Данная статья представляет собой подробный справочник по вопросам подготовки, оформления и получения характеристик на сотрудников администрации города (муниципальных служащих). Здесь собраны нормативные основы, структура документа, виды характеристик, образцы заполнения, а также контактная информация структурных подразделений, занимающихся кадровым обеспечением.

Описание: что такое характеристика муниципального служащего

Характеристика муниципального служащего — это официальный документ, выдаваемый администрацией города (работодателем), в котором содержатся сведения о трудовой деятельности, профессиональных качествах, достижениях, дисциплинарной ответственности и личных делових качествах сотрудника.

Основные виды характеристик:

• Внутренняя (производственная) — используется для аттестации, присвоения квалификационных разрядов, категорий, внутриведомственного поощрения, перевода на другую должность.
• Внешняя — направляется в сторонние организации: вышестоящие органы власти (для награждения грамотами, медалями), суды, банки (при получении кредитов), военкоматы, органы опеки и попечительства, новые работодатели.
• Для награждения — специальный вид внешней характеристики, составляемый по строгому образцу для представления к присвоению почетных званий, медалей, орденам или выдаче почетных грамот Министерства/Губернатора/Главы города.
• Для аттестации — включает подробный анализ компетенций, результатов работы за аттестационный период, выводы аттестационной комиссии.

Правовая основа:

1. Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (применяется по аналогии/прямо для госслужащих, для мунслужащих — аналогичные региональные законы).
2. Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ст. 36, 46).
3. Закон города/района «О муниципальной службе в [Название города]».
4. Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1 — справки и характеристики).
5. Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении рекомендаций по составлению характеристики на работника».
6. Локальные нормативные акты администрации: Положение о кадровой службе, Положение о порядке поощрений, Положение об аттестации.

Ключевой принцип: характеристика должна быть объективной, достоверной, составленной на официальном бланке администрации, подписанная уполномоченным лицом (Главой администрации, Замглавой по кадрам или Начальником отдела кадров) и заверена печатью (при наличии) или ЭП.

Контакты для обращений по вопросам кадрового обеспечения

Для получения характеристики, уточнения образца или согласования текста необходимо обращаться в Отдел (Управление) кадрового обеспечения / Департамент организационно-кадровой работы администрации города.

Адрес места нахождения (юридический адрес администрации):

[Название города], [Название площади/проспекта/улицы], д. [Номер дома]
Индекс: [Почтовый индекс]

Официальный сайт:

www.[gorod].ru (разделы: «Структура администрации» → «Департамент организационно-кадровой работы» / «Отдел кадров» → «Документы» / «Образцы справок и характеристик»)

Горячая линия / Единый справочно-информационный телефон:

• 8-800-XXX-XX-XX (федеральная/региональная горячая линия по вопросам гос/мунслужбы)
• +7 (XXX) XXX-XX-XX (диспетчерская/справочное бюро администрации города)

Номера телефонов Отдела кадров (Кадровики):

Электронный адрес (E-mail):

• Общий приемная администрации: priemnaya@[gorod].ru
• Отдел кадров (для запросов характеристик): kadry@[gorod].ru
• Электронный документооборот (СЭД/ЭДО): через систему ГИС «Электронное правительство» или региональную СЭД (например, «Контур.Экстерн», «СБИС», региональные порталы).

Личный кабинет муниципального служащего

Для автоматизации получения справок и характеристик во многих регионах внедрены личные кабинеты служащих на порталах государственных/муниципальных услуг.

Возможности личного кабинета:

• Формирование и скачивание справки 2-НДФЛ, справки о доходах (для банков).
• Подача заявления на выдачу характеристики (внутренней или внешней) с выбором адресата.
• Отслеживание статуса рассмотрения заявления (На рассмотрении → Подписание → Готово к выдаче).
• Получение готового документа в виде электронной копии с ЭЦП (квалифицированной электронной подписью).
• Просмотр личной карточки служащего, истории назначений, наград, результатов аттестаций.

Доступ: https://lk.[region].ru (авторизация через ЕСИА / Госуслуги / региональную ЭСИА).

Личный прием граждан и служащих руководством администрации

Вопросы, связанные с кадрами, конфликтами, неправомерным отказом в выдаче характеристики или особенностями оформления документов для награждения, могут решаться на личном приеме.

График приема граждан Главой города (Главы администрации) и Заместителями:

Глава города / Глава администрации:

День: [День недели, например: Вторник]

Предварительная запись: Обязательна через портал Госуслуг, по телефону приемной или в личном кабинете.

Заместитель Главы администрации по организационно-кадровым вопросам:

День: [День недели, например: Четверг]

Предварительная запись: Рекомендуется.

Начальник Отдела кадров / Департамента кадровой политики:

Дни: Понедельник, Среда

Прием без предварительной записи по вопросам выдачи справок/характеристик (очередь по талонам).

Адрес приемной: Каб. № [Номер], [Адрес администрации].
Телефон для записи на прием: +7 (XXX) XXX-XX-XX.

Структура администрации: Отделы, занимающиеся персоналом

Работа с персоналом (подбор, адаптация, аттестация, поощрение, составление характеристик) распределяется между следующими структурными подразделениями:

1. Департамент (Управление) организационно-кадровой работы / Отдел кадров — главное структурное подразделение.
   • Сектор (группа) кадрового делопроизводства: ведение личных дел, формирование характеристик, справок, трудовых книжек (электронных), архивирование.
   • Сектор подбора и адаптации персонала: конкурсы на вакантные должности, стажировки, испытательные сроки.
   • Сектор аттестации, обучения и поощрений: организация аттестационных комиссий, подготовка пакетов документов для награждения (в т.ч. характеристик), взаимодействие с учебными центрами.
   • Сектор оплаты труда и социальных гарантий: расчет зарплаты, выплат, компенсаций (данные используются в характеристиках).
2. Юридический департамент / Управление правовым обеспечением — правовая экспертиза проектов характеристик для судов, вышестоящих инстанций, проверка соответствия законодательству.
3. Секретариат / Канцелярия администрации — регистрация исходящих характеристик (присвоение регистрационного номера, даты), отправка почтой/ЭДО, контроль сроков исполнения.
4. Служба государственной (муниципальной) службы и кадров (при Главе города), координация кадровой политики, согласование характеристик на руководящий состав (заместителей главы, начальников управлений).

Руководство администрации (уполномоченные лица для подписи характеристик)

Согласно Положению об администрации и распоряжению о распределении полномочий, характеристики подписывают:

Примечание: Точный перечень уполномоченных лиц фиксируется в локальном акте «Об утверждении образцов подписей и распределении полномочий по подписанию документов».

Порядок составления и оформления характеристики (Пошаговая инструкция)

Этап 1. Инициация

• Служащий пишет заявление (или руководитель подразделения пишет служебную записку) с указанием цели (награждение, банк, суд, новый работодатель, аттестация).
• Указываются реквизиты адресата (полное наименование организации, адрес, ФИО руководителя, кому адресовано).

Этап 2. Сбор информации (Кадровик / Непосредственный руководитель)

Заполняются следующие блоки данных (согласно ст. 62 ТК РФ и рекомендациям Минтруда):

1. Шапка: На бланке администрации (герб города/региона, наименование органа). Название документа: «ХАРАКТЕРИСТИКА» (по центру).
2. Паспортные/Служебные данные: ФИО полностью, дата рождения, должность (точно по штатному расписанию), стаж работы на данной должности и общий стаж муниципальной службы, классный чин (присвоен, номер приказа, дата).
3. Образование: ВУЗ, год окончания, специальность, квалификация; наличие ученой степени/звания; прохождение обучения по программам повышения квалификации (последние 3-5 лет).
4. Трудовой путь (в данной администрации): Хронология назначений (приказы, даты).
5. Должностные обязанности (кратко): Основные функции по должностной инструкции.
6. Оценка профессиональных качеств:
   • Знание нормативной базы (ФЗ, законы региона, указы Президента, распоряжения Правительства, локальные акты).
   • Умение организовывать работу подчиненных (для руководителей).
   • Качество подготовки нормативных правовых актов, отчетов, аналитических справок.
   • Инициативность, внедрение новых методов работы (цифровизация, «Безбумажка»).
   • Результативность: выполнение KPI, показателей эффективности деятельности администрации.
7. Оценка личностно-делових качеств: Коммуникабельность, стрессоустойчивость, этичность, дисциплинированность, умение работать в команде, корректность в общении с гражданами и коллегами.
8. Поощрения и взыскания за период работы:
   • Поощрения: благодарности, почетные грамоты (Главы, Губернатора, Минрегиона), ценные подарки, денежные премии, присвоение классных чинов, почетных званий.
   • Взыскания: замечание, выговор (если не сняты/не погашены — обязательно указывать; если погашены — писать «Взысканий нет»).
9. Заключительная фраза: «Характеристика выдана для предоставления в [Куда]…» или «Характеристика представлена для награждения [Наградой]…».
10. Подписи: Должность, подпись, расшифровка подписи, дата. Печать (если предусмотрена уставом/положением).

Этап 3. Согласование и подписание

1. Проект характеристики готовит кадровик/секретарь подразделения.
2. Согласуется с непосредственным руководителем (начальником управления/отдела).
3. Проходит правовую экспертизу (юридический департамент), для внешних документов/награждений.
4. Подписывает уполномоченное лицо (см. раздел «Руководство»).
5. Регистрируется в журнале учета исходящих документов / СЭД (присваивается исходящий номер).

Этап 4. Выдача / Направление

• Вручается под роспись в журнале выдачи (для внутренних/личных нужд).
• Направляется почтой (ценным письмом с вложением) или через ЭДО/СМЭВ (для внешних адресатов).
• В личном кабинете служащего — доступ к электронной копии с ЭЦП.

Образец структуры характеристики для награждения (Шаблон)

ГЕРБ ГОРОДА [НАЗВАНИЕ ГОРОДА]
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА [НАЗВАНИЕ ГОРОДА]
[НАЗВАНИЕ ОБЛАСТИ/КРАЯ]

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации города
[Название города]
____________ / [Фамилия И.О.] /
«___» _____________ 202_ г.

Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А
на муниципального служащего
[Фамилия Имя Отчество полностью]
для награждения [Наименование награды: Почетной грамотой Главы города / Медалью «За заслуги перед городом» / иным]
Общие сведения:
[Фамилия И.О.], [Дата рождения] г.р. Работает в Администрации города [Название] с [Дата приема] г;
Должность: [Точное название по штатному расписанию] (приказ № ___ от ___).
Классный чин: [Название чина] (приказ № ___ от ___).
Общий стаж муниципальной службы: [Год] лет [Мес] мес.
Стаж на текущей должности: [Год] лет [Мес] мес.

Образование:
[Год] г., [Название ВУЗа], специальность «[Название]», квалификация «[Квалификация]».
[Год] г. — Повышение квалификации: [Название учебного заведения], программа «[Название]», [Часы] ч.

Трудовая деятельность (основные этапы в администрации):
[Год-Год] — [Должность], [Название подразделения].
[Год-Год] — [Должность], [Название подразделения].

Должностные обязанности (по должностной инструкции, утвержденной приказом № ___ от ___):
— Обеспечение реализации полномочий администрации по вопросам [Сфера деятельности]...
— Организация работы по подготовке проектов нормативных правовых актов...
— Контроль за исполнением поручений Главы города...
— Взаимодействие с органами власти, общественными организациями, СМИ...

Оценка профессиональной деятельности:
За период работы на должности [Должность] [Фамилия И.О.] проявил(а) себя как компетентный, инициативный и ответственный специалист (руководитель).
Глубоко знает законодательство в сфере [Сфера]. Качественно и своевременно готовит аналитические материалы, доклады, проекты постановлений/распоряжений.
[Конкретные достижения за последние 3 года]:
— Разработано и внедрено [Название проекта/программы], позволившее [Результат: сэкономить средства, повысить охват услуг, сократить сроки].
— Обеспечено исполнение 100% поручений Главы города в установленные сроки.
— Подготовлено более [Число] нормативных правовых актов, регулирующих вопросы [Сфера].
— Активное участие в работе межведомственных комиссий/рабочих групп по вопросам [Тема].
Своевременно, качественно и в требуемом объеме выполняет работу по комплектованию предприятия персоналом необходимой численности и квалификации (если относится к кадрам/руководителю).
Обладает навыками системного анализа, стратегического планирования, управленческого принятия решений.

Оценка личностно-деловые качества:
Высокая обучаемость, аналитический ум, умение работать с большими объемами информации.
Коммуникабелен(на), конструктивен(на) в дискуссиях, уважает коллег и подчиненных.
Строго соблюдает служебную дисциплину, кодекс этики муниципального служащего.
Стрессоустойчив(а), способен(на) эффективно работать в условиях многозадачности и сжатых сроков.
Недопустил(а) нарушений антикоррупционного законодательства, декларирование доходсов и имущества проходило своевременно и достоверно.

Поощрения (за последние 3-5 лет):
— Почетная грамота Главы администрации города [Название] (приказ № ___ от ___) — за отличия в службе.
— Благодарность Губернатора [Области/Края] (приказ № ___ от ___) — за активное участие в подготовке [Мероприятие].
— Денежное поощрение по итогам ежегодной оценки эффективности деятельности (приказ № ___ от ___).
— Присвоен классный чин «[Название]» (приказ № ___ от ___);
Взысканий за весь период службы не имело (имеет погашенное взыскание: [вид] приказ № ___ от ___).

[Фамилия И.О.] является достойным кандидатом на награждение [Наименование награды] за высокий профессионализм, добросовестное исполнение служебных обязанностей и значительный личный вклад в развитие муниципального управления городом [Название].

Начальник Отдела кадровой работы
Администрации города [Название]
____________ / [Фамилия И.О.] /
«___» _____________ 202_ г. М.П. (при наличии)

Отзывы и частые проблемы (Best Practices)

Анализ практики обращений служащих и адресатов (банков, судов, вышестоящих органов) выявляет типичные ошибки и рекомендации:

Частые ошибки (на что жалуются адресаты):

• Устаревшие данные: указана старая должность, отсутствует последний классный чин, не указаны последние курсы повышения квалификации.
• Шаблонность («водя»): фразы «хорошо знает законы», «дисциплинирован» без конкретных фактов/цифр/проектов. Для награждений это критично — комиссии ищут конкретные достижения.
• Отсутствие реквизитов адресата: характеристика адресована «Кому угодно», банк или суд возвращают/не принимают.
• Несоответствие штатному расписанию: должность в характеристике написана разговорно («начальник отдела»), а в штатном, «ведущий специалист-эксперт».
• Проблемы с взысканиями: не указано погашенное взыскание (пишут «взысканий нет»), что считается недостоверными сведениями.
• Сроки действия: банки часто требуют характеристику не старше 30 дней (или 14 дней для кредитов). Администрация должна выдавать оперативно.

Позитивные отзывы / Что работает хорошо:

• Электронный документооборот (СЭД/Госуслуги): возможность получить характеристику с ЭЦП за 1-2 дня без визита в кабинет кадровика.
• Единый реестр образцов: наличие на интранет-портале/сайте утвержденных образцов для разных целей (банк, суд, награда, аттестация) сокращает ошибки до минимума.
• Проактивная работа кадровиков: напоминание руководителям о необходимости подготовки характеристик к плановым награждениям (День города, День работника местного самоуправления, юбилеи).
• Работа с «золотым фондом»: ведение базы данных ключевых достижений сотрудников для быстрой сборки текста характеристики.

Рекомендации по улучшению процесса:

1. Внедрить автоматизированную генерацию характеристик из СЭД/Кадровой ИС (1С:ЗУП, Региональные ИС) по шаблонам с подтягиванием актуальных данных (должность, стаж, приказы, обучение).
2. Утвердить методические рекомендации для непосредственных руководителей по наполнению оценочных блоков (чеклист: «Какие 3 главных достижения за год?»).
3. Ввести стандартный срок выдачи во внутреннем регламенте: не более 3 рабочих дней со дня заявления (1 день — для срочных случаев).
4. Обеспечить двухфакторную проверку достоверности: кадровик (формальность) + юрисконсульт (правовые риски) + руководитель (фактура).

---

Резюме

Характеристика персонала администрации города — это не просто формальность, а инструмент управления человеческим капиталом, подтверждающий статус муниципального служащего перед внешним миром (банки, суды, вышестоящая власть) и фиксирующий его вклад в развитие города. Качественное оформление требует:

• Строгого соблюдения законодательства (ФЗ-79, ФЗ-131, ТК РФ, региональные законы).
• Использования утвержденных бланков и образцов.
• Оперативного взаимодействия кадровой службы, юридического департамента и непосредственных руководителей.
• Перехода на бесписьменный обмен (ЭДО, СМЭВ, Личный кабинет служащего) для сокращения сроков выдачи.

Для получения актуальных контактов, образцов бланков и записи на прием обращайтесь на официальный сайт администрации вашего города или используйте контакты, указанные в разделе «Контакты для обращений» данной статьи (с замены плейсхолдеров на реальные данные вашего муниципалитета).

---

Статья подготовлена на основе общедоступных нормативных актов РФ, типовых регламентов администраций городов и рекомендаций Минтруда России. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к специалистам Отдела кадров вашей администрации или к юристу.