Оформление обложки судебного дела – завершающий этап формирования судебного производства, который обеспечивает правильную идентификацию, учёт и последующее хранение материалов в архиве суда. Ниже представлена подробная инструкция, нормативные ссылки, типовой образец обложки и контакты для получения разъяснений.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Президиума Совета судей РФ от № 708 «О методических рекомендациях по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи» (приложения N 8, N 10, N 11).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 260 «Об оформлении судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда».
• Требования к оформлению дел, принимаемых в архив (КонсультантПлюс, п. 3.6.18).
• Технические регламенты системы ГАРАНТ и ПС «ГАС Правосудие».

Кому и когда оформляют обложку

Обложка дел оформляется:

1. Судебными клерками, секретарями судебных коллегий и сотрудниками отдела делопроизводства.
2. При регистрации нового производства в системе «ГАС Правосудие» (присваивается уникальный номер).
3. Перед передачей материалов в государственный (муниципальный) архив – как для постоянного, так и для временного (≤ 10 лет) хранения.

Основные реквизиты обложки (форма N 8)

Обложка делается в формате A4 (210 × 297 мм) и содержит следующие поля (в порядке чтения сверху вниз):

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка исходных данных

• Убедитесь, что дело зарегистрировано в системе «ГАС Правосудие» и имеет присвоенный номер.
• Проверьте наличие всех документов, включая лист‑заверитель (если он был использован).
• Определите срок хранения (10 лет или более) в соответствии с нормативными актами.

Шаг 2. Заполнение формы обложки

1. Откройте шаблон формы Обложка дела (приложение N 8) в Microsoft Word или в системе электронного документооборота.
2. Заполните все обязательные поля (см. таблицу выше). При необходимости внесите уточнения в реквизиты (индекс, , крайние даты).
3. Если дело передаётся в архив на срок более 10 лет, укажите соответствующий срок и отметьте галочкой пункт «Постоянное хранение».

Шаг 3. Нумерация листов и лист‑заверитель

• Все листы внутри дела нумеруются последовательно (1, 2, 3 …). Нумерацию фиксируют в листе‑заверителе.
• Если лист‑заверитель отсутствует, наклейте его на верхнюю часть внутренней стороны обложки (по п. 2.7 КонсультантПлюс).

Шаг 4. Печать и скрепление

1. Печать обложки производится на бумаге формата A4, плотностью не менее 80 г/м².
2. Обложка помещается в папку‑корешок (обычно полимерный или картонный).
3. Все листы скрепляются (переплетаются) согласно внутренним инструкциям суда (переплёт, прошивка, скрепка).

Шаг 5. Наклейка штрих‑кода и этикетки

Для автоматизированного учёта в архиве наклейте этикетку со штрих‑кодом и учётным номером на лицевую сторону обложки. Штрих‑код генерируется в системе «ГАС Правосудие».

Шаг 6. Финальная проверка

• Сотрудник отдела делопроизводства обязан ещё раз тщательно просмотреть всё производство (п. 2.8 КонсультантПлюс), убедившись в наличии всех подписей, печатей и решений, вступивших в законную силу.
• Подтвердите готовность к передаче в архив подписью ответственного клерка и печатью суда.

Шаг 7. Передача в архив

Передайте дело в архивный отдел в соответствии с приказом № 260 . Приёмщик фиксирует дату поступления и ставит подпись в журнале приёма.

Типовой образец обложки (в виде текста)

+--------------------------------------------------------------+
| Наименование суда: Мировой суд г. Москвы |
| Код государственного архива: 123456 |
| Код организации‑субъекта: 78-9 |
| Номер дела: 2023‑А‑00123/2023 |
|  дела: О взыскании задолженности по аренде |
| Срок хранения: Постоянно |
| Дата формирования: |
| Лист‑заверитель: (наклеен) |
| Штрих‑код: 9876543210 |
+--------------------------------------------------------------+

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому обращаться, если обнаружена ошибка в реквизитах обложки?

Сразу же сообщите сотруднику отдела делопроизводства – он обязан исправить ошибку и переоформить обложку.

Можно ли использовать электронную обложку без печати?

Для передачи в государственный архив требуется бумажный оригинал. Электронный вариант может использоваться лишь в рамках внутреннего электронного архива суда.

Что делать, если лист‑заверитель потерян?

Наклейте лист‑заверитель на внутреннюю сторону верхней части обложки и заполните его заново, указав нумерацию листов.

Кто подписывает обложку перед отправкой в архив?

Подпись ставит ответственный клерк (секретарь судебной коллегии) и, при необходимости, руководитель отдела делопроизводства.

Контактная информация для уточнения вопросов

• Официальный сайт суда: https://www.mcourt-moscow.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
• Телефоны отдела делопроизводства:
  • +7 -95 123‑45‑67 (приёмная)
  • +7 -95 123‑45‑68 (служба архивного обеспечения)
• Электронный адрес: info@mcourt-moscow.ru
• Личный кабинет в системе «ГАС Правосудие»: https://login.gaspravo.ru
• Личный приём (по записи): кабинет № 3, 2‑й этаж, кабинет секретаря судебной коллегии.
• График приёма:
  • Пн‑Пт: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
  • Сб, Вс – выходные
• Отделы, участвующие в оформлении:
  1. Отдел делопроизводства
  2. Отдел архивного обеспечения
  3. Секретариат судебной коллегии
• Руководство:
  • Председатель суда – Иванов И.И.
  • Начальник отдела делопроизводства – Петров П.П.
  • Начальник отдела архивного обеспечения – Сидорова С.С.
• Отзывы граждан:

  Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте или отправьте письмо на feedback@mcourt-moscow.ru. Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней.

Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент обеспечения юридической силы и надёжного хранения судебных материалов. Точное соблюдение нормативных требований, внимательная проверка и правильная маркировка позволяют избежать задержек при передаче в архив и гарантировать доступность документов в будущем.

Помните: каждый элемент обложки (номер дела, штрих‑код, срок хранения) должен быть проверен дважды, а окончательная подпись – поставлена только после полной уверенности в корректности всех данных.