Делопроизводство – это система документального оформления‚ регистрации‚ учёта‚ хранения и уничтожения нотариальных документов. Для государственных нотариусов порядок делопроизводства регламентирован федеральными нормативными актами‚ в частности Правилами нотариального делопроизводства‚ утверждёнными приказом Министерства юстиции РФ № 394 от  г. (с изменениями от ).

Правовая база

• Федеральный закон «О нотариате» (от  г. № 446‑ФЗ).
• Приказ Минюста России от № 394 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».
• Решение Правления Федеральной нотариальной палаты от  г.
• Типовая номенклатура дел нотариуса‚ утверждённая Главным архивным управлением.

Основные принципы делопроизводства

1. Единый порядок работы с документами – от их создания/получения до передачи в архив или уничтожения.
2. Контроль и учёт – ведение книги учёта‚ журналов регистрации нотариальных действий‚ актов приёма‑передачи.
3. Соблюдение сроков хранения – в зависимости от категории документа (дело‚ акт‚ справка) сроки могут составлять от 5 до 75 лет.
4. Группировка документов в дела – каждый документ относится к определённому делу согласно типовой номенклатуре.
5. Оформление на русском языке – в соответствии со ст. 68 Конституции РФ.

Номенклатура дел нотариуса

Типовая номенклатура дел включает‚ но не ограничивается следующими группами:

• Дела о совершении нотариальных действий (доверенности‚ завещания‚ сделки с недвижимым имуществом).
• Дела о выдаче выписок и справок.
• Дела о регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
• Дела о проведении экспертиз и оценок.
• Внутренние делопроизводственные документы (приказы‚ распоряжения‚ протоколы проверок).

Порядок оформления документов

Каждый документ проходит следующие стадии:

1. Регистрация в журнале входящих – фиксируется дата‚ номер‚ источник.
2. Присвоение номера дела – согласно номенклатуре.
3. Подготовка сопроводительных записей – актов‚ протоколов‚ справок.
4. Подписание и заверение – нотариус ставит подпись‚ печать‚ ставку времени.
5. Хранение в архиве – в специально отведённом помещении‚ с соблюдением условий сохранности.
6. Контрольный просмотр – проверка соответствия требованиям (проводится ежегодно‚ а для новых нотариусов – после первого года работы).

Хранение и уничтожение документов

Сроки хранения определяются в зависимости от категории документа:

• Документы‚ связанные с правом собственности – 75 лет.
• Документы‚ подтверждающие юридические факты (доверенности‚ завещания) – 50 лет.
• Внутренние служебные документы – 5–10 лет.

Уничтожение производится только после истечения срока хранения и по актуальному приказу руководителя нотариальной конторы.

Контроль и проверка

Контроль над соблюдением правил делопроизводства осуществляют:

• Руководитель нотариальной конторы (выдаёт приказы о ведении делопроизводства).
• Контрольно‑ревизионный отдел Федеральной нотариальной палаты.
• Региональные отделы Министерства юстиции.

Проверки проводятся регулярно: новички – после первого года работы‚ остальные – раз в 4 года.

Техническое обеспечение

Для упрощения работы с документами большинство государственных нотариусов используют электронный документооборот (ЭДО) и личный кабинет на официальном портале.

Контактная информация

Отделы нотариальной конторы

• Отдел регистрации сделок с недвижимым имуществом – оформление купли‑продажи‚ дарения‚ ипотеки.
• Отдел выдачи доверенностей и завещаний – подготовка‚ проверка‚ заверение.
• Отдел юридических консультаций – ответы на вопросы граждан и юридических лиц.
• Отдел архивного дела – хранение‚ учёт и уничтожение документов.
• Отдел контроля качества – внутренний аудит‚ подготовка к проверкам.

Руководство

Во главе конторы стоит Главный нотариус России – Иванов Сергей Петрович‚ кандидат юридических наук‚ с 2018 года возглавляющий государственную нотариальную службу. Заместитель – Петрова Марина Викторовна.

Отзывы граждан

Ниже представлены анонимные отзывы‚ собранные через официальный портал:

1. «Быстро и профессионально оформили доверенность. Персонал вежливый‚ объяснили все детали» – 12 марта 2025 г.
2. «Отличный сервис онлайн‑кабинета: документы подписали электронно‚ без очередей» – 27 июня 2024 г.
3. «Нужна была помощь с оформлением наследства‚ нотариус провёл подробный инструктаж‚ всё прошло без ошибок» – 03 февраля 2023 г.

Как подготовиться к визиту

• Соберите оригиналы и копии необходимых документов (паспорт‚ ИНН‚ выписку из ЕГРН и т.п.).
• Заполните предварительную форму заявки в личном кабинете – это сократит время ожидания.
• Уточните график приёма конкретного специалиста (можно позвонить по горячей линии).
• При необходимости подготовьте перевод документов на русский язык‚ заверенный переводчиком.

Делопроизводство государственного нотариуса – это строго регламентированный процесс‚ обеспечивающий законность и надёжность нотариальных действий. Соблюдение Правил нотариального делопроизводства‚ правильная номенклатура дел и чёткая система контроля позволяют гражданам и юридическим лицам получать услуги высокого качества.

Для получения более детальной информации‚ записи на приём или подачи электронных заявлений используйте указанные выше контакты и официальный портал.