Взаимодействие казенных учреждений (КУ) с нотариусами (как государственными, так и частными) — регулярная практика: заверение копий документов, удостоверение сделок, выдача доверенностей для представителей, оформление наследственных прав на имущество учреждения и др․ Поскольку казенные учреждения ведут учет по казенному учету (инструкция Минфина № 157н), отражение этих операций имеет свою специфику, отличную от коммерческих организаций (ПБУ/МСФО)․
Ниже представлена подробная статья по учету, оформлению и контактам для взаимодействия с нотариальными конторами․
Описание: правовая природа и виды услуг
Категории нотариусов
В соответствии с Основными законодательством о нотариате (ФЗ от № 4462-1), нотариальные действия совершают:
- Нотариусы государственных нотариальных контор — работают в штате органов юстиции субъектов РФ․
- Частные нотариусы, занимаются частной практикой на основании лицензии․
Важно: Документы, оформленные государственным и частным нотариусом, обладают одинаковой юридической силой․ Главное отличие госнотариуса, исключительная компетенция по делам о наследовании и действиям по сохранности наследственного имущества․
Классификация нотариальных действий
- Обязательные (законом): заверение сделок (купли-продажи, дарения), выдача свидетельств о праве наследования, protesta Wechselов․
- Добровольные (по желанию сторон): заверение копий документов, подписей в заявлениях, удостоверение фактов, хранение документов, исполнение нотариальных исполнительных надписей․
Состав тарифа (стоимости услуг)
Плата за нотариальные действия состоит из двух частей (ст․ 22 Основзаконов о нотариате):
- Нотариальный тариф (госпошлина), доход бюджета (федерального или регионального)․
- Возмещение расходов нотариуса — оплата труда персонала, аренда, связь, бланки, печати, страхование ответственности, ИТ-сервисы (госреестры), повышение квалификации, периодика․
НДС на нотариальные услуги не начисляется (п․ 2 ст․ 149 НК РФ — услуги, связанные с осуществлением нотариальной деятельности, освобождены от налога)․
Бухгалтерский учет в казенном учреждении (Инструкция № 157н)
В казенном учете используется упрощенный план счетов․ Операции отражаются на счете 106 «Расчеты по выплате заработной платы и иных выплат персоналу» (субсчеты 106․01–106․09) и счете 109 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (или 106․10 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в зависимости от настроек типовых проводок в АИС «Электронный бюджет» / 1С:Казенный учет)․
Типовые проводки
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Начисление/оплата услуг нотариуса (госпошлина + возмещение расходов) единым платежом | 260 (Расходы на обеспечение деятельности) / 240 (Кап․ вложения, если услуга при создании ОС) / 270 (Хозрасчет) | 109 (или 106․10), Расчеты с поставщиком (нотариусом) | Сумма по чеку/квитанции․ КЭК/КБК для госпошлины не указывается в проводке КУ, это внешнебюджетный платеж․ |
| 2 | Оплата из кассы учреждения (подотчетным лицом) | 109 (Расчеты с нотариусом) | 101 (Касса) / 102 (Банк — если по безналу из кассы на карту подотчетника) | По кассовому ордеру (КО) или платежному поручению․ |
| 3 | Оплата по безналичному расчету из банка учреждения | 109 | 102 (Расчетные счета в банках) | Платежное поручение с кодом вида платежа «01» (электронно)․ |
| 4 | Отражение аванса подотчетному лицу | 106․10 (Расчеты с подотчетным лицом) | 101 / 102 | По заявлению на получение аванса․ |
| 5 | Сдача отчета подотчетным лицом (возврат неиспользованных средств) | 101 / 102 | 106․10 | По входящему кассовому ордеру (ПКО) или выписке со счета․ |
| 6 | Учет НДС (если нотариус выставил счет с НДС — ошибка нотариуса) | 260 (всего с НДС) | 109 | НДС не выделяется на счете 104 (у КУ его нет), вся сумма уходит в расходы․ Требуется требовать пересчет без НДС․ |
Особенности заполнения платежного поручения (для безнала)
- Поле 104 (КБК): Не заполняется (перевод не в бюджет)․
- Поле 105 (ОКТМО): Код по месту нахождения нотариуса․
- Поле 106 (Основание платежа): Договор/Заявление №․․․ от․․․
- Поле 107 (Период): Код периода (МС․ГГ․ГГГГ)․
- Поле 108 (Номер документа): Номер квитанции/чека/счета․
- Поле 109 (Дата документа): Дата оплаты․
- Поле 110 (Вид платежа): 01 — электронно․
- Назначение платежа: «Оплата нотариальных услуг (удостоверение копий устава/доверенности директора) по договору №․․․ от․․․, нотариальный тариф и возмещение расходов, НДС не облагается ст․ 149 НК РФ»․
Документальное оформление (первичка)
Единой унифицированной формы первичного документа, выдаваемой нотариусом, не существует․ В качестве подтверждения расходов используются:
- Квитанция/Чек (при оплате через кассу нотариуса или терминал) — обязателен признак ККТ (ФЗ-54)․
- Счет на оплату (при безнале) + Акт приема-передачи услуг / Услуг (подписанный нотариусом и представителем КУ)․
- Нотариальный документ (доверенность, заверенная копия, свидетельство) — сам по себе подтверждает факт совершения действия․
- Авансовый отчет (ф․ № 0504833) — при выдаче подотчетных средств сотруднику․
Налоговый учет (Налог на прибыль — для КУ, имеющих хозрасчет/налогоплательщиков)
Расходы на услуги нотариуса (госпошлина + возмещение расходов) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п․ 1 ст․ 264 НК РФ), если они обоснованы и документарно подтверждены․
- НДС не выделяется для вычета (услуга освобождена)․
- Если нотариус ошибочно выставил НДС — сумма НДС включается в расходы целиком (вычет не принять, счет-фактуру не оформить)․
Контакты для обращений: где найти нотариуса и проверить данные
Поскольку казенное учреждение может обратиться к любому нотариусу (гос․ или частному) по месту нахождения или по месту совершения действия, единого «горячей линии» по данной теме нет․ Ниже — алгоритм поиска и проверки․
Официальные сайты для поиска нотариуса
- Федеральная нотариальная палата (ФНП): https://www․fnp․ru/ — раздел «Найти нотариуса» (реестр всех нотариусов РФ с контактами, статусом, адресами)․
- Реестр нотариусов Минюста РФ: https://notariat․ru/ (портал «Нотариат․Ру») — официальный реестр, проверка статуса (действует/приостановлен/лицензия аннулирована)․
- Сайты региональных нотариальных палат (РНП): Например, для Москвы — mosnotariat․ru, для СПб — spb․notariat․ru․ Там публикуются графики приема госнотариусов․
Горячие линии и телефоны (примеры для Москвы, в других регионах аналогично)
- Единая справочная служба ФНП (Москва): +7 (495) -92-34-34 (справка по адресам, телефонам, режиму работы)․
- Приемная ФНП: +7 (495) -92-34-34 (доб․ для приемной)․
- Горячая линия Минюста РФ (общие вопросы законодательства): 8 (800) -00-04-04․
- Телефон конкретной нотариальной конторы / частного нотариуса: Указывается в реестре ФНП / на сайте РНП․
Электронные адреса (Email)
- ФНП:
info@fnp․ru(общие запросы)․ - Конкретный нотариус: Email указывается в карточке нотариуса на сайте ФНП / РНП․ Часто связь идет через форму обратной связи на сайте нотариальной конторы․
- Региональная палата (пример Москвы):
info@mosnotariat․ru․
Личный кабинет / Электронные сервисы
- Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Раздел «Нотариальные услуги» — запись на прием к госнотариусу, оплата госпошлины онлайн (со скидкой 30% по ст․ 333․35 НК РФ), получение электронных копий документов․
- Сайт ФНП / РНП: Личный кабинет нотариуса (доступен только нотариусам), для клиентов, онлайн-запись и калькулятор стоимости․
- Электронный нотариат (e-notariat․ru): Удаленное совершение отдельных действий (видеоконференцсвязь) — актуально для представителей КУ в других регионах․
Личный прием: график и правила
Государственные нотариальные конторы
- График: Устанавливается органом юстиции субъекта РФ․ Обычно: Понедельник–Пятница (например, 09:00–13:00 и 14:00–17:00), Суббота/Воскресенье, выходные․ Обязательно проверяйте на сайте РНП или ФНП перед визитом․
- Запись: Через «Госуслуги», по телефону конторы, через терминал в конторе (электронная очередь)․
- Прием представителей юрлиц: Требуется доверенность на представителя (если не директор) + Устав + Решение о назначении директора + Паспорт представителя․
Частные нотариусы
- График: Устанавливает нотариус самостоятельно (часто более гибкий: вечерние часы, суббота)․
- Запись: По телефону, через сайт нотариуса/РНП, мессенджеры․
- Выездной прием: Возможен (в больницу, дом, офис КУ) — оплачивается отдельно (дорожные расходы + тариф за выезд)․
Структура взаимодействия: «Отделы» и руководство
В контексте взаимодействия КУ с нотариусом:
Со стороны Казенного учреждения
- Руководитель (Директор): Подписывает заявления, доверенности, договора; утверждает расходы․
- Бухгалтерия (Главный бухгалтер / Казначей): Оформляет ПП/КО, платежки, проводки (Дт 260/240 Кт 109/101/102), контроль НДС, архивирование первички․
- Юридический отдел / Ответственный юрист: Подготовка пакета документов для нотариуса (проекты договоров, копии устава, выписки ЕГРЮЛ), контроль законности действий нотариуса․
- Кадры / Канцелярия: Подготовка доверенностей для сотрудников, заверение копий приказов/приказов для банков/госорганов․
Со стороны Нотариальной конторы / Частного нотариуса
- Нотариус (Глава конторы / ИП): Несет персональную ответственность за законность действий, подписывает нотариальные документы․
- Помощник нотариуса / Секретарь: Прием клиентов, предварительная проверка документов, оформление квитанций/счетов, запись на прием․
- Технический персонал: Обеспечение работы ККТ, сканирование, печать бланков․
Отзывы и типовые проблемы (Best Practices для КУ)
Частые ошибки и риски
- Оплата НДС нотариусу․ Некоторые недобросовестные нотариусы выставляют счета с НДС․ Действие: Отказаться от оплаты НДС, сослаться на п․ 2 ст․ 149 НК РФ․ В бухучете КУ всю сумму списать на расходы (Дт 260 Кт 109), НДС не выделять․
- Отсутствие чека (ККТ)․ Нотариус обязан применять онлайн-кассу (ФЗ-54)․ Без чека/квитанции с фискальным признаком расход не подтвердить для налогового учета и отчетности по 106н․ Действие: Требовать чек при любой оплате (нал/безнал)․
- Разделение платежей (Госпошлина отдельно, возмещение отдельно)․ Часто нотариусы просят перевести госпошлину по КБК в бюджет самим, а возмещение — на свой счет․ Для КУ: Удобнее платить единым платежом нотариусу (он сам переведет госпошлину)․ Если платите сами по КБК — нужны два платежки, два КБК (для гос․ конторы, доходы бюджета субъекта, для частного — ФК/регион)․
- Несоответствие тарифа․ Проверить сумму на калькуляторе ФНП перед оплатой․
Рекомендации (Positive Experience)
- Записывайтесь через Госуслуги к госнотариусу, скидка 30% на госпошлину + гарантированное время, нет очереди․
- Готовьте пакет документов заранее (звоните помощнику нотариуса за сутки: «Что нужно для заверения копии Устава для банка?»)․ Это сэкономит время и исключит повторный визит․
- Используйте безнал (ПП/Поручение) со счета КУ — прозрачнее для казначейства, нет рисков подотчетников, мгновенное попадание в 1С/АИС․
- Сохраняйте электронные копии нотариальных документов (сканы заверенных копий, доверенностей) в ЭДО КУ для быстрой передачи в банки/контрагенты․
Краткая шпаргалка для бухгалтера КУ (Чек-лист)
- [ ] Получить от юриста/заказчика: заявление, пакет документов, устное подтверждение стоимости у нотариуса․
- [ ] Проверить нотариуса в реестре ФНП (статус «Действует»)․
- [ ] Оформить основание: Договор/Заявление на совершение действия + Счет на оплату (если безнал) или Авансовое заявление (если нал через подотчетника)․
- [ ] Составить ПП (Платежное поручение) / КО (Кассовый ордер)․
- Дт 260 (или 240/270) — Кт 109 (или 106․10)․
- Назначение: «Услуги нотариуса [ФИО/Название конторы], [суть действия], НДС не облагается ст․149 НК РФ»․
- [ ] Провести оплату (Банк / Касса)․
- [ ] Получить первичку: Чек (ККТ) + Акт/Квитанция нотариуса + Сам нотариальный документ․
- [ ] Сверка расчетов (Дт 109 Кт 260 — уже сделано, Дт 109 Кт 101/102 — оплата)․ Сальдо по нотариусу = 0․
- [ ] Заархивировать в дело «Расчеты с поставщиками» / «Нотариальные услуги [Год]»․
Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов по применению Инструкции № 157н, НК РФ и законодательства о нотариате рекомендуется обращаться к методистам казначейства (УФК/ГУФК) и консультироваться с юристом учреждения․