Данная статья представляет собой комплексное руководство по взаимодействию с секретариатом приемной администрации. Здесь собраны сведения о функционале должности, типовые контактные данные, порядок личного приема, структура отделов и способы оставления отзывов. Важно: конкретные номера телефонов, адреса сайтов и графики приема зависят от конкретной организации (городской администрации, министерства, университета, больницы и т.д.), поэтому ниже приведена обобщенная структура и рекомендации по поиску актуальной информации.

Описание должности и функционал

Кто такой секретарь приемной администрации?

Секретарь приемной (секретарь приемной руководителя) — это ключевой звено в системе документооборота и взаимодействия руководства организации с гражданами, юридическими лицами и подведомственными структурами. В штатных расписаниях (согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих, актуальному для РБ и РФ) данная должность выделяется отдельно от обычного секретаря или офис-менеджера.

Основные должностные обязанности

• Организация приема граждан: регистрация посетителей, выдача пропусков, информирование о порядке обращения, распределении потоков посетителей по кабинетам.
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией: прием, регистрация, учет, распределение писем, заявлений, жалоб и предложений по компетенции; контроль сроков исполнения.
• Обеспечение деятельности руководителя: формирование ежедневного графика приема, подготовка материалов к встречам, ведение протоколов, контроль исполнения поручений.
• Информационно-справочная работа: консультирование обратившихся по вопросам компетенции администрации, предоставление бланков заявлений, объяснение процедур.
• Цифровой документооборот: работа в АИС (автоматизированных информационных системах) электронного документооборота, порталах Госуслуг, системах записи на прием (таск-менеджерах, планировщиках).
• Соблюдение протокола и деловой этики: грамотная деловая переписка, знание корпоративного протокола, высокий уровень клиентского сервиса.

Требования к кандидату (современные стандарты)

1. Образование: высшее (юридическое, управленческое, гуманитарное) или среднее специальное (делопроизводство, офис-менеджмент).
2. Опыт работы: от 6 месяцев до 3 лет на аналогичной должности (секретарь-референт, секретарь руководителя, делопроизводитель).
3. Навыки: уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот, системами электронного правительства, офисной техникой (МФУ, сканеры, видеоконференцсвязь).
4. Личные качества: стрессоустойчивость, коммуникабельность, внимательность, конфиденциальность, грамотная речь (устная и письменная), знание делового этикета.

Примечание: В некоторых организациях функции секретаря приемной могут совмещаться с обязанностями секретаря профориентационной работы или ответственного секретаря приемной комиссии (в учебных заведениях), что оформляется доп; соглашением к трудовому договору.

Контакты для обращений (Образец заполнения)

Внимание: Ниже приведен шаблон. Актуальные данные вашей администрации ищите на официальном сайте в разделе «Контакты» или «Приемная».

Личный прием и График приема

Порядок записи на личный прием

1. Онлайн-запись: Через официальный сайт (виджет «Запись на прием»), портал Госуслуг или региональный портал. Требуется авторизация (ЕСИА/Госуслуги).
2. По телефону: Звонок секретарю приемной в рабочее время для согласования даты и времени.
3. Через терминал/киоск: В холле администрации (если установлены).
4. Лично в приемной: Обращение к секретарю для постановки в очередь на текущий день (если есть свободные слоты) или будущую дату.

Типовый график приема секретаря / руководителя

Пример графика (уточняйте на сайте конкретной организации):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 18:00
• Пятница: 09:00 – 13:00 (сокращенный день)
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни (иногда предусмотрены «Субботники приема» — раз в квартал/месяц).
• Перерыв секретаря: Обычно 13:00 – 14:00 (в это время приемная может быть закрыта или дежурит другой сотрудник).

Что нужно иметь при себе для приема:

• Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверяющее личность документ).
• Документы, подтверждающие суть обращения (копии договоров, справки, акты, фото/видео материалы).
• Заявление в двух экземплярах (один с отметкой о принятии оставляется у вас).
• Доверенность (если обращение подает представитель).

Структура: Отделы и Руководство

Секретарь приемной является навигатором по структуре администрации. Понимание структуры ускоряет решение вопроса;

Основные отделы (Департаменты/Управления), к которым перенаправляют обращения:

• Отдел (Управление) по работе с обращениями граждан / Канцелярия: регистрация и контроль исполнения писем, жалоб, заявлений (основной адресат письменных обращений).
• Юридический отдел / Правовое управление: вопросы законодательности, нормативных актов, административных правонарушений.
• Экономический / Финансовый отдел: бюджет, закупки, налоги, субсидии.
• Отдел градостроительства / Архитектуры / Земельных отношений: разрешения на строительство,-cadastre, благоустройство.
• Социальный отдел / Отдел охраны труда и ения: пособия, льготы, трудоустройство, пенсии (если не ведомство ПФР/СФР).
• Отдел образования / Культуры / Здравоохранения / Спорта: отраслевые вопросы.
• Административно-технический отдел (АТД) / Секретариат: обеспечение деятельности приемной, пропускной режим, архив.

Руководство администрации (типовая иерархия)

1. Глава администрации (Городской округ / Муниципального района / Министерства): Высшее должностное лицо.
2. Заместители главы (Первый заместитель, Заместители по блокам): Курируют блоки департаментов (экономика, соцсфера, АХО, правовой блок).
3. Начальник администрации (Управляющий делами / Канцелярией): Непосредственный руководитель секретаря приемной, отвечает за организационно-техническое обеспечение.
4. Начальник отдела (управления) по работе с обращениями: Контролирует сроки и качество ответов гражданам.

Личный кабинет и Электронные сервисы

Современная администрация переводит основной документооборот в цифровой формат. Секретарь приемной часто помогает гражданам оформить доступ.

Основные платформы:

• Единый портал госуслуг (Госуслуги / ЕПГУ): Федеральный уровень. Подача обращений федеральным министерствам, Президенту, Губернатору.
• Региональный портал госуслуг (РПГУ): Обращения в органы власти субъекта федерации, городские/районные администрации.
• Личный кабинет на сайте администрации: Часто интегрирован с РПГУ. Позволяет отслеживать статус обращения, получать ответы в электронном виде, записываться на прием.
• Система «Народный контроль» / «Добродел» / «Городская среда»: Региональные платформы для сообщений о проблемах благоустройства, дорог, коммунального хозяйства (часто с привязкой к карте).

Преимущества электронного обращения:

• Круглосуточная доступность (24/7).
• Автоматическая регистрация и присвоение номера (контроль сроков).
• Возможность прикрепить фото/видео/сканы документов.
• Получение ответа в личном кабинете / на e-mail (не нужно идти за бумажным ответом).

Отзывы и Оценка качества обслуживания

Обратная связь от граждан — обязательный элемент оценки эффективности работы приемной и секретаря лично.

Где оставить отзыв / жалобу / благодарность:

1. Книга отзывов и предложений (физическая): Находится у секретаря в приемной. Требуйте её предоставления (обязательно по закону).
2. Электронная книга отзывов на сайте: Раздел «Обращения» -> «Оценка качества услуг» или «Независимая оценка качества условий оказания госуслуг».
3. Портал Госуслуг (раздел «Оценка качества»): После получения услуги или ответа на обращение система предлагает оценить качество (шкала 1-5, текстовый комментарий).
4. Почта / Эл. почта руководителя: Прямое обращение Главе администрации с пометкой «На контроль исполнения».
5. Общественный приемной / Общественный совет: При администрациях часто функционируют общественные структуры, принимающие жалобы на бездействие чиновников.

Критерии оценки работы секретаря приемной (по которым судят граждане):

• Вежливость, тактичность, умение выслушать.
• Компетентность: знание, в какой отдел/к какому специалисту направить вопрос.
• Скорость регистрации обращения и выдачи уведомления о регистрации.
• Четкое соблюдение графика приема, отсутствие «окон» в работе без предупреждения.
• Помощь в заполнении бланков, объяснение прав и обязанностей обратившегося.
• Обеспечение доступности (пандусы, вызывной кнопки, версия сайта для слабовидящих, переводчик при необходимости).

Важные нормативные основы (для справки)

Работа секретаря приемной и порядок обращений граждан регламентируются:

• ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (основной закон).
• Постановление Правительства РФ № 1148 «Об утверждении Правил рассмотрения обращений…» (сроки, формы, порядок).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 60, 68) — оформление трудовой функции секретаря.
• Профессиональный стандарт «Специалист по офисному менеджменту и администрированию» / «Менеджер по административной работе» — современные требования к компетенциям (Digital skills, работа с АИС).
• Локальные нормативные акты организации: Должностная инструкция секретаря приемной, Положение о приемной, График приема граждан, Положение о личном приеме.

Чек-лист: Как подготовиться к визиту в приемную (для гражданина)

1. Проверьте актуальный график и адрес на официальном сайте заранее.
2. Попробуйте записаться онлайн (Госуслуги / сайт администрации) — это сэкономит время ожидания в очереди.
3. Подготовьте пакет документов (оригиналы + копии для оставления).
4. Сформулируйте суть вопроса кратко и по делу (желательно письменно на черновике).
5. Уточните у секретаря: номер регистрации обращения, срок ответа, способ получения ответа (почта, емейл, личный кабинет, самовывоз).
6. Попросите секретаря поставить отметку о принятии на вашем экземпляре заявления (входящий номер, дата, подпись, печать).
7. Если вопрос не решен в срок, звоните на горячую линию или пишите повторное обращение со ссылкой на номер предыдущего.

Данная статья носит справочный характер. Конкретные контакты (телефоны, e-mail, ссылки на сайты, ФИО секретаря и руководителя, точный график на текущий месяц) обязательно уточняйте на официальном интернет-ресурсе интересующей вас администрации в разделе «Контакты», «Приемная» или «Обращения граждан». Информация актуальна на .