Дата актуализации: г․ 16:10
Общие положения
Инструкция — это нормативный документ, регламентирующий порядок организации и ведения делопроизводства в
Администрации Президента Российской Федерации (АПРФ)․ Она разработана совместно
Управлением делопроизводства АПРФ, Главным государственно‑правовым управлением,
другими самостоятельными подразделениями АПРФ, а также Всероссийским научно‑исследовательским институтом
документоведения и архивного дела Росархива․
Основная цель инструкции – повышение эффективности работы с документами, унификация форм и процедур,
а также обеспечение надёжной охраны государственной тайны․
Правовые основы
Инструкция базируется на следующих нормативных актах:
- Указ Президента РФ от г․ № 609;
- Приказ Федеральной архивной службы России от № 68;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2005 г․);
- Федеральные законы «Об архивном деле», «О государственной тайне», «Об административных процедурах»;
- Постановления и распоряжения АПРФ, в т․ч․ от г․
Структура делопроизводства в АПРФ
Ключевые подразделения, участвующие в документообороте:
- Управление делопроизводства – координация всех процессов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- Главное государственно‑правовое управление – правовая экспертиза документов;
- Отдел обеспечения государственной тайны – контроль доступа к секретным материалам;
- Секретариаты Президента – подготовка и оформление указов, распоряжений, обращений граждан;
- Отдел архивного обеспечения – хранение и учет архивных документов․
Порядок оформления документов
Все создаваемые и получаемые документы должны соответствовать установленным образцам․
Основные типы документов
| Тип документа | Обозначение | Краткое содержание |
|---|---|---|
| Указ Президента | У‑№ | Нормативный акт высшего уровня․ |
| Распоряжение Президента | Р‑№ | Внутренний регламент, не имеющий силы закона․ |
| Письмо Президента | П‑№ | Обращение к органам власти, организациям, гражданам․ |
| Внутренний меморандум | М‑№ | Информационное сообщение внутри АПРФ․ |
Шапка и реквизиты
- Шапка: «Президент Российской Федерации» + логотип;
- Номер документа (указывается в виде У‑2026/001);
- Дата оформления (полный формат «29 июня 2026 г․»);
- Краткое название (тема) документа;
- Подпись и печать (при необходимости)․
Оформление входящей корреспонденции
Приём писем, электронных сообщений и факсимильных сообщений осуществляется в секретариате Президента:
- Регистрация в журнале входящей корреспонденции (номер, дата, отправитель, тема);
- Присвоение корреспонденционного номера (К‑2026/045);
- Определение ответственного сотрудника (секретарь, специалист отдела);
- Передача в соответствующее структурное подразделение в течение 2 рабочих дней․
Регистрация и учёт
Все документы фиксируются в Единой системе электронного документооборота (ЕСЭД)․ Основные функции системы:
- Автоматическое присвоение регистрационных номеров;
- Контроль сроков исполнения и маршрутизации;
- Хранение сканов и оригиналов в электронном виде;
- Возможность удалённого доступа через Личный кабинет (портал president․gov․ru)․
Охрана государственной тайны
В соответствии с Генеральным регламентом и Федеральным законом «О государственной тайне»:
- Документы, содержащие сведения, отнесённые к категории «секретно», маркируются специальными знаками;
- Доступ к таким документам имеют только сотрудники, имеющие соответствующее допуска;
- Пакеты с секретными материалами могут открывать только уполномоченные лица (например, Президент или назначенный им сотрудник)․
Ответственность
За соблюдение правил делопроизводства отвечает:
- Руководитель Управления делопроизводства – общая ответственность за систему;
- Начальники структурных подразделений – за соблюдение регламента в своих отделах;
- Сотрудники, непосредственно работающие с документами – за правильность оформления и своевременную регистрацию․
Нарушения могут привести к дисциплинарным взысканиям, а в случае утечки государственной тайны – к уголовной ответственности․
Приложения и образцы
К инструкции прилагаются типовые формы:
- Образец бланка Указа Президента (можно скачать в формате DOC и PDF);
- Форма регистрации входящей корреспонденции;
- Шаблон «Служебного письма»;
- Инструкция по работе с системой ЕСЭД․
Контактная информация
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://president․gov․ru |
| Горячая линия (для граждан) | 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефон приёмной (секретариат) | +7 -95 123‑45‑67 (рабочие часы 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@president․gov․ru |
| Личный кабинет (портал «Госуслуги») | https://lk․president․gov․ru |
| Личный приём Президента | — приём осуществляется только по предварительной записи через личный кабинет; |
| График приёма (секретариат) | Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы (основные) |
|
| Руководство |
|
Отзывы и предложения граждан
Для улучшения работы делопроизводства АПРФ предусмотрена система обратной связи․
- Заполнить форму «Обратная связь» на официальном сайте;
- Отправить письмо на feedback@president․gov․ru с темой «Отзыв о работе делопроизводства»;
- Позвонить по горячей линии — операторы фиксируют комментарии и передают их в отдел контроля качества․
Все полученные отзывы рассматриваются в рамках ежеквартального отчёта о работе Управления делопроизводства․
Инструкция по делопроизводству Президента РФ — это фундаментальный документ, который обеспечивает
единый порядок оформления, регистрации, учёта и охраны всех официальных материалов в Администрации Президента․
Соблюдение её требований гарантирует законность, прозрачность и надёжность документооборота, а также защиту
государственной тайны․ При возникновении вопросов сотрудники и граждане могут воспользоваться
перечисленными выше контактными каналами․