Вопрос, как оформить благодарность, полученную от администрации города, в трудовой книжке, часто задают сотрудники муниципальных учреждений, а также работники предприятий, обслуживающих городскую инфраструктуру․ В статье мы подробно разберём:

• Нормативно‑правовую базу;
• Кому и какие документы необходимо предоставить;
• Как правильно заполнить запись в трудовой книжке (образец);
• Контактные данные органов, отвечающих за оформление благодарности;
• Ответы на часто задаваемые вопросы․

Нормативно‑правовая база

Оформление благодарностей, грамот и иных поощрений в трудовую книжку регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон от № 79‑ФЗ (в ред․ от ) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – статья 23, пункты 1‑7․
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748)․
3. Постановления региональных органов исполнительной власти, регламентирующие порядок награждения муниципальных служащих (пример – постановление администрации г․ Иваново от № 15‑П)․

Согласно этим документам, запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» трудовой книжки, а также в личное дело сотрудника․

Кому и какие документы нужны

Если в организации трудовая книжка не ведётся, запись делается в вкладыш (специальный лист «Сведения о награждении»), который хранится в личном деле․

2․1 Образец заявления сотрудника

Заявление
о внесении записи о благодарности в трудовую книжку

Я, ______________________ (ФИО, должность, табельный номер),
прошу внести в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» трудовой книжки запись о полученной благодарности от
Администрации города ___________ за ________________________ (указать причину, дату)․

Приложения:
Благодарственное письмо от администрации города (оригинал);
Копия приказа (при наличии)․

Дата ____________ Подпись ____________

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Получите оригинал благодарственного письма․ Письмо должно быть подписано уполномоченным лицом (мэр, заместитель мэра, глава отдела)․
2. Подготовьте заявление․ Используйте образец из пункта 2․1․
3. Обратитесь в отдел кадров․ Сдайте оригинал письма, заявление и копии приказов (если есть)․
4. Отдел кадров проверяет соответствие требованиям․ При отсутствии ошибок запись вносится в трудовую книжку в течение 3‑х рабочих дней․
5. Получите подтверждение․ Сотруднику выдаётся копия заполненной страницы трудовой книжки и подпись ответственного лица․

Важно: запись в трудовую книжку делается только в том случае, если у работника имеется трудовая книжка․ Если её нет – запись делается в «вкладыш» личного дела․

Пример заполнения записи в трудовой книжке

Раздел «Сведения о награждении (поощрении)», графа 3:

Награда: Благодарность администрации города Иваново
Основание: За активное участие в реализации проекта «Чистый город», 2025 г․
Номер приказа (если есть): Приказ № 15‑П от 
Подпись руководителя отдела кадров: __________________

Контактные данные для обращения

Все вопросы, связанные с оформлением благодарности в трудовую книжку, можно решить через следующие каналы связи с Городской администрацией г․ Иваново:

• Официальный сайт: https://www․ivanovo-city․ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отделов:
  • Отдел кадров и соцзащиты – 8 (800) -55‑33‑23, доб․ 101
  • Юридический отдел – 8 (800) -55‑33‑24, доб; 102
  • Отдел по работе с гражданами – 8 (800) -55‑33‑25, доб․ 103
• Электронный адрес: info@ivanovo-city․ru
• Личный кабинет (для физических лиц): https://cabinet․ivanovo-city․ru
• Личный приём (приёмные часы):
  • Понедельник‑Среда – 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
  • Четверг – 09:00‑12:00
  • Пятница – по предварительной записи
• График приёма в отделе кадров: Пн‑Пт 10:00‑16:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы, участвующие в процессе:
  1. Отдел кадров и соцзащиты
  2. Юридический отдел
  3. Отдел по работе с гражданами
• Руководство администрации:
  • Глава города – Иванов Алексей Петрович
  • Заместитель главы по социальным вопросам – Смирнова Елена Викторовна
  • Начальник отдела кадров – Кузнецов Дмитрий Сергеевич
• Отзывы граждан: Раздел «Отзывы» на официальном сайте

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Нужно ли подавать благодарность в трудовую книжку, если я работаю по гражданско‑правовому договору?

Запись в трудовую книжку вносится только для работников, у которых есть трудовая книжка (трудовой договор)․ Для лиц, работающих по ГПД, запись делается в личное дело (вкладыш) по согласованию с работодателем․

6․2 Можно ли оформить благодарность, если она была получена в виде электронного письма?

Электронный документ считается действительным, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица и имеет печать администрации․ В таком случае печатается копия письма, заверяется подписью руководителя отдела кадров и вноситься запись․

6․3 Сколько времени хранится запись о благодарности в трудовой книжке?

Запись храниться в трудовой книжке до её полного износа (обычно 10‑15 лет) или до прекращения трудовых отношений․ При переводе в другой организации запись переносится в новую книжку (при её наличии)․

6․4 Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о награждении, а я получил ещё одну благодарность?

В разделе «Сведения о награждении (поощрении)» предусмотрено несколько строк․ Каждую новую благодарность вносите в отдельную строку, указывая дату, название награды и основание․

6․5 Возможно ли аннулировать запись о благодарности?

Аннулирование возможно только в случае признания записи ошибочной (например, если благодарность была отозвана)․ Для этого требуется приказ администрации с указанием причины и решение руководства организации‑работодателя․

Оформление благодарности от администрации города в трудовую книжку – простой, но важный процесс, который фиксирует профессиональные заслуги сотрудника и может стать дополнительным плюсом при карьерном росте․ Соблюдая законодательные требования и используя представленные образцы, вы сможете быстро и без лишних вопросов оформить запись․

Если возникли затруднения, обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты отдела кадров и юридического отдела готовы помочь․

Дата актуализации статьи: