Процедура истребования документов у нотариуса — это важный процессуальный инструмент, позволяющий стороне гражданского процесса получить доказательства, которые она не может представить самостоятельно. Основанием для этого служит статья 57 ГПК РФ. Ниже представлена подробная статья, охватывающая правовые основания, порядок составления ходатайства, образец документа и контакты уполномоченных органов.

Правовые основания и суть процедуры

Статья 57 ГПК РФ «Представление и истребование доказательств»

Согласно ч. 2 ст. 57 ГПК РФ, если лицо, участвующее в деле, не может самостоятельно представить письменное доказательство, оно вправе обратиться в суд с ходатайством об истребовании доказательства. Суд, приняв ходатайство, направляет судебный запрос в организацию или к должностному лицу (в т.ч. к нотариусу), где находится документ.

Когда применяется истребование у нотариуса?

• Документ составлен нотариусом (завещание, договор, доверенность, протокол осмотра доказательств и т.д.).
• Документ хранится в нотариальном архиве (например, дела уволенного нотариуса).
• Необходимо получить копию нотариального документа, утраченную заинтересованным лицом.
• Требуется удостоверить факт совершения нотариального действия.

Важно: Нотариус не выдает документы по просьбе гражданина напрямую в рамках судебного процесса (кроме случаев, предусмотренных ФЗ «О нотариате», например, выдача копий заинтересованным лицам). В рамках гражданского процесса документы направляются только по судебному запросу.

Структура и требования к ходатайству (Заявлению)

Ходатайство об истребовании документов у нотариуса оформляется в виде процессуального документа, адресуемого суду. В нем должны быть указаны (ч. 2 ст. 57 ГПК РФ):

1. Название суда (куда подается).
2. Данные заявителя (ФИО/наименование, адрес, ИНН/ОГРН, контакты).
3. Номер дела (если уже возбуждено).
4. Наименование документа, который требуется истребовать (максимально точно: тип документа, дата составления, номер реестра, ФИО нотариуса).
5. Место нахождения документа (ФИО нотариуса, название нотариальной конторы, адрес, контактный телефон нотариуса).
6. Обстоятельства, которые подтверждает документ, и их значение для дела (почему документ важен).
7. Причины, по которым заявитель не может получить документ самостоятельно (например: документ содержит тайну неarialной тайны, хранится в архиве, нотариус отказал в выдаче копии без судебного запроса, заявитель не знает точных реквизитов).
8. Просьба: «Направить судебный запрос нотариусу [ФИО] об истребовании [наименование документа]».
9. Подпись и дата.

<div class="document-template">
 <p style="text-align: center;"><b>В [Название суда]</b></p>
 <p>От: [ФИО истца/ответчика/третьего лица]<br>
 Адрес: [Адрес регистрации/место нахождения]<br>
 Тел.: [Номер]<br>
 Email: [Адрес]</p>
 
 <p>Дело № [Номер дела]<br>
 В отношении: [Суть спора]</p>

 <p style="text-align: center;"><b>ХОДАТАЙСТВО</b><br>
 об истребовании доказательства (документа) у нотариуса</p>
 <p>В судебном заседании по делу № [Номер] от [Дата] по иску [ФИО истца] к [ФИО ответчика] о [предмет иска], я, [ФИО], в соответствии со ст. 57 ГПК РФ, прошу истребовать документ, который не могу представить самостоятельно.</p>

 <p><b>Наименование документа:</b> [Например: Копия завещания гражданина Иванова И.И. от г., составленного нотариусом Петровым П.П., реестр № 12345]</p>
 <p><b>Место нахождения:</b> Нотариальная контора нотариуса [ФИО нотариуса], адрес: [Адрес конторы], тел.: [Телефон нотариуса]</p>
 <p><b>Обстоятельства, подтверждаемые документом:</b> [Например: факт наследования имущества, состав имущественного комплекса]</p>
 <p><b>Причины невозможности самостоятельного представления:</b> Документ содержит сведения, охраняемые нотариальной тайной, и хранится в архиве нотариуса. Получение копии без судебного запроса невозможно.</p>

 <p>На основании ч. 2 ст. 57 ГПК РФ,</p>
 <p style="text-align: center;"><b>ПРОШУ:</b></p>
 <p>Направить судебный запрос нотариусу [ФИО нотариуса] об истребовании в суд вышеуказанного документа (его надлежащей копии).</p>

 <p>Приложения:</p>
 <ul>
 <li>Копия ходатайства для участников дела — [Кол-во] экз.</li>
 <li>[Другие документы, подтверждающие обстоятельства]</li>
 </ul>

 <p>[Дата]<br>Подпись: _____________ / [ФИО]</p>
</div>

Порядок рассмотрения и исполнения судебного запроса

1. Подача ходатайства: В суде по существу дела (устно на заседании или в письменном виде до заседания).
2. Вынесение определения: Суд выносит определение о направлении судебного запроса (если ходатайство удовлетворено) или отказе (если документ не имеет значения для дела).
3. Направление запроса: Судебный запрос направляется нотариусу почтой или через системы электронного документооборота (СЭД, ГАС «Правосудие»).
4. Исполнение нотариусом: Нотариус обязан исполнить запрос в установленный судом срок (обычно 10–30 дней), направив оригинал или заверенную копию документа с пояснительной запиской.
5. Последствия неисполнения: За неисполнение судебного запроса нотариус может быть привлечен к ответственности (штраф по ст. 17.7 КоАП РФ).

Контакты для обращений и получения информации

Поскольку истребование документов происходит через суд, основными контактами являются судебные инстанции и нотариальные палаты (для поиска нотариуса/архива).

Официальные сайты (Единые порталы)

• ГАС «Правосудие» (Единая автоматизированная система): sudrf.ru — поиск судов, дел, подача документов через «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие».
• Госуслуги (ЕПГУ): gosuslugi.ru, обращения в суды, получение сведений о нотариусах.
• Сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП): notariat.ru — реестр нотариусов, поиск архивов, контакты территориальных палат.
• Реестр нотариусов РФ: notariat.ru/ru/notary/, поиск нотариуса по ФИО или региону для указания точных реквизитов в запросе.

Горячие линии и телефоны справок

Электронные адреса (для официальных обращений)

• Апелляционные/Кассационные суды: Электронные адреса указаны на сайтах конкретных судов в разделе «Контакты» / «Обращения граждан».
• Федеральная нотариальная палата: info@notariat.ru (общие вопросы), archive@notariat.ru (вопросы архивов).
• Суды общей юрисдикции: Через форму на sudrf.ru -> «Обращения граждан» или через систему ГАС «Правосудие».
• Арбитражные суды: Через кабинет «Мой Арбитр» (arbitr.ru).

Личный кабинет и электронное взаимодействие

Для подачи ходатайства и отслеживания дела:

• ГАС «Правосудие» (суды общей юрисдикции): sudrf.ru -> «Личный кабинет участника дела». Позволяет подать ходатайство электронно, подписать ЭЦП, отследить движение дела и поступление ответа от нотариуса.
• «Мой Арбитр» (арбитражные суды): arbitr.ru -> Личный кабинет. Основной инструмент для арбитражных процессов.
• Госуслуги (ЕПГУ): Сервис «Обращение в суд» — для первичной подачи исков и ходатайств гражданами без ЭЦП (через ЕСИА);

Для поиска нотариуса и архивов (подготовка реквизитов для запроса):

• Реестр нотариусов (ФНП): Позволяет найти адрес, телефон и статус нотариуса (действующий/уволенный) для точного указания в судебном запросе.
• Единый информационный система нотариата (ЕИСН): Доступна нотариусам для проверки полномочий и составления запросов.

Личный прием граждан (График приема)

В судах: Личный прием руководителей судов и судей по административным вопросам (не по существу дел!) проводится по графикам, утверждаемым председателями судов.

• График публикуется на официальном сайте конкретного суда (раздел «Контакты» -> «Прием граждан»).
• Обычно: 1–2 раза в неделю (например, вторник/четверг 14:00–17:00).
• Требуется предварительная запись: по телефону справки суда или через сайт суда / Госуслуги.

В нотариальных палатах (по вопросам поиска архивов/нотариусов):

• Прием граждан проводится в исполкомах территориальных нотариальных палат.
• График: обычно Пн–Пт, 10:00–16:00 (уточняйте на сайте палты вашего региона).
• Вопросы: поиск дела уволенного нотариуса, подтверждение факта нотариального действия, жалобы на действия нотариуса.

У нотариусов: Прием по записи в рабочее время конторы (обычно Пн–Пт 9:00–18:00, иногда суббота). Нотариус не выдает документы по чужому делу без судебного запроса или нотариальной доверенности.

Структура органов (Отделы и Руководство), задействованные в процессе

В суде (исполнение запроса):

• Судебный отдел / Канцелярия суда: Регистрация входящего судебного запроса, контроль сроков исполнения, отправка запроса нотариусу.
• Помощник судьи / Судебный секретарь: Подготовка проекта определения о направлении запроса, работа с электронным документооборотом (СЭД).
• Председатель суда: Организационный контроль за исполнением запросов.

В нотариате (исполнение запроса):

• Нотариус (исполнитель запроса): Лично отвечает за своевременный поиск документа в архиве/реестре, изготовление копии, заверение и направление в суд.
• Нотариальная контора / Архив нотариальной палаты: Если нотариус уволен/умер — документы хранятся в архиве территориальной нотариальной палаты. Запрос исполняет архивист/начальник архива палаты.
• Территориальная нотариальная палата: Методический контроль, помощь в поиске дел уволенных нотариусов.
• Федеральная нотариальная палата (ФНП): Ведение единого реестра нотариусов, координация работы палат.

Ключевые должностные лица (Руководство):

1. Председатель соответствующего суда (районного, городского, арбитражного), организатор работы суда.
2. Председатель Федеральной нотариальной палаты (на текущий момент — Константин Корсак) — руководство нотариатом РФ.
3. Председатели территориальных нотариальных палат — руководство нотариатом в субъектах РФ.

Отзывы и практика (Типичные проблемы и советы)

Анализ судебной практики и отзывов адвокатов/граждан выявляет частые ошибки:

Типичные ошибки в ходатайстве (приводят к отказу):

• Неуказание точных реквизитов документа: «Завещание моего отца» — недостаточно. Нужно: «Завещание Иванова Ивана Ивановича, составленное г., нотариусом Петровым П.П., г. Москва, реестр № 456/2015».
• Отсутствие обоснования значимости: Не написано, какие именно обстоятельства доказывает документ (ст. 56 ГПК РФ).
• Неуказание причины невозможности самостоятельного получения: Суд обязан отказать, если вы могли получить копию у нотариуса сами (например, вы являетесь наследников по завещанию и имеете право на копию по ст. 49 Основного законодательства о нотариате).
• Неправильный адресат: Запрос направлен не тому нотариусу или в несуществующую контору.

Полезные советы (Best Practices):

1. Заранее найдите нотариуса на сайте ФНП (notariat.ru), чтобы указать точный адрес и телефон в ходатайстве.
2. Если нотариус уволен: Укажите в ходатайстве: «Документ хранится в архиве Нотариальной палаты [Название региона] по адресу: [Адрес архива палаты]». Палата является правопреемником по архиву.
3. Просите копию, а не оригинал: Оригиналы нотариальных актов из архивов не выдаются (ст. 11 Основзакона о нотариате). В ходатайстве пишите: «Направить доверительную копию документа».
4. Используйте электронную подачу (ГАС «Правосудие» / Мой Арбитр): Это ускоряет процесс регистрации и направления запроса на 3–5 дней.
5. Контроль сроков: Если нотариус не прислал ответ в срок, указанный в определении суда (обычно 10–14 дней), подайте ходатайство о принятии мер к исполнению запроса (штраф нотариусу, повторный запрос).

Пример из практики (Обобщенный):

Ситуация: Истец требовал истребовать копию договора дарения у нотариуса. В ходатайстве не указал номер реестра и дату.

Результат: Суд отказал в истребовании (определение отменено апелляцией). Апелляция указала: «Сторона не выполнила обязанность по обозначению доказательства (ч. 2 ст. 57 ГПК РФ), не указав индивидуализирующие признаки документа, что не позволяет нотариусу его идентифицировать».

Краткий чек-лист перед подачей

• [ ] Определен правильный суд (по месту нахождения нотариуса или по месту рассмотрения основного дела).
• [ ] Найден точный ФИО нотариуса, адрес конторы/архива, телефон (через notariat.ru).
• [ ] Документ точно идентифицирован (тип, дата, номер реестра, стороны).
• [ ] Обоснована процессуальная значимость (какие факты доказывает).
• [ ] Обоснована невозможность самостоятельного получения (нотариальная тайна, архив, отказ нотариуса).
• [ ] Ходатайство подписано, приложены копии для сторон.
• [ ] Подача через Личный кабинет ГАС «Правосудие» / «Мой Арбитр» или в канцелярию суда.

Дата актуальности информации: .
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретного вопроса обратитесь к адвокату или юристу.