Электронное делопроизводство (ЭДО) – это комплекс процессов создания, регистрации, обработки, хранения и обмена служебными документами в электронном виде. В судебной системе РФ ЭДО реализовано в рамках Системы электронного документооборота Судебного департамента (далее – СЭД).

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (от ).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 93 от «Об особенностях работы с электронными документами» (п. 4.17).
• Иные нормативные акты, регламентирующие сроки хранения, архивирование и порядок обмена электронными документами.

Основные положения СЭД Судебного департамента

Что считается электронным документом

Электронные документы включают:

1. Документы, поступившие в Судебный департамент из государственных органов, организаций и от граждан в электронном виде;
2. Документы, созданные непосредственно в СЭД без бумажного предшествования;
3. Электронные копии бумажных документов, полученных в департамент.

Перечень документов, которые могут существовать только в электронном виде

Список утверждается Генеральным директором Судебного департамента совместно с федеральным органом, уполномоченным в области архивного дела. Такие документы создаются, хранятся и используются исключительно в электронном виде.

Электронные подписи

• Для подтверждения подлинности используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
• Сертифицированные средства подписи обязаны соответствовать требованиям ФСБ и ФСТЭК.
• Внутренние справочные документы могут подписываться менее строгими средствами, если программные средства позволяют однозначно идентифицировать подписанта.

Регистрация и верификация

Все поступающие электронные сообщения (по межведомственному и ведомственному электронному документообороту, а также по e‑mail) регистрируются в СЭД. При регистрации автоматически заполняются обязательные реквизиты (адресант, дата, регистрационный номер, сведения о подписи и др.).

Хранение и архивирование

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения их бумажных аналогов. Хранение осуществляется в СЭД на носителях, отвечающих требованиям ФЗ «Об архивном деле». По истечении срока документы передаются в центральный архив Судебного департамента.

Технологический процесс работы с электронными документами

Создание и оформление

Документы оформляются в соответствии с общими правилами делопроизводства, но без государственного герба РФ. При создании в СЭД указываются все реквизиты, предусмотренные для бумажных аналогов.

Подписание

Документ подписывается УКЭП должностного лица. После подписи в системе появляется «Отметка об электронной подписи» – штамп с информацией о сертификате.

Регистрация и распределение

После подписи документ регистрируется в СЭД, присваивается регистрационный номер и направляется в соответствующее структурное подразделение. При необходимости документ может быть сканирован в формате PDF и прикреплён к регистрационной карточке.

Передача и получение

Электронные документы передаются через СЭД без необходимости досылки бумажных копий, если законодательством не предусмотрено обратное. При необходимости отправки копий на бумажном носителе ответственность за их соответствие несёт отправитель.

Систематизация и поиск

Для учёта и поиска в СЭД используются обязательные сведения (адресант, дата, номер, тип связи, , индекс дела и др;). Поиск осуществляется как по полям карточки, так и по содержимому вложенных файлов.

Взаимодействие с другими судами и органами

Электронный документооборот является основной формой обмена служебными документами между Судебным департаментом и:

• Федеральными судами общей юрисдикции;
• Федеральными арбитражными судами;
• Органами и учреждениями Судебного департамента;
• Структурными подразделениями самого департамента.

Запрещается направлять бумажные копии документов, если их электронные версии уже включены в СЭД, за исключением случаев, когда это предписано законом.

Преимущества электронного делопроизводства

• Скорость – мгновенный обмен документами без физической доставки.
• Контроль – автоматическое отслеживание статуса, подписи и исполнения.
• Безопасность – использование сертифицированных средств подписи и шифрования.
• Экономия – снижение расходов на бумагу, печать и транспортировку.
• Архивность – долгосрочное хранение в электронном виде с возможностью быстрого поиска.

Проблемы и перспективы развития

Среди актуальных задач – обеспечение совместимости разных ИТ‑систем, повышение уровня цифровой грамотности сотрудников, расширение доступа к СЭД для субъектов малого бизнеса и граждан, а также внедрение технологий блокчейн для дополнительной верификации документов.

Контакты для обращений

Отделы, отвечающие за электронное делопроизводство

• Управление делопроизводства и архивного дела
• Управление информационных технологий и электронного документооборота
• Отдел правового обеспечения электронных сервисов
• Отдел взаимодействия с органами государственной власти и гражданами

Руководство

• Генеральный директор Судебного департамента – Иванов Игорь Петрович
• Заместитель генерального директора по информационным технологиям – Смирнова Елена Викторовна
• Начальник управления делопроизводства – Кузнецов Алексей Сергеевич

Отзывы и обратная связь

Граждане и организации могут оставлять отзывы о работе электронного делопроизводства на официальном портале Госуслуги или в разделе «Отзывы» на сайте Судебного департамента. Последние 5 отзывов:

1. «Быстрое оформление заявления через личный кабинет, подпись прошла без проблем» – .
2. «Техническая поддержка помогла восстановить доступ к документу, спасибо!» – .
3. «Необходимо улучшить поиск по вложениям, иногда не хватает фильтров» – .
4. «Электронный документооборот сократил время рассмотрения моего обращения вдвое» – .
5. «Служба поддержки отвечала в течение 15 минут, всё понятно» – .

Электронное делопроизводство в судах РФ представляет собой современную, надёжную и эффективную систему, позволяющую ускорить процесс обмена служебными документами, обеспечить их подлинность и упростить доступ к информации для всех участников судебного процесса. Постоянное развитие ИТ‑инфраструктуры, повышение квалификации персонала и расширение функционала личных кабинетов создают предпосылки для дальнейшего совершенствования судебного электронного документооборота.

Дата актуализации:  г.