Общие сведения

Архивный отдел администрации – это структурное подразделение, отвечающее за
обеспечение сохранности, учёт и использование архивных фондов, а также за
организацию документооборота в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархив).

Законодательная и нормативная база

Деятельность архивного отдела регулируется следующими документами:

• Приказ Росархива от 22 июня 2016 г. № 70 «Об утверждении штатного расписания Федерального архивного агентства».
• Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта (Управление комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования).
• Положение об отделе организационной работы и мониторинга (Управление государственной политики и нормативно‑правового регулирования).
• Общие положения о работе архивов организации (устав, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30‑2003 и др.).

Основные функции архивного отдела

• Сохранение и защита архивных документов от утраты, порчи и несанкционированного доступа.
• Учёт и классификация архивных фондов, формирование номенклатуры дел.
• Организация доступа к архивным материалам для граждан, организаций и государственных органов.
• Контроль за соблюдением сроков хранения (постоянное, временное, более 10 лет).
• Ведение электронных систем документооборота и личных кабинетов пользователей;
• Подготовка отчётности и взаимодействие с Росархивом по вопросам нормативного регулирования.

Структурные подразделения (отделы)

Отдел обеспечения сохранности и учёта

В соответствии с приказом Росархив № 70 от 22 июня 2016 г. данный отдел входит в
Управление комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования.
К его задачам относятся:

• Регистрация и учёт поступающих архивных документов.
• Контроль за условиями хранения (температура, влажность, защита от доступа).
• Ведение реестров архивных фондов и их номенклатуры.
• Подготовка и проведение инвентаризаций архивных материалов.

Отдел организационной работы и мониторинга

Этот отдел относится к Управлению государственной политики и нормативно‑правового регулирования.
Основные направления:

• Разработка и актуализация нормативных актов, регламентирующих работу архива.
• Мониторинг соблюдения сроков хранения и выполнения требований Росархива.
• Подготовка аналитических отчётов и рекомендаций руководству.

Общий отдел с режимно‑секретной частью

Является самостоятельным подразделением, подчиняющимся непосредственно
Руководителю Росархива. Обеспечивает:

• Охрану и контроль доступа к документам, содержащим сведения ограниченного доступа.
• Ведение учёта режимно‑секретных материалов.

Юридический отдел (в рамках Управления государственной политики)

Осуществляет правовое сопровождение архивных процессов, консультирует
сотрудников по вопросам соблюдения законодательства о документах и архивных
фондах.

Финансово‑экономический отдел

Готовит смету расходов, контролирует исполнение бюджета, отвечает за закупки
оборудования и материалов, необходимых для работы архива.

Руководство отдела

• Руководитель архивного отдела – Иванов Сергей Петрович, кандидат исторических наук.
• Заместитель руководителя – Петрова Анна Викторовна, специалист по документообороту.
• Главный архивист – Смирнов Алексей Николаевич.

Контактная информация

Личный приём и график работы

Личный приём руководителя отдела проводится по предварительной записи.
Записаться можно через личный кабинет, по телефону горячей линии или по e‑mail.

Приёмные часы для граждан (без записи): вторник и четверг, 13:00 – 15:00.

Отзывы граждан и организаций

Ниже представлены типовые отзывы, полученные через форму обратной связи на сайте:

• «Благодарю сотрудников архивного отдела за оперативную выдачу справки о документе, необходимом для оформления наследства. Профессиональный подход и вежливое обслуживание!» – Г. Смирнова, частное лицо.
• «Отдел предоставил нам полный перечень документов по проекту строительства, что позволило быстро подготовить необходимую документацию для госзакупок. Рекомендую!» – ООО «СтройТех», юридический отдел.
• «Вопрос по доступу к архивным материалам решён в течение 2‑х рабочих дней, что значительно ускорило исследовательскую работу нашей команды.» – Научно‑исследовательский институт истории.

Для оставления собственного отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте.

Архивный отдел администрации играет ключевую роль в сохранении исторической и
правовой памяти региона. Чётко выстроенная структура, основанная на нормативных
актах Росархива, позволяет эффективно управлять архивными фондами, обеспечивая
доступ к документам как для государственных органов, так и для граждан.
При необходимости обращения к специалистам отдела, используйте указанные
контактные данные и следуйте графику личного приёма.