личном кабинете сотрудника․
- Прямая линия руководителя ОДУ: Ежемесячно (последняя пятница месяца) в режиме онлайн/очно․
Типовые темы отзывов и меры реагирования
| Тема обращения | Пример меры по устранению | Срок реакции |
|---|---|---|
| Долгая регистрация входящих писем | Внедрение автоматической регистрации по шаблонам‚ увеличение штата регистратуры в часы пик | 1–3 рабочих дня |
| Ошибки в маршрутах согласования в СЭД | Аудит и обновление матрицы прав доступа/маршрутов‚ обучение инициаторов | 5 рабочих дней |
| Сложность поиска дела в архиве | Внедрение полнотекстового поиска‚ верификация описей‚ QR-кодирование коробок | 10 рабочих дней |
| Некачественные копии/сканы документов | Закупка сканеров с автоподачей/выпрямлением‚ регламент контроля качества сканирования | По плану закупок |
| Отсутствие уведомлений о сроках исполнения | Настройка автоматических напоминаний в СЭД за 1/3/5 дней до дедлайна | Сразу после настройки |
Публикация результатов
Важные напоминания для пользователей (Чек-лист)
⚠ Ключевые правила взаимодействия с ОДУ:
- Регистрация обязательна: Ни один документ‚ адресованный организации или подписанный руководителем‚ не должен обходить регистратуру․
- Сроки регистрации: Входящие — в день поступления․ Исходящие — в день подписания․ Внутренние — в день создания․
- Электронный эквивалент: Документ‚ подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью) в СЭД‚ имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом (ст․ 6 ФЗ-63‚ ст․ 160 ГК РФ)․
- Сроки исполнения: Устанавливаются руководителем в документе․ Стандартный срок — до 15 календарных дней‚ если иное не установлено законом/уставом․ Продление только согласованное․
- Архив: Личные дела, 75 лет․ Договоры/финансовые — минимум 5 лет после окончания срока действия․ Номенклатура сроков хранения — закон для всех подразделений․
- Доступ к чужим документам: Запрещен без доверенности или электронной полномочия в СЭД (роль «Заместитель»‚ «Контролер»)․
Нормативные приложения к Положению (обязательные к разработке)
Положение об ОДУ не работает изолированно․ Для полноценной работы отдела должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя следующие документы:
- Инструкция по делопроизводству (регламент регистрации‚ исполнения‚ оформления‚ хранения)․
- Номенклатура дел (утверждается ежегодно до 1 января отчетного года)․
- Перечень типовых документов‚ подлежащих обязательной регистрации․
- Положение об архиве организации (или раздел в Инструкции)․
- Регламент работы с СЭД / Политика информационной безопасности при ЭДО․
- Инструкция по защите гостайны / коммерческой тайны / персональных данных (при работе с такими документами)․
- График передачи дел в архив хранения (ежегодный)․
- Акт экспертизы стоимости и сроков хранения документов (ежегодный/по мере формирования)․