Положение о муниципальном архиве — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность архива, созданного при администрации муниципального образования (городского округа, муниципального района, городского/сельского поселения). Данный документ утверждается главой администрации (главой муниципального образования) обязательно по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации (например, Главным архивным управлением области/края/города федерального значения).

Статья подготовлена на основе Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», типовых рекомендаций Росархива (Решение от ) и практики муниципальных образований (Москва, Санкт-Петербург, Нерюнгри, Хасавюрт, Армянск, Орёл и др.).

Описание: структура и ключевые положения документа

Типовое Положение состоит из следующих основных разделов:

Общие положения

• Правовая основа: Конституция РФ, ФЗ-125, законы субъекта РФ, устав муниципального образования, распоряжения главы администрации.
• Статус: Муниципальный архив является структурным подразделением (отделом, сектором, управлением) администрации. Он не является юрлицом.
• Наименование: Полное и сокращенное (например: «Архив Администрации г. Орла», «Архивный сектор Администрации МО Армянск»).
• Место нахождения: Адрес хранения фондов и место приема посетителей.

Задачи и функции

1. Прием и учет: Прием документов от источников комплектования (администрация, комитеты, отделы, подведомственные учреждения) по утвержденной номенклатуре дел (утверждается раз в 5 лет или при изменении структуры/функций).
2. Хранение и обеспечение сохранности: Создание необходимых условий (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита), организация ремонта и переплета.
3. Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, карточек учета; ведение государственных реестров (ЕГРАФ).
4. Предоставление документов: Выдача архивных справок, выписок, копий гражданам и организациям (в т.ч. через Госуслуги/МФЦ).
5. Экспертиза ценности: Участие в экспертных комиссиях по отбору документов на постоянное хранение (срок не менее 10 лет) или уничтожению.
6. Методическое руководство: Контроль за делопроизводством в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.

Фонды и сроки хранения

Архив формирует Архивный фонд муниципального образования. Документы делятся на категории сроков хранения:

• Постоянное хранение (историческая, научная, культурная ценность).
• Временное хранение (сроки от 10 до 75 лет и более в зависимости от вида дел — кадровые, бухгалтерские, управленческие).

Важно: Передача документов в архив осуществляется ежегодно в установленные сроки (обычно до 1 марта года, следующего за отчетным) по актам приема-передачи с описями.

Организация деятельности

• Руководитель архива (начальник отдела/сектора): Назначается и освобождается от должности главой администрации в порядке, установленном законодательством; Действует на основании Должностной инструкции.
• Штатная численность: Устанавливается администрацией исходя из объема фондов и нагрузки (нормы Росархива).
• Материально-техническое обеспечение: Помещения категории А/Б, стеллажи, средства ПО (АИС «Архив», Электронный архив), средства защиты информации.
• Отчетность: Ежегодный отчет о состоянии архивного дела, отчет о выполнении планов приема/использования.

Контроль и ответственность

За соблюдением законодательства осуществляют контроль: орган управления архивным делом субъекта РФ (региональный Главархив), прокуратура, вышестоящая администрация. Нарушение влечет административную (КоАП РФ ст. 13.20), дисциплинарную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Контакты для обращений (Общий алгоритм поиска)

Внимание: Единых «федеральных» телефонов/сайтов для всех муниципальных архивов не существует. Каждый архив привязан к конкретной Администрации. Ниже приведен алгоритм, как найти контакты вашего архива.

Официальный сайт

Основной ресурс, Официальный сайт Администрации муниципального образования.

• Раздел «Муниципальные услуги» → «Получение архивных справок/выписок/копий».
• Раздел «Нормативная база» → «Локальные нормативные акты» → «Положение об архиве».
• Часто услуги интегрированы в ЕПГУ (Госуслуги) / РПГУ (Региональный портал госуслуг) — поиск по услуге: «Выдача архивных справок, выписок, копий документов».

Горячая линия

Прямой «горячей линии» именно у архива бывает редко. Обращения принимают через:

• Горячую линию Администрации (Мэрии/Главы): обычно указана на главной странице сайта администрации.
• Горячую линию органа управления архивным делом СУБЪЕКТА РФ (Главархив области/края/города) — по вопросам нарушений законодательства архивами.
• Федеральную горячую линию Росархива: 8 (495) -07-90-00 (справочно).

Номера телефонов

Телефоны уникальны для каждого муниципального архива. Типовые контакты, которые нужно искать:

Пример (Московский формат): Единая справочная Мэрии Москвы 8 (495) -77-77-77 (перенаправят в Главархив).

Электронный адрес (E-mail)

Стандартные форматы почтовых ящиков муниципальных архивов:

• arhiv@admin...ru
• archive@.gov.ru
• doc_arhiv@.ru

Назначение: прием электронных запросов на справки (если предусмотрено регламентом услуги), направление сканов документов для предварительной экспертизы, методологическая переписка.

Личный кабинет

У муниципального архива нет отдельного «Личного кабинета» на своем сайте для граждан.

• Для получения услуг: используется ЕСИА (Госуслуги — gosuslugi.ru) или Региональный портал госуслуг. В личном кабинете Госуслуг отслеживается статус заявки на архивную справку.
• Для сотрудников архива: доступ к АИС «Архив» (фederal/regional), Электронному архиву, ЕГРАФ, через служебные учетные записи (КЭП/КСИ).

Личный прием граждан (Руководителем архива / Специалистами)

Порядок личного приема устанавливается распоряжением Главы администрации или Положением об архиве (раздел «Организация деятельности»).

• Прием ведет Начальник архива (по вопросам управления, жалоб) и старшие архивариусы/архивариусы (по выдаче справок, работе в читальном зале).
• Требуется: Паспорт РФ, документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о рождении ребенка и т.д. — для родственных связей).
• Запись: по телефону справочной группы, через терминал в холле администрации или на Госуслугах (если настроена запись на прием).

График приема посетителей (Читальный зал / Окно выдачи)

Типовый график (уточняйте на сайте вашей администрации!):

Важные нюансы:

• Санитарный день: Один день в квартал/месяц (часто последняя пятница/среда) — архив закрыт для посетителей (дезинфекция, инвентаризация).
• Перерыв: Обычно 13:00–14:00.
• Прием документов от источников комплектования: Часто в отдельные часы/дни (например, вт/чт 10:00–12:00).

Отделы (Структура муниципального архива)

Структура зависит от объема фондов (численность штата). Типовая схема:

1. Отдел (Сектор) приема, учета и хранения документов (Фондовый отдел):
   • Прием дел по номенклатуре, экспертиза ценности, составление описей, размещение на стеллажах, обеспечение режима хранения.
2. Отдел (Сектор) научной справочной работы и использования (Справочно-информационный):
   • Работа в читальном зале, выдача справок/выписок/копий, оцифровка, ведение Электронного архива, ответы на запросы граждан и организаций.
3. Сектор методологической работы и контроля делопроизводства (есть в крупных архивах):
   • Инспекции делопроизводства в отделах администрации и учреждениях, консультации по номенклатурам, обучение ответственных за делопроизводство.
4. Сектор технического обеспечения и восстановления (по необходимости):
   • Ремонт, переплет, дезарактизация, микрофильмирование/цифрование, поддержка АИС.

Руководство

Начальник архива (Руководитель структурного подразделения)

• Назначение: Приказом/Распоряжением Главы администрации (Мэра) по согласованию с органом архивного дела субъекта РФ.
• Требования: Высшее образование (профиль «Архивоведение», «История», «Управление документооборотом»), стаж работы в архивах не менее 3-5 лет, прохождение аттестации (квалификационного экзамена) в органе архивного дела субъекта РФ.
• Ответственность: За состояние фондов, соблюдение законности, отчетность, кадровую политику архива.

Заместители начальника (при штате от 10-15 человек)

• Зам. по фондовой работе (прием, хранение, экспертиза).
• Зам. по использованию и ИТ (читальный зал, Госуслуги, оцифровка, сайт).

Главный архивариус / Старшие архивариусы

Ключевые специалисты, несущие персональную ответственность за описание фондов, проведение экспертизы, выдачу справок правового значения.

Отзывы и оценка качества работы

Механизмы обратной связи для оценки работы муниципального архива:

Официальные каналы

• Книга отзывов и предложений (физическая) — в читальном зале / холле администрации.
• Электронная книга отзывов — на сайте администрации (раздел «Обращения граждан» / «Обратная связь»).
• Портал Госуслуг (ЕПГУ) — после получения услуги «Выдача архивной справки» система предлагает оценить качество (звезды + комментарий).
• Индекс качества предоставления госуслуг (ИКПГ) — публичный рейтинг на Госуслугах по конкретной услуге и администрации.

Независимые площадки

• Яндекс.Карты / 2ГИС / Google Maps, карточка организации «Архив Администрации г. [Название]» (оценки, фото, комментарии).
• Сайты типа Zoon.ru, Otzyv.ru (редко для архивов, но бывает).

Типовые проблемы, отраженные в отзывах (анализ практики)

Положение о муниципальном архиве — это «конституция» конкретного архива. Знание его положений (график, порядок заказа, сроки, структура) позволяет гражданину и организации эффективно реализовать право на доступ к архивной информации (ст. 22 Конституции РФ, ст. 15 ФЗ-125).

Рекомендация: Всегда начинайте взаимодействие с Официальным сайтом вашей Администрации → Раздел «Структура» → «Архив». Там вы найдете актуальную версию Положения, Административный регламент услуги, прямые телефоны специалистов и ссылку на услугу в Госуслугах.

Дата актуализации информации: . Нормативная база: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Минкультуры РФ от № 3110 (Адм. регламент), Постановления Правительств субъектов РФ, Распоряжения Глав администраций МО.