Управление регистрации и архивных фондов играет ключевую роль в обеспечении документооборота, сохранности исторического наследия и правовой фиксации важных общественных и государственных процессов. Руководитель этого структурного подразделения — начальник управления регистрации и архивных фондов — несет персональную ответственность за организацию работы архива, ведение номенклатуры дел, регистрацию входящей и исходящей документации, а также за обеспечение доступа граждан и организаций к архивным сведениям.

В данной статье представлен максимально подробный справочник: от контактных данных и графика приема до структуры отделов и отзывов посетителей.

Описание должности и полномочия

Начальник управления осуществляет общее руководство, координирует работу подчиненных отделов, планирует стратегию развития архивного дела и внедряет цифровые технологии в процессы регистрации. В его компетенцию входит:

• Организация и контроль работы по регистрации нормативных актов, договоров и обращений граждан.
• Обеспечение сохранности архивных фондов (бумажных и электронных).
• Утверждение номенклатуры дел учреждения.
• Взаимодействие с федеральными и региональными архивными службами.
• Рассмотрение сложных и спорных ситуаций, связанных с выдачей архивных справок.

Контакты для обращений

Для связи с управлением и непосредственным руководителем следующие каналы коммуникации:

Официальный сайт

Вся актуальная информация, регламенты предоставления услуг и электронные формы документов размещены на официальном портале:

Сайт: www.archive-reg-gov.ru (условный пример)

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов, связанных с поиском архивных документов, выдачей справок и подтверждением стажа, работает бесплатная горячая линия:

8-800-XXX-XX-XX (круглосуточно, по всей территории страны)

Номера телефонов

• Приемная начальника управления: +7 (495) XXX-XX-01
• Канцелярия (регистрация обращений): +7 (495) XXX-XX-02
• Справочная по архивным запросам: +7 (495) XXX-XX-03

Электронный адрес

Для направления официальных запросов, скан-копий документов и корреспонденции используйте следующие email-адреса:

• Общая электронная почта управления: info@archive-reg-gov.ru
• Личная электронная почта начальника управления: head@archive-reg-gov.ru (для приоритетных и конфиденциальных обращений)

Личный кабинет

Для удобства заявителей и минимизации бумажного документооборота функционирует электронный Личный кабинет на официальном сайте. Доступ к нему осуществляется после простой процедуры регистрации (через портал Госуслуг или по СНИЛС).

Возможности Личного кабинета:

1. Подача заявок на получение архивных справок, выписок и копий.
2. Отслеживание статуса рассмотрения обращения в режиме реального времени.
3. Получение официальных ответов в электронном виде, подписанных ЭЦП.
4. Запись на личный прием к руководству.

Личный прием и график приема

Начальник управления регистрации и архивных фондов ведет личный прием граждан и представителей юридических лиц для решения неурегулированных и сложных вопросов.

График личного приема начальника управления

• Вторник: с 10:00 до 13:00 (прием физических лиц)
• Четверг: с 14:00 до 17:00 (прием представителей юридических лиц и общественных организаций)

Важно: Прием осуществляется строго по предварительной записи через Личный кабинет или по телефону канцелярии. При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность, и документы, относящиеся к сути обращения.

Общий график работы Управления

• Понедельник ─ Четверг: 09:00 – 18:00
• Пятница: 09:00 – 16:45
• Перерыв: 13:00 – 13:45
• Суббота, Воскресенье: Выходной

Отделы (структура Управления)

Для эффективной работы Управление разделено на несколько профильных отделов, каждый из которых курирует свое направление:

1. Отдел первичной регистрации и документооборота — отвечает за прием, первичную обработку и регистрацию входящей/исходящей корреспонденции.
2. Отдел комплектования архивного фонда — осуществляет экспертизу ценности документов, прием дел от организаций и физических лиц в государственный архив.
3. Отдел хранения и учета, обеспечивает физическую и цифровую сохранность архивных дел, ведет учетные базы данных.
4. Отдел информационных технологий и электронного архива — разработка и поддержка Личного кабинета, оцифровка фондов, поддержание работоспособности серверов.
5. Отдел информационного обслуживания — обработка запросов граждан, подготовка архивных справок, выписок и тематических подборок.

Руководство

Стратегическое и оперативное управление осуществляется следующим составом руководителей:

• Начальник управления регистрации и архивных фондов — Иванов Алексей Петрович (курирует работу управления в целом, взаимодействует с вышестоящими инстанциями).
• Заместитель начальника управления по архивной работе — Смирнова Елена Викторовна (курирует отделы хранения, комплектования и информационного обслуживания).
• Заместитель начальника управления по регистрации и цифровизации — Кузнецов Дмитрий Сергеевич (курирует отдел документооборота и ИТ-отдел).

Отзывы

Обратная связь от граждан и организаций является важным показателем качества работы Управления. Вот некоторые типичные отзывы, оставленные посетителями в Личном кабинете и на независимых площадках:

• Марина К.: «Оставляла запрос на подтверждение стажа работы через Личный кабинет. Справку подготовили за 5 рабочих дней вместо положенных 10. Очень удобный сервис, не пришлось никуда ездить!»
• ООО «ПромСтрой»: «Хотим отметить профессионализм отдела комплектования. Экспертизу ценности наших документов провели быстро, дали исчерпывающие консультации по оформлению дел к сдаче в архив.»
• Алексей В.: «Приходил на личный прием к начальнику по затянувшемуся вопросу регистрации старых документов. Алексей Петрович лично взял ситуацию на контроль, проблема была решена в кратчайшие сроки. Спасибо за внимание!»
• Ирина П.: «Были небольшие технические сбои в Личном кабинете при загрузке сканов, но после обращения на горячую линию проблему устранили за полчаса.»

Начальник управления и весь коллектив уделяют огромное внимание качеству обслуживания. В случае возникновения претензий или предложений по улучшению работы, каждый гражданин может оставить отзыв через форму обратной связи на официальном сайте или напрямую в Личном кабинете.