Номенклатура дел, это основной справочный документ, определяющий состав, структуру и сроки хранения документов, образующихся в деятельности администрации округа. Она является обязательным инструментом для организации делопроизводства, обеспечения доступа к информации и соблюдения архивного законодательства РФ.
Описание: что такое номенклатура дел администрации округа
Правовая основа и назначение
Ведение номенклатуры дел регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 22).
- Приказом Росархива от № 236 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации, образующейся в деятельности государственных органов…».
- Региональными законами и постановлениями главы администрации округа.
Главные функции номенклатуры:
- Систематизация: группировка документов по отраслям деятельности (образование, здравоохранение, хозяйство, кадры, правовое обеспечение и др.).
- Установление сроков хранения: определение категории ценности (временная — 1, 3, 5, 10, 75 лет или постоянная).
- Управление документооборотом: основа для регистрации дел в журналах учета, формирования экспертных комиссий по отбору документов.
- Обеспечение доступа: основа для предоставления документов гражданам и организациям по запросам.
Структура номенклатуры дел
Документ состоит из трех основных разделов (по Приказу Росархива № 236):
- Раздел I: Документы по управлению организацией (уставы, приказы, распоряжения, заседания, контроль, отчетность, связь с вышестоящими органами).
- Раздел II: Документы по основной деятельности (отраслевые вопросы: земельные отношения, архитектура, социальная политика, культура, спорт, гражданская оборона и т.д.).
- Раздел III: Документы по обеспечению деятельности (кадры, финансы, бухгалтерия, материально-техническое обеспечение, охрана труда, информатизация, секретность).
Процедура утверждения и актуализации
Согласно нормативным актам, номенклатура утверждается приказом (распоряжением) главы администрации округа.
В шапке приказа обязательно указываются:
- Наименование организации: «Администрация [Название] округа».
- Период действия: обычно календарный год (например, «на 2026 год») или «с правом бессрочного применения» до пересмотра.
- Подпись генерального директора / главы администрации (ФИО, должность).
Номенклатура подлежит ежегодной актуализации (внесению изменений) в связи с:
- Изменениями в законодательстве (новые сроки хранения, новые виды деятельности).
- Реорганизацией структуры администрации (появление/ликвидация отделов).
Особенности заполнения бланка
Типовая форма номенклатуры содержит колонки:
- Индекс дела (шифр раздела/подраздела/порядковый номер).
- Наименование дела (тематическое ).
- Срок хранения (в годах или «Постоянно»).
- Примечание (основание для срока хранения: статья закона, типовая номенклатура Росархива).
Важно: Для бухгалтерских и налоговых документов применяются специальные номенклатуры (утвержденные приказами Минфина/ФНС), сроки хранения которых могут отличаться от управленческой документации (например, 5, 6, 75 лет в зависимости от вида отчетности).
Контакты для обращений по вопросам номенклатуры дел
Обращения по вопросам составления, согласования, доступа к делам или срокам хранения направляются в структурные подразделения администрации, курирующие делопроизводство и архивное дело.
Основной ответственный отдел
Управление (Отдел) делопроизводства и архивного дела / Отдел документационного обеспечения
Здесь ведутся журналы учета дел, формируются экспертные комиссии, хранятся актуальные экземпляры номенклатуры.
Официальный сайт
Актуальная номенклатура дел, приказа об ее утверждении, а также реестры архивных фондов публикуются в разделе «Документы» или «Деятельность» -> «Делопроизводство / Архивное дело».
- Адрес сайта (пример):
https://adm-[название_округа].[регион].ruилиhttps://[название_округа].gov.ru - Разделы для поиска: «Нормативные правовые акты» -> «Административные документы» -> «Номенклатура дел».
- Часто доступен в реестре «Публикация нормативных правовых актов» с фильтром по типу документа «Приказ главы администрации».
Горячая линия и телефоны доверия
Для консультаций по доступу к документам, срокам хранения или жалоб на нарушение делопроизводства:
| Наименование | Номер телефона | Режим работы |
|---|---|---|
| Горячая линия администрации округа | +7 (XXX) XXX-XX-XX (Уточните на сайте конкретного округа) | Пн-Пт: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00) |
| Телефон доверия по вопросам коррупции/нарушений в делопроизводстве | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Круглосуточно / Автоинформатор |
| Справочно-информационная служба (единый номер) | +7 (XXX) XXX-XX-XX | Пн-Пт: 09:00–18:00 |
Номера телефонов ключевых подразделений
Примечание: Ниже приведен шаблон. Конкретные номера необходимо уточнить в справочнике конкретной администрации на официальном сайте.
- Приемная главы администрации: +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Управление делопроизводства и архивного дела (главный специалист/начальник): +7 (XXX) XXX-XX-XX (доб. XXXX)
- Архив администрации округа (чтение, выдача справок): +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Отдел кадров (личные дела, служебные записки): +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Финансовое управление / Бухгалтерия (бухгалтерские дела): +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Юридический отдел / Отдел правового обеспечения: +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Отдел информатизации и связи (ЭДО, 1С:Делопроизводство): +7 (XXX) XXX-XX-XX
Электронный адрес (E-mail)
Для направления официальных запросов, обращений за справками из дел, электронных копий приказов:
- Общий адрес администрации:
adm@[название_округа].[регион].ru - Управление делопроизводства / Архив:
deloproizvodstvo@[название_округа].[регион].ruилиarchive@[название_округа].[регион].ru - Приемная главы (для обращений личного характера):
priemnaya@[название_округа].[регион].ru - Обратная связь через сайт: Форма «Написать обращение» / «Электронная приемная» (Госуслуги / Региональный портал).
Личный кабинет (Электронные сервисы)
Для удаленной работы с документами, отслеживания хода исполнения поручений и доступа к архивным справкам используются:
- Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ): Раздел «Обращения к госорганам» -> Выбор «Администрация [Название] округа». Позволяет подать запрос на предоставление документа/справки из дела.
- Региональный портал госуслуг: Аналогичный функционал, часто интегрирован с системой делопроизводства округа.
- Система ЭДО администрации (1С:Делопроизводство, «Контур.ЭДО», СБИС и др;): Доступ имеют только сотрудники администрации для внутренней работы с номенклатурой (создание дел, регистрация, экспертиза).
- Личный кабинет на сайте администрации: Для авторизованных пользователей (история обращений, получение ответов в электронном виде).
Личный прием граждан и руководителей
Приемная главы администрации округа
Вопросы, связанные с доступом к уникальным документам, жалобы на действия архива/делопроизводства, личные делаются на личном приеме.
- Адрес: г. [Название], ул. [Название], д. [Номер], к. [Номер], каб. [Номер приемной].
- Порядок записи: По телефону приемной, через портал Госуслуги («Запись на прием»), через терминал в вестибюле здания.
- Необходимые документы: Паспорт РФ, доверенность (если представитель), текст обращения/заявления в 2 экземплярах.
Прием начальника Управления делопроизводства / Архива
Профильный прием по вопросам: сроки хранения, акты отбора, передача дел в архив, выдача копий документов.
- Кабинет: Уточняйте по телефону управления делопроизводства.
- Дни приема: Обычно 1-2 раза в неделю (например, Вторник, Четверг 14:00–17:00).
График приема посетителей (Общий режим работы администрации)
| День недели | Часы работы организации | Часы приема посетителей / выдачи справок |
|---|---|---|
| Понедельник | 08:30 – 17:30 | 09:00 – 13:00 / 14:00 – 16:00 |
| Вторник | 08:30 – 17:30 | 09:00 – 13:00 / 14:00 – 16:00 |
| Среда | 08:30 – 17:30 | 09:00 – 13:00 / 14:00 – 16:00 |
| Четверг | 08:30 – 17:30 | 09:00 – 13:00 / 14:00 – 16:00 |
| Пятница | 08:30 – 16:30 | 09:00 – 13:00 / 14:00 – 15:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходной | — |
Перерыв на обед: обычно 13:00 – 14:00 (время может варьироваться, уточняйте на сайте).
Санитарный день: последний четверг/пятница квартала (здание закрыто для посетителей).
Структура администрации: Отделы, формирующие номенклатуру
Номенклатура дел формируется всеми структурными подразделениями. Каждый отдел ведет свою часть номенклатуры (раздел/подраздел), соответствующую его компетенции.
Основные отраслевые отделы (Раздел II номенклатуры):
- Отдел (Управление) архитектуры, градостроительства и земельных отношений
- Отдел образования / Управление образованием
- Отдел здравоохранения / Управление здравоохранением
- Отдел социальной политики / Управление соцзащиты
- Отдел культуры, спорта и молодежной политики
- Отдел хозяйства, транспорта и связи / Управление экономического развития
- Отдел гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций
- Отдел по делам молодежи / Отдел по взаимодействию с НКО
Обеспечивающие отделы (Разделы I и III номенклатуры):
- Управление делопроизводства и архивного дела (Координатор номенклатуры)
- Отдел кадров (Личные дела, приказы по кадрам)
- Финансовое управление / Бухгалтерия (Бухгалтерские дела, отчетность — отдельная номенклатура)
- Юридический отдел / Отдел правового обеспечения (НПА, судебные дела, контроль)
- Отдел информатизации и связи (ЭДО, защита информации, техника)
- Отдел охраны труда и безопасности жизнедеятельности
- Секретариат / Канцелярия (Регистрация входящих/исходящих, контроль поручений)
- Отдел внутреннего аудита / Контрольно-счетный отдел
Руководство администрации округа
Лица, подписывающие приказ об утверждении номенклатуры и несущие ответственность за состояние делопроизводства.
Глава администрации округа
ФИО: [Фамилия И.О.]
Утверждает номенклатуру приказом. Несет общую ответственность за сохранность документов.
Заместитель главы администрации (Курирующий делопроизводство)
ФИО: [Фамилия И;О.]
Контролирует работу Управления делопроизводства, подписывает административные распоряжения по архивному делу.
Начальник Управления делопроизводства и архивного дела
ФИО: [Фамилия И.О.]
Методическое руководство: разработка проекта номенклатуры, проведение экспертиз, формирование архива;
Главный архивист / Старший архивист
ФИО: [Фамилия И.О.]
Прямая работа с делами: регистрация, описание, выдача, подготовка актов отбора на уничтожение/хранение.
Отзывы и рейтинг работы с документами
Оценка качества работы администрации округа по вопросам делопроизводства, предоставления информации и доступа к архивным документам.
Критерии оценки (по методике Росархива и общественным советам):
- Прозрачность: Опубликована ли актуальная номенклатура на сайте? Есть ли реестр архивных фондов?
- Скорость реагирования: Срок выдачи справки из дела / копии документа (законный срок — до 30 дней, на практике часто 3-7 дней).
- Электронные сервисы: Возможность заказать справку через Госуслуги / Личный кабинет без визита.
- Состояние архива: Наличие описей, учетных документов, условий хранения (температура, влажность, пожарная безопасность).
- Квалификация кадров: Наличие сертифицированных архивистов, прохождение повышения квалификации.
Где оставить отзыв или предложение:
- Официальный сайт администрации: Раздел «Обращения граждан» -> «Электронная приемная» -> тема «Деятельность администрации» / «Делопроизводство / Архив».
- Портал «Госуслуги.Решаем вместе»: Поиск организации «Администрация [Название] округа» -> «Оставить отзыв / Предложение».
- Общественный совет при администрации: Рассмотрение отчетов о состоянии делопроизводства на заседаниях.
- Книга отзывов и предложений: В приемной администрации (бумажный вариант) или терминал в холле.
- Почта Банка России / Прокуратура: В случае нарушений законодательства об архивном деле (уничтожение документов до истечения сроков, отказ в доступе).
⚠ Важное напоминание
Конкретные номера телефонов, адреса электронной почты, ФИО руководителей и точный график приема актуальны только на момент публикации на официальном сайте конкретной администрации округа. Данная статья представляет типовую структуру и алгоритм действий. Перед визитом или звонком обязательно проверяйте данные в разделе «Контакты» или «Структура» на сайте вашего округа.
Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 236 и типовой структуры органов местного самоуправления. Дата актуализации справочной информации: .