Система нотариальных архивов в России прошла значительную трансформацию в последние годы․ Ключевым этапом стало принятие Федерального закона от № 339-ФЗ, внесшего изменения в Основы законодательства РФ о нотариате (в частности, введшего статью 39․1 «Нотариальные документы, нотариальный архив») и в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»․ Данные изменения вступили в силу с 1 января 2023 года и легализовали единый подход к формированию, хранению и использованию нотариальных документов․

Описание: Что такое нотариальный архив?

Правовое определение

Согласно ст․ 39․1 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариальный архив — это совокупность нотариальных документов, образуемая в порядке, установленном законодательством, и предназначенная для постоянного или временного хранения․

Ключевые принципы организации (с 2023 года)

• Централизация: Хранение и использование архивов обеспечивается нотариальными палатами субъектов РФ․ Индивидуальные архивы нотариусов (государственных и частных) в качестве отдельных структур ликвидированы или перепрофилированы в пункты приема/передачи․
• Единый оператор: Нотариальная палата региона является единственным оператором нотариального архива на территории субъекта․
• Электронная база: Ведется единая электронная база нотариальных документов, обеспечивающая удаленный поиск и заказ копий․
• Категории хранения: Закреплены понятия «постоянное хранение» (документы исторической/правовой ценности) и «временное хранение» (документы с истекающими сроками)․

Что относится к нотариальным документам?

В соответствии со ст․ 39․1 Основ, нотариальные документы — это созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, составленные нотариусом (лицом, совершающим нотариальные действия) в установленном законом порядке:

1. Нотариальные акты (договоры, завещания, полномочия, свидетельства и др․)․
2. Протоколы нотариальных действий (показания свидетелей, осмотр предметов, обеспечение доказательств и т․д․)․
3. Реестры нотариальных действий․
4. Дела нотариального производства (заявления, справки, уведомления, переписка)․
5. Документы, переданные нотариусу для хранения․

Нормативная база

• ФЗ от № 339-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства РФ о нотариате и ФЗ «Об архивном деле в РФ»» (вступил в силу )․
• Приказ Минюста РФ от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов»․
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 22․1 — Нотариальные архивы)․
• Локальные акты нотариальных палат субъектов РФ (Положения о нотариальном архиве)․

Контакты для обращений: Важное уточнение

Как найти контакты СВОЕЙ палаты:

1. Перейдите на официальный портал Федеральной нотариальной палаты (ФНП): www․fnp․ru․
2. В разделе «Нотариальные палаты регионов» выберите нужный субъект РФ․
3. На сайте региональной палаты найдите раздел «Нотариальный архив», «Архив» или «Поиск нотариуса/документов»․

Официальные сайты

Примечание: Для получения услуг по архиву вам нужен сайт именно вашей региональной палаты․

Горячая линия и телефоны

Федеральная горячая линия ФНП (общие вопросы нотариата):

• ###-###-#### (бесплатно по России, ежедневно 9:00–21:00 МСК)․
• Помогает найти контакты нужной региональной палаты, проверить статус нотариуса, статус полномочий/завещания․

Телефоны нотариальных архивов (Примеры крупнейших палат):

Обязательно уточняйте актуальные номера на сайте вашей палаты на день звонка․

• Москва (НП г․ Москвы): +7 (495) -92-39-99 (справ․ архив), +7 (495) -10-03-93 (архив гос․ контор, ул․ Электрозаводская)․
• Московская область (НП МО): +7 (495) -40-58-58, +7 (498) -02-XX-XX (уточняйте на npmo․ru)․
• Санкт-Петербург (НП СПб): +7 (812) -27-XX-XX (уточняйте на notariat․spb․ru)․
• Республика Башкортостан: +7 (347) -XX-XX-XX (уточняйте на nprb․ru)․
• Свердловская область: +7 (343) -XX-XX-XX (уточняйте на npso․ru)․

Электронные адреса (E-mail)

У каждой палаты свой официальный e-mail для обращений в архив․ Общий шаблон: archive@[domain_palaty]․ru или arhiv@[domain_palaty]․ru․

Примеры (актуальность проверяйте на сайтах):

• НП г․ Москвы: archive@notariat․ru (или через форму обратной связи на сайте)․
• НП МО: arhiv@npmo․ru․
• Общий контакт ФНП: info@fnp․ru (для направления в нужный регион)․

Личный кабинет (Электронные сервисы)

С 2023 года вводятся в эксплуатацию единые информационные системы․ На данный момент основные функции доступны через:

А․ Портал Госуслуг (ЕСИА) — gosuslugi․ru

• Услуга: «Получение копии нотариального документа» (в разработке/внедрении по регионам)․
• Услуга: «Поиск нотариального документа / завещания»․

Б․ Сайт ФНП / Региональных палат — «Личный кабинет гражданина»

• Многие палаты (Москва, МО, СПб, Татарстан и др․) внедрили электронный прием заявлений в архив․
• Функционал: подача заявки на поиск дела, заказ копии/выписки, оплата госпошлины онлайн, отслеживание статуса готовности, получение готового документа по почте или в личном кабинете (ЭДО)․

В․ Единая информационная система нотариата (ЕИСН)

Внутренняя система для нотариусов и архивистов палат․ Прямого доступа у граждан нет, но нотариус может сделать запрос в архив через ЕИСН мгновенно․

Личный прием граждан (График приема)

Типовые правила приема (пример НП г․ Москвы):

• Адрес: г․ Москва, ул․ Электрозаводская, д․ 27 (Архив государственных нотариальных контор) или адрес палаты (ул․ Б․ Спасоглинищевский пер․, д․ 9, стр․ 1) — уточняйте место подачи заявки и места выдачи․
• Режим работы архива (примерный): Понедельник–Пятница: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00)․ Суббота, Воскресенье — выходной․
• Предварительная запись: Обязательна через сайт палаты, по телефону или на Госуслугах․
• Что взять с собой: Паспорт РФ, документ, подтверждающий полномочия (доверенность, свидетельство о праве наследования), платежное поручение об оплате госпошлины (если не оплачено онлайн)․

График приема вашей палаты: Смотрите в разделе «Контакты» → «Нотариальный архив» на сайте региональной палаты․

Структура и Отделы нотариального архива (в составе палаты)

Внутри нотариальной палаты архив, как правило, оформлен как Отдел (Служба/Управление) нотариального архива или Центр архивного хранения․

Основные структурные подразделения:

1. Сектор приема и регистрации документов: Прием дел от нотариусов, прекративших деятельность, от госнотариусов, передача дел в госархивы (по истечении 75 лет)․
2. Сектор научной описи и учета: Описание фондов, составление описей, ведение электронных баз данных (ЕИСН, региональные БД), формирование реестров․
3. Сектор хранения и обеспечения сохранности: Работа в хранилищах (температура, влажность, пожарная безопасность), выдача дел в читальный зал, оцифровка․
4. Сектор информационно-справочного обслуживания (Фронт-офис): Работа с гражданами и нотариусами: поиск документов, выдача копий/выписок, справок, консультации․
5. Сектор оцифровки и электронного документооборота: Сканирование, создание ЭК (электронных копий), внедрение ЭДО, работа с порталом Госуслуг․

Руководство

Назначение руководителей нотариальных архивов утверждается Президиумами нотариальных палат субъектов РФ․

Ключевые фигуры на федеральном уровне (курируют направление):

• Председатель ФНП: Константин Коршунов (с 2021 г․)․
• Заместитель Председателя ФНП / Председатель Комиссии по делопроизводству и архивам: Должность может меняться, актуальную информацию смотрите на странице структуры ФНП․
• Руководитель Департамента архивного дела ФНП (или ответственный сотрудник аппарата): Курирует методическое обеспечение палат․

Руководители региональных архивов (Примеры):

Данные могут устареть, проверяйте на сайте палаты в разделе «О палате» → «Руководство» или «Архив»․

• НП г․ Москвы: Директор Департамента архива / Начальник архива — уточняйте на notariat․ru․
• НП МО: Начальник отдела архива — уточняйте на npmo․ru․
• НП РБ (Башкортостан): Начальник отдела нотариального архива — уточняйте на nprb․ru․

Отзывы и репутация

Поскольку нотариальные архивы — это закрытые структуры внутри палат, публичных отзывов на Яндекс․Картах или Google Maps по запросу «Нотариальный архив [Город]» обычно мало (часто 0–5 отзывов)․ Основные тренды обращений граждан (основано на практике 2023–2026 гг․):

Позитивные аспекты (после реформы 2023 г․):

• Централизация: Больше не нужно искать, к какому нотариусу перешел архив ушедшего коллеги — все в одной палате․
• Электронный заказ: В Москве, МО, СПб, Татарстане, Башкортостане и др․ регионах работает заказ копий через сайт/Госуслуги без визита в архив․
• Скорость поиска: Внедрение ЕИСН позволяет находить дело за минуты по ФИО/дате/номеру реестра․
• Юридическая сила: Копии, выданные архивом палаты, имеют силу нотариальных копий (не требуют доп․ нотариального заверения подписи архивиста)․

Проблемные зоны (частые жалобы):

• Сроки выдачи: Закон устанавливает срок до 30 дней (ст․ 62 Основ), на практике в крупных архивах (Москва) на пике нагрузки может быть 2–4 недели․
• Сложность доступа к старым документам (до 2000 г․): Не все фонды полностью оцифрованы и описаны по единым стандартам; поиск рукописных реестров 90-х может затянуться․
• График приема: Перевод на «только по записи» вызывает недовольство у пожилых граждан, не умеющих пользоваться Госуслугами․
• Передача в госархивы (75 лет): Документы старше 75 лет передаются в ГАРФ/областные госархивы․ Получение копий оттуда, отдельная, более долгая процедура (запрос в Росархив)․
• Госпошлина: Размер пошлины за выдачу копии нотариального документа из архива, 500 руб․ (п․ 26 ст․ 333․24 НК РФ) за каждый документ/лист, оплата строго через ЕРИП/Госуслуги/банк․

Где оставить отзыв / жалобу:

1. На сайте региональной палаты (раздел «Обращения граждан» / «Приемная»)․
2. На портале Госуслуг» (раздел «Оценка качества услуг» после получения услуги)․
3. В ФНП (через форму на fnp․ru) — если нарушены сроки или качество услуги палаты․
4. В Минюст РФ (надзор за деятельностью палат)․

Пошаговая инструкция: Как получить документ из нотариального архива (2026 г․)

1. Определите регион: В каком субъекте РФ нотариус совершал действие (составлял завещание, доверенность и т․д․)․
2. Зайдите на сайт палаты этого региона (через fnp․ru → Палаты регионов)․
3. Найдите раздел «Нотариальный архив» / «Получить копию документа»․
4. Выберите способ:
   • Онлайн (рекомендуется): Заполните форму, прикрепите скан паспорта/доверенности, оплатите пошлину (500 руб․) картой․ Готовую копию пришлют Почтой России или выдадут в личном кабинете (ЭДО)․
   • Лично: Запишитесь на прием через электронную очередь/телефон․ Придите с паспортом, оригиналом доверенности (если представитель) и квитанцией об оплате․
   • Через нотариуса: Обратитесь к любому нотариусу — он сделает запрос в архив через ЕИСН быстрее всего (услуга нотариуса оплачивается отдельно)․
5. Получите документ: Копия заверена печатью палаты и подписью архивиста․ Имеет полную юридическую силу․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Нотариус ушел на пенсию/умер/лишен лицензии․ Где искать документы?

О: Только в Нотариальном архиве палаты того региона, где состоял нотариус․ Ни у преемника, ни в суде, ни в МФЦ архива нет․

В: Срок хранения нотариальных документов?

О: 75 лет в нотариальном архиве палаты; После — передача в государственный архив субъекта РФ (областной/краевой/ГАРФ) для постоянного хранения․

В: Можно ли получить копию чужого завещания при жизни завещателя?

О: Нет․ Тайна завещания охраняется законом (ст․ 1123 ГК РФ)․ Копию может получить только сам завещатель или нотариус при открытии наследственного дела (после смерти)․

В: Документ стар 80 лет․ Куда обращаться?

О: В Государственный архив (областной/краевой или ГАРФ в Москве)․ Нотариальный архив палаты его уже не хранит․ Запрос делается через Росархив или напрямую в госархив․

В: Сколько стоит копия из архива?

О: Госпошлина 500 рублей за каждый выдаваемый документ (копию)․ Услуги нотариуса за запрос/получение оплачиваются отдельно по тарифам нотариуса․