Отдел обработки и хранения документов управления, ключевое структурное подразделение, обеспечивающее документационное сопровождение деятельности организации. Данный отдел выполняет функции систематизации, учёта, обработки и надлежащего хранения всей документации, циркулирующей в рамках управленческой деятельности.
Описание отдела
Отдел обработки и хранения документов управления является неотъемлемой частью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Основная миссия подразделения заключается в обеспечении целостности, доступности и конфиденциальности документной информации на всех этапах её жизненного цикла.
Отдел решает следующие задачи:
- Систематизация архивного хранения электронных и бумажных документов
- Учёт и регистрация входящей, исходящей и внутренней документации
- Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях
- Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов
- Информирование руководства о состоянии документооборота
- Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
- Составление номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения
- Организация сдачи дел в архив в установленные сроки
Структура отдела
В состав отдела обработки и хранения документов управления могут входить следующие функциональные группы и секторы:
- Сектор регистрации и учёта документов — приём, регистрация, первичная обработка корреспон correspondence
- Сектор контроля исполнения документов — мониторинг сроков, подготовка отчётов
- Сектор архивного хранения — организация физического и электронного архивов
- Сектор совершенствования делопроизводства — методическая работа, внедрение новых технологий
- Секретариат — обеспечение работы коллегиальных органов
Руководство
| Должность | Функциональные обязанности |
|---|---|
| Начальник отдела | Организация работы отдела, контроль соблюдения правил документооборота, представление интересов отдела в руководстве |
| Заместитель начальника отдела | Курирование отдельных направлений деятельности, замещение начальника отдела |
| Старший специалист | Сложные делопроизводственные операции, методическая работа |
| Специалист по документообороту | Регистрация, учёт, контроль исполнения документов |
| Архивист | Организация хранения, подготовка описей, работа с архивными фондами |
График личного приёма граждан
Личный приём граждан и организаций осуществляется в следующем порядке:
- Понедельник: с 09:00 до 13:00
- Вторник: с 14:00 до 18:00
- Среда: с 09:00 до 13:00
- Четверг:
- Пятница: с 09:00 до 12:00 (предварительная запись обязательна)
- Выходные и праздничные дни: приём не ведётся
Важно: при личном визите необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие полномочия представителя организации (при необходимости).
provisional Контактная информация
Официальный сайт
Адрес: www.dou-organization.ru (официальный портал документационного обеспечения управления)
Горячая линия
Телефон: 8-800-XXX-XX-XX (звонок по России бесплатный)
Время работы горячей линии: ежедневно с 08:00 до 20:00 по местному времени
Номера телефонов
- Ресепшн отдела: +7 (XXX) XXX-XX-01
- Сектор регистрации и учёта: +7 (XXX) XXX-XX-02
- Сектор контроля исполнения: +7 (XXX) XXX-XX-03
- Архивный сектор: +7 (XXX) XXX-XX-04
- Секретариат: +7 (XXX) XXX-XX-05
- Факс: +7 (XXX) XXX-XX-06
Электронный адрес
Общая почта отдела: dou@organization.ru
Для отправки документов: docs@organization.ru
Для обращений граждан: appeals@organization.ru
Техническая поддержка личного кабинета: support@organization.ru
Личный кабинет
Для удобства пользователей функционирует личный кабинет системы документационного обеспечения управления.
Функциональные возможности личного кабинета:
- Отслеживание статуса рассмотрения документов
- Подача запросов на получение архивных документов
- Проверка сроков хранения дел
- Формирование и скачивание электронных копий документов
- Направление обращений и получение уведомлений
- Онлайн-запись на личный приём
- Доступ к электронному архиву (при наличии прав)
Адрес для входа в личный кабинет: https://lk.dou-organization.ru
Порядок регистрации: для получения доступа необходимо обратиться в отдел с паспортом и заявлением, либо пройти процедуру электронной регистрации с подтверждением через Госуслуги.
Отделы и подразделения
В зависимости от масштаба организации, отдел обработки и хранения документов управления может взаимодействовать со следующими смежными структурами:
| Подразделение | Функции |
|---|---|
| Управление делами | Общее руководство документационным обеспечением |
| Юридический отдел | Правовая экспертиза документов |
| ИТ-отдел | Техническая поддержка электронного документооборота |
| Отдел информационной безопасности | Защита конфиденциальной документации |
| Центральный государственный архив | Передача дел на постоянное хранение |
Автоматизация делопроизводства
Современный отдел обработки и хранения документов управления активно внедряет автоматизированные системы документационного обеспечения. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ, обеспечивая:
- Сокращение времени поиска документов
- Исключение дублирования информации
- Контроль целостности и подлинности электронных документов
- Оптимизацию процессов согласования и утверждения
- Интеграция с государственными информационными системами
Отзывы
Отзывы пользователей услуг отдела обработки и хранения документов управления:
«Благодарю сотрудников отдела за оперативную помощь в поиске архивных документов за 2019 год. Несмотря на значительный срок хранения, необходимые материалы были найдены в течение двух рабочих дней.»
— Иванова М.С., главный бухгалтер ООО «Пример»
«Удобный личный кабинет, возможность отслеживать статус запроса онлайн. Единственное пожелание — расширить часы работы горячей линии в вечернее время.»
— Петров А.К., юрист
«Профессиональный подход к организации делопроизводства. Внедрённая система электронного документооборота значительно упростила взаимодействие между подразделениями.»
— Сидорова Е.В., начальник отдела кадров
Дополнительная информация
Деятельность отдела обработки и хранения документов управления регламентируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
- Локальные нормативные акты организации (положение о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству)
Внимание: контактная информация, указанная в настоящей статье, является образцовой/шаблонной. Для получения актуальных данных рекомендуется обратиться непосредственно в интересующую организацию или посетить её официальный веб-сайт.