Назначение документа: данная инструкция определяет цели, задачи, функции, права и обязанности сотрудников отдела
документационного обеспечения (далее – отдел) управления, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями
организации.
Общие положения
- Отдел относится к структурным подразделениям управления и подчиняется непосредственно руководителю управления.
- Деятельность отдела регулируется законодательством РФ, нормативными актами организации и настоящей инструкцией.
- В работе отдела применяется система электронного документооборота (ЭДО) и стандарты делопроизводства.
Цели и задачи отдела
- Обеспечение надёжного и своевременного оформления, регистрации, учёта и хранения всех видов документов
управления. - Поддержка процессов электронного документооборота, включая сканирование, индексацию и архивирование.
- Контроль за соблюдением сроков исполнения документов и их соответствием нормативным требованиям.
- Оказание методологической помощи подразделениям управления в вопросах делопроизводства.
- Ведение реестров и журналов учёта входящей и исходящей корреспонденции.
Функциональные обязанности
Оформление и регистрация документов
- Приём, проверка и регистрация входящей корреспонденции (письма, электронные сообщения, факсы).
- Подготовка и оформление исходящих документов в соответствии с установленными шаблонами.
- Ведение единого регистрационного журнала.
Электронный документооборот
- Создание, загрузка и распределение электронных документов в системе ЭДО.
- Обеспечение контроля доступа к документам в соответствии с их уровнем конфиденциальности.
- Контроль за выполнением маршрутов согласования и подписи.
Архивирование и хранение
- Классификация и систематизация бумажных и электронных документов.
- Организация хранения в архивных помещениях и в электронных архивах.
- Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.
Методологическая поддержка
- Разработка и актуализация внутренних регламентов и инструкций по делопроизводству.
- Проведение обучающих семинаров и консультаций для сотрудников управления.
Права отдела
- Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения для выполнения своих задач.
- Вносить предложения по совершенствованию системы документооборота.
- Контролировать соблюдение сроков исполнения и принимать меры в случае их нарушения.
- Получать доступ к информационным ресурсам организации в рамках своих полномочий.
Ответственность
Сотрудники отдела несут ответственность за:
- Соблюдение конфиденциальности информации.
- Точность и своевременность регистрации и учёта документов.
- Нарушения сроков хранения и уничтожения документов.
- Неправильное использование системы ЭДО.
Взаимодействие с другими подразделениями
Отдел осуществляет взаимодействие с:
- Отделом кадров – для получения и оформления личных дел сотрудников.
- Бухгалтерией – для обмена финансовой документацией.
- Юридическим отделом – для согласования правовых актов и договоров.
- ИТ‑службой – для поддержки и обновления системы ЭДО.
Структура отдела
| Должность | Кол-во человек | Основные функции |
|---|---|---|
| Начальник отдела | 1 | Организация работы отдела, контроль исполнения инструкций, взаимодействие с руководством. |
| Специалист по регистрации и учёту | 2 | Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение журналов. |
| Специалист по ЭДО | 2 | Работа в системе электронного документооборота, контроль маршрутов согласования. |
| Архивист | 1 | Классификация, хранение и уничтожение документов. |
Порядок приёма и рассмотрения обращений
Все обращения граждан и сотрудников, связанные с документооборотом, принимаются в соответствии с установленным
режимом:
- Личный приём – по предварительной записи.
- Электронные обращения – через личный кабинет на официальном сайте.
- Телефонные запросы – через горячую линию.
Контактная информация
Официальный сайт: https://www.example.gov.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑55‑55 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела:
- Основной телефон: +7 (495) -23‑45‑67
- Дополнительный телефон: +7 (495) -23‑45‑68
Электронный адрес: docsupport@example.gov.ru
Личный кабинет (для физических и юридических лиц): https://cabinet.example.gov.ru
Личный приём руководителя отдела:
- Время приёма: вторник и четверг, 10:00–12:00
- Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 305
- Для записи звоните по телефону: +7 (495) -23‑45‑67
График работы отдела:
- Понедельник – Пятница: 09:00–18:00
- Суббота, воскресенье: выходные
Отделы и подразделения, с которыми взаимодействует отдел
- Отдел кадров
- Бухгалтерия
- Юридический отдел
- Отдел информационных технологий
- Отдел планирования и аналитики
Руководство отдела
- Начальник отдела: Иванов Сергей Петрович
- Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
- Электронная почта: ivanov.sp@example.gov.ru
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от граждан и сотрудников. Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на официальном сайте.
- По телефону горячей линии, указав номер обращения.
- Отправив письмо на электронный адрес: feedback@example.gov.ru.
Заключительные положения
Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения руководителем управления и подлежит
регулярному пересмотру не реже одного раза в три года.
Все сотрудники отдела обязаны ознакомиться с инструкцией, подписать акт о её ознакомлении и соблюдать
установленные в ней требования.