Цель документа: установить порядок регистрации, обработки, хранения и передачи документов в структуре администрации города Челябинск, а также предоставить полную контактную информацию для обращения граждан и организаций.
Общие положения
- Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом № 402‑ФЗ «Об административных процедурах» и локальными нормативными актами администрации города Челябинск.
- Все сотрудники, участвующие в делопроизводстве, обязаны соблюдать требования настоящей инструкции.
- Ответственность за нарушение порядка делопроизводства возлагается в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами.
Порядок регистрации входящих документов
- Получение – входящий документ (письмо, заявление, электронное сообщение) принимается в регистратуре.
- Проверка – проверяется наличие подписи, печати, реквизитов и соответствие теме обращения.
- Регистрация – документ вносится в Книга входящих документов (бумажный или электронный журнал). Присваивается уникальный регистрационный номер и указывается дата получения.
- Маркировка – на документ наклеивается штамп с номером и сроком исполнения.
- Распределение – документ направляется в соответствующее подразделение в течение 1 рабочего дня.
Оформление исходящих документов
- Исходящий документ подготавливается в соответствии с установленными шаблонами (письмо, справка, приказ).
- Ответственный сотрудник проверяет содержание, подписи и реквизиты.
- Документ регистрируеться в Книге исходящих документов и получает исходящий номер.
- После подписания документ отправляется (почтой, курьером, электронным способом) и фиксируется в журнале отправки.
Хранение и архивирование
Документы хранятся в соответствии с их классификацией:
| Класс документа | Срок хранения | Место хранения |
|---|---|---|
| Важные (приказы, решения) | 10 лет | Архивный отдел, стеллаж А‑1 |
| Обычные (корреспонденция) | 5 лет | Регистратура, стеллаж Б‑3 |
| Временные (черновики) | 1 год | Отдел документооборота |
Электронные версии документов хранятся в системе «Электронный документооборот (ЭДО)» с резервным копированием на сервере дата‑центра.
Электронный документооборот (ЭДО)
Для ускорения процессов рекомендуется использовать Личный кабинет на официальном портале администрации.
- Регистрация в системе – https://portal.cheladmin.ru
- Подписание документов – электронная подпись (КЭП) согласно ФЗ № 63‑2011.
- Отслеживание статуса – в реальном времени через личный кабинет.
Ответственность за нарушение порядка делопроизводства
- Несоблюдение сроков регистрации – дисциплинарное взыскание.
- Утрата или порча документов – возмещение ущерба в полном объёме.
- Нарушение конфиденциальности – административная и уголовная ответственность.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.cheladmin.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@cheladmin.ru |
| Личный кабинет (ЭДО) | https://portal.cheladmin.ru |
| Личный приём (приём граждан) | Адрес: ул. Петрова, д; 12, г. Челябинск, 454000 Этаж: 2, кабинет 5 |
| График приёма |
|
| Отделы администрации |
|
| Руководство |
|
| Отзывы и предложения | Граждане могут оставить отзыв через форму на официальном сайте или позвонить по горячей линии. Отзывы публикуются в разделе «Отзывы граждан». |
Заключительные положения
Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения и подлежит ежегодному пересмотру. Все изменения фиксируются в приказе администрации города Челябинск и публикуются на официальном сайте.
Контроль исполнения: отдел внутреннего контроля и аудита.