Оформление авансового отчета за услуги нотариуса — это обязательная процедура для подотчетного лица, получившего денежные средства на счет организаций или ИП для оплаты нотариальных действий (сверка подписей, заверение копий, исполнение документов, эскроу-счета и др․)․ Ниже представлена подробная инструкция по заполнению, необходимым документам (счет, чек, акт) и бухгалтерским проводкам․

Описание процедуры

Нормативная база

• Постановление ЦБ РФ от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций» (пункты 6․3–6․6)․
• Приказ Минфина РФ от № 236н (утверждает единую форму авансового отчета — АО-1)․
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (статья 9 — первичные учетные документы)․
• Основания для выдачи денег: распоряжение руководителя (меморандум, заявление) или план расходов․

Этапы работы с подотчетными суммами

1. Получение аванса: Выдача наличных через кассу (РКО) или перевод на карту сотрудника․
2. Оплата услуг нотариуса: Оплата производится по счету нотариуса (или нотариальной конторы)․ Важно: нотариус обязан выставить счет на оплату (если оплата безнал) и после оплаты выдать квитанцию/чек и Акт оказанных нотариальных услуг․
3. Сдача авансового отчета: Сотрудник заполняет форму АО-1, прикладывает все первичные документы, сдает в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги (или после возвращения из командировки/завершения поручения)․
4. Проверка и утверждение: Бухгалтер проверяет правильность заполнения, соответствие сумм, наличие печатей и подписей․ Руководитель утверждает отчет подписью․
5. Расчетка: Если аванс > расходов — сотрудник сдает остаток в кассу (ПКО)․ Если расходы > аванса — организация компенсирует перерасход (РКО или зарплатный проект)․

Пакет документов, прикладываемых к отчету (АО-1)

Для подтверждения расходов на нотариальные услуги к авансовому отчету обязательно прикладываются:

• Счет на оплату (оригинал или копия, заверенная нотариусом) — основание для перевода/выдачи денег․
• Кассовый чек (БСО) или Квитанция о приеме денежных средств — подтверждение факта оплаты․ Должен содержать ИНН нотариуса, название услуги, сумму, дату, фискальный признак (если применяется ККТ)․
• Акт оказанных нотариальных услуг (формально не строго регламентирован, но обязателен для учета) — перечень действий, тарифы, НДС (если применимо), итоговая сумма, подпись нотариуса, печать․
• Доверенность на сотрудника (если сотрудник действовал от имени организации у нотариуса)․
• Копии заверенных документов (по желанию/политике компании) — для внутреннего контроля․

Важно! Нотариусы, являющиеся ИП, применяют ККТ и выдают чек․ Государственные нотариусы (в регионах, где они сохранены) могут выдавать квитанции установленного образца (БСО)․ В любом случае документ должен быть фискальным или строгой отчетностью․

Заполнение формы АО-1 (по Приказу Минфина № 236н)

Поле / Раздел	Что указывать
Шапка	Название организации, дата составления, номер отчета (сквозная нумерация за год)․
Подотчетное лицо	ФИО полностью, табельный номер, должность, структурное подразделение․
Основание	Номер и дата распоряжения/заявления на получение аванса․
Сумма полученная под отчет	Прописью и цифрами․ Валюта (рубли);
Табличная часть (Расходы)	Колонка «Документ-основание»: № счета, № акта, № чека/квитанции, дата․ Колонка «Содержание расхода»: «Оплата нотариальных услуг по заверению копий уставных документов», «Оплата эскроу-счета по сделке купли-продажи» и т․д․ Колонка «Сумма»: Сумма по каждому документу․
Сумма всех строк табличной части․
Подписи	Подотчетного лица (расшифровка), бухгалтера (проверил), руководителя (утвердил)․

Бухгалтерские проводки (Справочник)

• Дт 71, Кт 50 / 51 — выдан аванс сотруднику (наличные/безнал)․
• Дт 60 / 76․АВ — Кт 51 — оплата услуг нотариуса напрямую с расчетного счета организации (если платит бухгалтерия, а не сотрудник)․
• Дт 91․2 / 44 / 20 / 26, Кт 71 — списание фактических расходов на услуги нотариуса (в зависимости от назначения: уставной капитал, судебные издержки, управленческие расходы и т․д․)․
• Дт 71 — Кт 50 / 51 — возврат неиспользованного аванса в кассу/банк․
• Дт 71 — Кт 70 — удержание перерасхода из зарплаты (если сотрудник не сдал остаток)․

Нюансы учета НДС

Услуги нотариусов (частных и государственных) облагаются НДС (статья 146 НК РФ — не относятся к освобожденным)․ В Акте нотариус выделяет НДС (20/120 или 10/110)․ Организация-плательщик имеет право принять НДС к вычету (Дт 19 — Кт 60/76), если:

• Услуги используются для деятельности, дающей право на вычет․
• Есть правильно оформленный Акт/Счет-фактура (УПД) с выделением налога․
• Операция учтена в Книге покупок․

Контакты для обращений

По вопросам оформления авансовых отчетов, бухгалтерского учета и налогового консультирования рекомендуется обращаться в следующие инстанции:

Официальный сайт

• Федеральная налоговая служба (ФНС России): nalog․gov․ru, раздел «Налоги и сборы», «Бухгалтерский учет», сервис «Личный кабинет налогоплательщика»․
• Министерство финансов РФ: minfin․gov․ru, нормативные акты, разъяснения по учету (АО-1, ПБУ)․
• Федеральная нотариальная палата (ФНП): notariat․ru, реестр нотариусов, тарифы, образцы документов (акты, счета)․

Горячая линия / Телефоны доверия

• Единый контакт-центр ФНС России: ###-###-#### (бесплатно по РФ, ежедневно 8:00–22:00 Мск) — вопросы налогового учета, вычетов, заполнения деклараций․
• Горячая линия ФНП: ###-###-#### — вопросы нотариального тарифа, поиск нотариуса, жалобы на действия нотариуса․
• Телефон справочной службы Минфина: см․ раздел «Контакты» на minfin․gov․ru (обычно это справочные телефоны приемной)․

Номера телефонов (справочно)

Примечание: Ниже приведены общие федеральные номера․ Для конкретного нотариальных контор․

• ФНС России (Москва, справки): +7 (495) -87-65-43
• Федеральная нотариальная палата (Москва): +7 (495) -92-34-34
• Территориальные управления ФНС: номера указаны на сайте nalog․gov․ru в разделе «Контакты» по вашему региону․

Электронный адрес (E-mail)

• ФНС России (центральный аппарат): info@nalog․gov․ru (для официальных обращений лучше использовать форму на сайте или ЛК)․
• Федеральная нотариальная палата: info@notariat․ru
• Территориальные нотариальные палаты: контакты (e-mail, сайт) доступны на карте на сайте notariat․ru․

Личный кабинет

Для автоматизации взаимодействия с госорганами и контроля расчетов рекомендуется использовать:

• Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ/ЮЛ/ИП): lkfl2․nalog․ru / lkul․nalog․ru, просмотр задолженностей, отправка отчетности, получение выписок ЕГРЮЛ/ЕГРИП, работа с ЭДО․
• Личный кабинет на портале Госуслуг (ЕСИА): gosuslugi․ru — запись к нотариусу (в некоторых регионах), получение справок, оплата госпошлины․
• Электронный документооборот (ЭДО) с нотариусами: многие нотариальные конторы работают через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур․Экстерн) — акты и счета приходят в ваш ЛК оператора․

Личный прием и График приема

Если требуется консультация у инспектора ФНС или сотрудника нотариальной палаты очно:

Инспекции ФНС (Межрайонные инспекции — МИФНС)

• График приема граждан: Обычно вторник и четверг (время уточняется на сайте конкретной инспекции)․
• Запись на прием: Через ЛК ФЛ/ЮЛ на сайте ФНС («Запись на прием к инспектору»), терминал в холле инспекции или по телефону контакт-центра ###-###-####․
• Что взять: Паспорт, ИНН, документы по спору (авансовый отчет, акты нотариуса, кассовые ордера);

Нотариальные конторы / Палаты

• График приема нотариуса: Устанавливается каждым нотариусом индивидуально (часто Пн-Пт 9:00–18:00, перерыв 13:00–14:00; суббота — по записи)․
• Запись: По телефону конторы, на сайте ФНП (раздел «Поиск нотариуса» -> карточка нотариуса -> «Записаться на прием»), через Госуслуги;
• Прием в Нотариальной палате (приемная): Обычно будни 10:00–16:00 (для подачи жалоб, запросов в архив)․

Отделы (Структура взаимодействия)

Внутри организации оформление авансового отчета за услуги нотариуса затрагивает следующие подразделения:

• Бухгалтерия (Отдел учета расчетов с персоналом / Главный бухгалтер): Проверка АО-1, учет НДС, проводки, контроль сроков сдачи․
• Касса / Финансовый отдел: Выдача аванса (РКО), прием остатков (ПКО), безналичные переводы нотариусу․
• Юридический отдел / Секретарь: Инициатор поручения (подготовка документов для нотариуса, доверенностей), контроль соответствия оказанных услуг заданию․
• Архив / Делопроизводство: Хранение оригиналов заверенных нотариусом документов, копий актов и счетов․

Руководство (Ключевые роли)

Роль	Функции по авансовому отчету
Руководитель организации (Директор / ИП)	Утверждает отчет (подпись «Утверждаю» на АО-1), подписывает распоряжение на выдачу аванса, несет ответственность за правильность учета (ст․ 7 ФЗ-402)․
Главный бухгалтер	Организует учет, проверяет АО-1 до подписи директора, подписывает «Проверил», отвечает за своевременную сдачу отчетности и уплату налогов․
Начальник кассы / Кассир	Выдает/принимает наличные, оформляет РКО/ПКО, контролирует сроки сдачи отчетов кассирами (если делегировано)․
Подотчетное лицо (Сотрудник)	Получает деньги, оплачивает услуги, собирает пакет документов (Счет, Чек, Акт), заполняет АО-1, сдает в бухгалтерию в срок (3 дня)․
Нотариус	Оказывает услугу, выставляет Счет, выдает Акт и Квитанцию/Чек (БСО) с печатью и подписью․

Отзывы и типичные ошибки (Практика)

Ниже обобщена практика бухгалтеров и аудиторов по частым проблемам при сдаче авансовых отчетов на нотариальные услуги:

Типичные ошибки (Отрицательный опыт)

• Отсутствие Акта оказанных услуг: Прикладывают только чек/квитанцию․ Риск: Налоговая не признает расходы по налогу на прибыль (п․ 1 ст․ 252 НК РФ — документ не подтверждает хозяйственную операцию)․
• В чеке/квитанции не указана суть услуги: Написана просто «Услуги» или «Оплата»․ Решение: Требовать от нотариуса указание в чеке/акте: «Заверение копии Устава», «Сверка подписи директора по договору №․․․»․
• Просрочка сдачи отчета (> 3 дней): Сотрудник сдает отчет через месяц․ Последствие: Нарушение кассовой дисциплины, риск штрафов по ст․ 15․1 КоАП РФ (для должностных лиц 1000–5000 руб․), невозможность списать расходы в правильный налоговый период․
• Оплата с личной карты сотрудника без оформления аванса: Сотрудник платит за счет компании со своей карты, потом просит вернуть․ Риск: Признается доходом сотрудника (НДФЛ, страховые взносы), расходы компании не подтверждены кассовым ордером․
• Неверный НДС в Акте: Нотариус применил ставку 0% или «без НДС»․ Факт: Услуги нотариусов облагаются НДС 20% (кроме отдельных действий по имущественным правам физлиц, но для юрлиц — почти всегда 20%)․ Вычет не примут․

Положительный опыт / Лучшие практики

• Чек-лист для подотчетника: Выдача сотруднику памятки: «Что получить у нотариуса: 1․ Счет (до оплаты)․ 2․ Акт (после)․ 3․ Чек/Квитанция (фискальный)․ 4․ Заверенные копии»․
• Предварительное сканирование: Сотрудник сразу фото/скан документов шлет бухгалтеру в мессенджер/ЭДО для предварительной проверки до прихода в офис․
• Использование корпоративных карт: Оплата нотариуса напрямую с расчетного счета компании (Дт 60 — Кт 51) исключает риски кассовых пробелов и авансовых отчетов полностью․
• Проверка нотариуса в реестре ФНП: Перед оплатой убедиться, что нотариус действует (сайт notariat․ru -> Реестр), чтобы избежать мошенничества․

---

Дата актуализации информации: 29 июня 2026 г․

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер․ Нормативная база (НК РФ, Приказы Минфина, Постановления ЦБ) может меняться․ Для принятия решений по конкретным бизнес-ситуациям обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу․

При подготовке материала использовались: Постановление ЦБ 3210-У, Приказ Минфина 236н, НК РФ (ст․ 252, 146, 154, 171, 172), ФЗ-402, информация с официальных сайтов nalog․gov․ru и notariat․ru․