Скан нотариально заверенного заявления – это электронная копия оригинального документа, подтверждённого нотариусом, которая может быть использована в государственных и частных сервисах, где требуется подача документов в электронном виде. В статье мы расскажем, почему скан нужен, какие требования к нему предъявляются, как правильно выполнить сканирование и куда отправлять готовый файл.

Содержание

1. Что такое нотариально заверенное заявление
2. Зачем нужен скан нотариального заявления
3. Законодательные требования к скану
4. Пошаговый процесс сканирования
5. Технические параметры файлов
6. Безопасность и защита персональных данных
7. Как отправить скан в нужный орган
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы
10. Контакты для обращений

Что такое нотариально заверенное заявление

Нотариальное заверение – это официальное подтверждение подлинности подписи, содержания и формы документа нотариусом. После заверения документ получает юридическую силу, и его копии (в т.ч. сканы) могут использоваться в качестве доказательства в суде и при взаимодействии с государственными органами.

Зачем нужен скан нотариального заявления

• Участие в электронных государственных сервисах (Госуслуги, ЕПГУ, портал «Мой бизнес»).
• Отправка документов в банки, страховые компании и другие организации без личного визита.
• Хранение в личном кабинете для быстрого доступа и повторного использования.
• Упрощение процесса подачи заявлений в суды и арбитражные органы.

Законодательные требования к скану

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Постановлению Правительства РФ от № 2215, скан нотариального заявления должен соответствовать следующим требованиям:

1. Документ должен быть полностью виден – без обрезки, без теней.
2. Разрешение скана – не менее 300 dpi (для текстовых документов) или 600 dpi (для документов с мелким шрифтом).
3. Формат файла – PDF/A-1b (долговременный архивный формат) либо PDF с включённой защитой от изменения.
4. Размер файла не более 10 МБ (в некоторых системах допускается до 20 МБ).
5. Подпись нотариуса должна быть видна на скане в оригинальном виде (не в виде копии подписи).
6. Скан должен быть подписан электронной подписью (ЭЦП) отправителя, если того требует получающая сторона.

Пошаговый процесс сканирования

Следуйте этим шагам, чтобы получить качественный скан, отвечающий всем требованиям.

1. Подготовьте оригинал – убедитесь, что документ чистый, без пятен и складок.
2. Выберите оборудование – предпочтительно использовать настольный сканер с оптическим разрешением не менее 300 dpi.
3. Настройте параметры сканера:
   • Разрешение – 300–600 dpi.
   • Цветность – чёрно‑белый (для большинства текстовых документов) или цветной (если в заявлении есть цветные подписи, печати).
   • Формат – PDF (в дальнейшем конвертировать в PDF/A).
4. Сканируйте документ – разместите лист ровно, без смещения, и выполните сканирование.
5. Проверьте полученный файл:
   • Все страницы видны полностью.
   • Текст читаем, подписи и печати чёткие.
   • Отсутствуют лишние пустые поля.
6. Конвертируйте в PDF/A-1b – используйте бесплатные онлайн‑конвертеры (например, pdf2pdfa.com) или специализированные программы (Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF).
7. Подпишите файл электронной подписью (если требуется) с помощью программного обеспечения вашего сертификата (КриптоПро, Диадок, СКБ Контур).
8. Сохраните копию в безопасном месте (облачное хранилище с двухфакторной аутентификацией).

Технические параметры файлов

Безопасность и защита персональных данных

При работе с документами, содержащими персональные данные, необходимо соблюдать ФЗ‑152 «О персональных данных». Рекомендации:

• Храните сканы в зашифрованных папках (AES‑256).
• Ограничьте доступ к файлам только уполномоченным лицам.
• При передаче по электронной почте используйте защищённый канал (S/MIME, PGP).
• Регулярно обновляйте антивирусные базы и ОС.

Как отправить скан в нужный орган

Существует несколько способов подачи скана:

1. Через личный кабинет на портале государственных услуг (Госуслуги):
   • Войдите в личный кабинет.
   • Выберите нужную услугу, загрузите файл в требуемом формате.
   • Подтвердите отправку ЭЦП (если требуется).
2. Через специализированный сервис «Электронный документооборот» (ЭДО):
   • Зарегистрируйтесь в системе (например, Диадок или Контур.Диадок).
   • Создайте новое сообщение, прикрепите скан, подпишите ЭЦП.
3. По электронной почте (если получатель принимает документы таким способом):
   • Укажите в теме письма номер заявления и ФИО заявителя.
   • Во вложении отправьте файл PDF/A‑1b.
   • Подтвердите в письме, что документ подписан ЭЦП.
4. Через личный приём в нотариальной конторе – иногда требуется подтверждение оригинала после сканирования.

Типичные ошибки и как их избежать

• Низкое разрешение скана – приводит к нечитаемому тексту. Решение: установить минимум 300 dpi.
• Обрезка краёв – часть подписи может быть утеряна. Решение: проверять границы перед сканированием.
• Неправильный формат файла – некоторые системы отклоняют обычный PDF. Решение: конвертировать в PDF/A‑1b.
• Отсутствие электронной подписи – если получатель требует ЭЦП, документ будет возвращён. Решение: подписать файл перед отправкой.
• Отсутствие шифрования при передаче – риск утечки данных. Решение: использовать защищённые каналы (S/MIME, HTTPS).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сканировать документ с помощью смартфона?

Да, но только при условии, что полученный файл соответствует требованиям (разрешение ≥ 300 dpi, отсутствие искажений). Рекомендуется использовать специальные приложения (Adobe Scan, CamScanner) с функцией «PDF/A».

Нужна ли печать «Копия оригинала» на скане?

Нет. Достаточно, чтобы на скане была полностью видна оригинальная печать и подпись нотариуса.

Как проверить, что файл действительно в формате PDF/A‑1b?

Откройте файл в Adobe Acrobat → «Файл» → «Свойства» → вкладка «Описание» → «Стандарт PDF/A». Если указано «PDF/A‑1b», всё в порядке.

Можно ли отправить скан без электронной подписи?

Только если получатель явно не требует ЭЦП. В большинстве государственных сервисов подпись обязательна.

Сколько времени занимает проверка скана в органе?

Обычно от 1 до 5 рабочих дней, в зависимости от нагрузки и корректности предоставленного файла.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по сканированию нотариально заверенных заявлений, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Если вы хотите получить дополнительную консультацию, не стесняйтесь обращаться – наши специалисты помогут вам быстро и без лишних хлопот.

Помните: правильный скан нотариально заверенного заявления экономит ваше время и избавляет от повторных визитов в нотариальную контору. Следуйте рекомендациям из этой статьи, и процесс подачи документов пройдет гладко.