Назначение документа: установить порядок организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска, обеспечить единообразие оформления, регистрации, обработки и хранения документов, а также гарантировать их юридическую и техническую достоверность.

Общие положения

1. Сфера применения. Инструкция распространяется на все подразделения Администрации города Смоленска, их сотрудников и обслуживающий персонал.
2. Нормативные правовые акты. Инструкция разработана в соответствии с:
   • Федеральным законом № 300-ФЗ «Об административных процедурах»;
   • Приказом Минюста РФ от № 6н «Об утверждении Положения о системе электронного документооборота»;
   • Локальными нормативными актами администрации (приказами руководителя, регламентами подразделений).
3. Ответственность. За соблюдение настоящей инструкции отвечают руководители подразделений, их заместители и сотрудники, непосредственно работающие с документами.

Основные принципы делопроизводства

• Законность. Все действия с документами должны соответствовать действующему законодательству.
• Единство оформления. Используются утверждённые формы, шапки, реквизиты и подписи.
• Своевременность. Документы регистрируются и обрабатываются в установленные сроки.
• Конфиденциальность. Охрана служебной тайны и персональных данных.
• Электронный документооборот. При возможности документы оформляются в электронном виде и хранятся в системе «ЭДО‑Смоленск».

Классификация документов

Порядок регистрации документов

Входящие документы

1. Получение (почтовое отделение, электронная почта, курьер);
2. Проверка наличия реквизитов (дата, номер, подписант).
3. Внесение в Книгу входящих (бумажный журнал или электронный модуль «Входящие»).
4. Присвоение регистрационного номера согласно Шифру документа (например: 01/2024‑001).
5. Определение ответственного исполнителя (руководитель подразделения или сотрудник).
6. Регистрация в системе ЭДО‑Смоленск (если документ электронный).

Исходящие документы

1. Подготовка проекта документа в соответствии с утверждённым шаблоном.
2. Согласование с профильными специалистами (юрист, бухгалтер, отдел контроля).
3. Подписание уполномоченным лицом.
4. Регистрация в Книге исходящих и присвоение номера.
5. Отправка (почта, электронная почта, курьер) и оформление контрольного листа отправки.

Обработка и исполнение документов

• Ответственный исполнитель в течение 5 рабочих дней (для обычных запросов) или в срок, установленный нормативным актом, принимает решение, готовит ответный документ и регистрирует его как исходящий.
• Все действия фиксируются в журнале «Контроль исполнения» (бумажный или электронный).
• При необходимости привлекаются эксперты (юридический отдел, финансовый отдел, отдел планирования).
• Копии документов, требуемые для архивирования, передаются в Отдел архивного дела в течение 3 дней после завершения их исполнения.

Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения процессов и снижения бумажного оборота в администрации используется система ЭДО‑Смоленск. Основные функции:

• Регистрация входящих и исходящих электронных документов;
• Электронная подпись (КЭП) и проверка её подлинности;
• Контроль сроков исполнения и автоматические напоминания;
• Хранение электронных копий в архиве с резервным копированием;
• Возможность удалённого доступа через личный кабинет.

Архивирование

Все документы, подлежащие хранению более 1 года, передаются в Городской архив Смоленска в соответствии с регламентом:

1. Сортировка по классам и срокам хранения.
2. Оформление акта передачи.
3. Регистрация в Книге архивных документов.
4. Хранение в климатически контролируемом помещении.

Ответственность и контроль

• Руководитель подразделения – контроль за соблюдением сроков регистрации и исполнения.
• Старший специалист по делопроизводству – проверка правильности оформления и соответствия шаблонам.
• Отдел внутреннего контроля – периодический аудит делопроизводства (ежеквартально).

Порядок обращения граждан и организаций

Граждане и юридические лица могут направлять обращения в Администрацию города Смоленска следующими способами:

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 09:00 – 12:00 и 14:00 – 17:00.
• Суббота, воскресенье – выходные.
• Приём граждан в отделе «Работа с обращениями» по адресу: ул. Советская, 1, г. Смоленск, 214000.

Структура администрации (отделы)

1. Отдел управления персоналом
2. Отдел финансов и экономики
3. Отдел юридической службы
4. Отдел градостроительства и архитектуры
5. Отдел социального развития
6. Отдел информационных технологий и электронного документооборота
7. Отдел архивного дела
8. Отдел работы с обращениями граждан
9. Отдел контроля и аудита

Руководство администрации

• Глава администрации города Смоленска – Иванов Сергей Петрович
• Первый заместитель – Петрова Марина Викторовна
• Заместитель по финансовым вопросам – Смирнов Алексей Николаевич
• Заместитель по социальным вопросам – Кузнецова Ольга Сергеевна

Отзывы и предложения

Граждане могут оставлять отзывы о работе администрации через:

• Онлайн‑форму на официальном сайте (раздел «Отзывы»).
• Электронную почту feedback@smolensk.gov.ru.
• Телефон горячей линии – 8 (4832) -‑00‑00 (выбор опции «2» – «Отзывы и предложения»).
• Личный кабинет в системе ЭДО – раздел «Обратная связь».

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней, а результаты – публикуются в разделе «Отчёт о работе администрации» на официальном сайте.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её официального утверждения и подлежит ежегодному пересмотру. Все изменения фиксируются в Приказе руководителя администрации с указанием даты и номера приказа.

Контроль за исполнением инструкции возлагается на Отдел контроля и аудита, который ежегодно готовит отчёт о соблюдении требований делопроизводства.