Департамент делопроизводства является важнейшим структурным подразделением любой крупной организации, обеспечивая бесперебойный документооборот, контроль исполнения приказов и архивное хранение. Руководство этим направлением требует высокой компетентности, поэтому начальник департамента делопроизводства выступает ключевой фигурой в системе административного управления.

В данной статье представлен подробный справочник: контактные данные, структура подразделения, порядок личного приема и другая важная информация для взаимодействия с департаментом.

Описание должности и функций

Начальник департамента делопроизводства осуществляет общее руководство процессами регистрации, учета, рассылки и хранения входящей, исходящей и внутренней документации. В его компетенцию входит:

• Организация работы канцелярии и секретариата;
• Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота (СЭД);
• Контроль соблюдения инструкций по делопроизводству;
• Нормоконтроль и экспертиза ценности документов;
• Оперативное распределение задач между структурными подразделениями департамента.

Контакты для обращений

Для обеспечения оперативной связи с руководством и специалистами департамента предусмотрены различные каналы коммуникации.

Официальный сайт

Вся актуальная информация, регламенты и бланки заявлений размещены на официальном портале организации в разделе «Структура» → «Департамент делопроизводства»: www.organization-site.ru/departments/docflow

Горячая линия

Для решения срочных вопросов, связанных со срочной доставкой корреспонденции, потерей документов в системе СЭД или экстренным согласованием, работает круглосуточная горячая линия:

• ###-###-#### (бесплатно по РФ)

Номера телефонов

Прямые номера телефонов для связи с руководством и специалистами:

1. Приемная начальника департамента: +7 (495) -23-45-67
2. Заместитель начальника департамента: +7 (495) -23-45-68
3. Отдел входящей корреспонденции: +7 (495) -23-45-69
4. Служба технической поддержки СЭД: +7 (495) -23-45-70 (доб. 101)

Электронный адрес

Официальные обращения и сканы документов направляются на главную электронную почту департамента: docflow@organization-site.ru
Для прямой связи с начальником департамента (по вопросам сотрудничества и жалобам): head.docflow@organization-site.ru

Личный кабинет

Для дистанционного взаимодействия с департаментом делопроизводства реализован функционал «Личного кабинета» на официальном портале. Данный сервис позволяет:

• Отслеживать статус доставки и исполнения исходящих писем;
• Формировать официальные запросы в электронном виде;
• Получать уведомления о назначении на личный прием;
• Скачивать заверенные электронные копии архивных справок.

Вход в личный кабинет осуществляется по ссылке: lk.organization-site.ru с использованием корпоративной учетной записи или авторизованной учетной записи ЕСИА (Госуслуги);

Личный прием

Начальник департамента делопроизводства проводит личный прием граждан и представителей организаций по вопросам, относящимся к компетенции департамента. Прием осуществляется по предварительной записи через Личный кабинет или по телефону приемной.

График приема

Начальник департамента:

• Вторник: 14:00, 17:00
• Четверг: 10:00 — 13:00

Заместитель начальника (по вопросам СЭД и архивов):

• Понедельник: 15:00 — 18:00
• Среда: 09:00 — 12:00

Обратите внимание: прием проводится в кабинете № 415 (4 этаж, корпус А). При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность, и копии документов, связанных с предметом обращения.

Отделы (структура департамента)

Департамент делопроизводства включает в себя следующие специализированные отделы:

1. Отдел входящей корреспонденции — первичная обработка, регистрация и маршрутизация входящих писем и обращений.
2. Отдел исходящей корреспонденции — обработка, отправка и контроль доставки исходящих документов.
3. Отдел контроля исполнения — мониторинг соблюдения сроков по резолюциям руководства и нормативным актам.
4. Отдел внедрения и сопровождения СЭД — техническая и методологическая поддержка систем электронного документооборота.
5. Архивный отдел — формирование дел, экспертиза ценности, передача документов в архив и выдача архивных справок.

Руководство

• Начальник департамента — Иванов Алексей Петрович (курирует общую стратегию, нормативную базу и кадровые вопросы департамента).
• Первый заместитель начальника, Смирнова Елена Викторовна (курирует отделы входящей/исходящей корреспонденции и контроль исполнения).
• Заместитель начальника по цифровизации, Кузнецов Дмитрий Сергеевич (курирует отдел СЭД и цифровую трансформацию процессов).

Отзывы

Работа начальника департамента делопроизводства и его подразделений регулярно оценивается внутренними и внешними пользователями. Основные отзывы и комментарии можно встретить на профильных площадках и в корпоративных чатах.

• «Благодаря оперативной работе отдела входящей корреспонденции, наши срочные договоры теперь доходят до исполнителей в день поступления. Существенная экономия времени.» — представитель юридического отдела.
• «Начальник департамента пошел навстречу и согласовал внеочередной прием, когда возникла проблема с восстановлением утраченного архивного документа. Спасибо за вовлеченность.» — обратившийся гражданин.
• «Система электронного документооборота работает стабильно, но иногда требуется консультация службы поддержки. Ответы от техподдержки приходят в течение 1-2 рабочих дней, что приемлемо.» — сотрудник филиала.

Для оставления отзыва о качестве работы департамента или конкретных сотрудников вы можете воспользоваться формой обратной связи в Личном кабинете или направить письмо на электронный адрес feedback@organization-site.ru.