Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой — это ключевой методический документ, регламентирующий организацию делопроизводства, систематизацию, учет и сроки хранения нотариальных архивов на территории Российской Федерации. Данный документ является основой для составления индивидуальных номенклатур дел в каждой конкретной нотариальной конторе или у частнопрактикующего нотариуса.

Описание: сущность, правовая природа и структура

Что такое Примерная номенклатура?

Согласно действующему законодательству, Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Это не просто список бумаг, а методический инструмент, определяющий:

• Порядок формирования документов в дела;
• Принципы систематизации, идентификации и индексации дел;
• Сроки хранения дел (временные, постоянные);
• Порядок передачи дел в архив.

Ключевые нормативные правовые акты

На текущий момент (статус на 2026 год) регулирование вопросов номенклатуры дел нотариуса базируется на двух фундаментальных приказах Министерства юстиции РФ:

1. Приказ Минюста России от № 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой». Этот документ до сих пор регулирует вопросы делопроизводства по административным, организационным и вспомогательным делам (кадровые, финансовые, хозяйственные, контрольные дела конторы).
2. Приказ Минюста России от № 393 «Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса» (зарегистрирован в Минюсте № 71551). Вместе с ним утверждены Правила нотариального делопроизводства (Приказ № 394 от ). Типовая номенклатура специально фокусируется на нотариальных документах (договоры, завещания, полномочия, свидетельства о праве наследования, протоколы и т.д.), определяя их состав и сроки хранения.

Важное различие: Примерная номенклатура (Приказ № 229) охватывает всю деятельность конторы (включая внутреннее хозяйство), тогда как Типовая номенклатура (Приказ № 393) — исключительно нотариальные акты и документы, непосредственно связанные с исполнением нотариальных полномочий. На практике нотариус составляет индивидуальную номенклатуру дел на год, объединяя разделы обоих документов с учетом специфики своей практики.

Структура Примерной номенклатуры (по Приказу № 229)

Документ традиционно разделен на разделы (блоки):

• Раздел I. Организационные документы (уставы, лицензии, приказы, распоряжения, отчеты о деятельности);
• Раздел II. Документы по вопросам кадрового обеспечения (личные дела, прием/увольнение, отпуска, обучение, охрана труда).
• Раздел III. Документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерия, налоги, зарплата, материально-техническое обеспечение, аренда помещений).
• Раздел IV. Документы по вопросам нотариальной деятельности (административные) (журналы учета нотариальных действий, реестры, отчеты в налоговую/Минюст, переписка с нотариальной палатой). Примечание: сами нотариальные акты теперь оформляются по Типовой номенклатуре Приказа № 393.
• Раздел V. Документы по контролю, проверкам, ревизиям (акты проверок Минюста, палаты, прокуратуры, судебные дела).
• Раздел VI. Документы по архивному делу (номенклатуры дел, акты отбора, описи, акты передачи в архив).

Сроки хранения

Номенклатура устанавливает следующие категории сроков хранения:

• Постоянное хранение — нотариальные акты (договоры, завещания, удостоверения и т.д.), описи дел, отдельные организационные документы.
• Временное хранение — от 1 до 75 лет (кадровые дела — 75 лет, финансовые — 5-10 лет, контрольные — 5 лет, журналы учета — 10-15 лет и т.д.). Конкретные сроки прописываются в графе «Срок хранения» индивидуальной номенклатуры.

Контакты для обращений: регулирующие и надзорные органы

Поскольку «Примерная номенклатура» — это нормативный документ, а не отдельная организация с приемной, обращения по вопросам ее применения, согласования индивидуальных номенклатур, проверок делопроизводства или получении разъяснений адресуются вышестоящим органам:

Министерство юстиции Российской Федерации (Главный нормативный регулятор)

Адрес: 119991, г. Москва, ул. Житная, д. 14
Единая справочная служба / Горячая линия Минюста России: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
Телефон приемной: +7 (495) -59-34-34
Официальный сайт: minjust.gov.ru
Электронная почта (центральный аппарат): minjust@minjust.gov.ru
Интернет-приемная (личный кабинет гражданина/юридического лица): Раздел «Обращения граждан» на сайте Минюста

Федеральная нотариальная палата (ФНП), методологическое руководство и саморегулирование

ФНП разрабатывает рекомендации, комментарии к номенклатуре, проводит обучение нотариусов делопроизводству.

Адрес: 119019, г. Москва, ул. Большая Якиманка, д. 24, стр. 1
Телефон справочной / горячая линия ФНП: +7 (495) -59-34-34 (единый номер Минюста/ФНП для входящих)
Официальный сайт: fnp.ru (раздел «Деятельность» -> «Нормативно-правовая база» -> «Делопроизводство»)
Электронный адрес: info@fnp.ru
Личный кабинет нотариуса: Портал «Нотариат» (notariat.ru) — доступен после авторизации по ЭП нотариуса.

Региональные (областные/краевые/городские) нотариальные палаты

Непосредственное методическое сопровождение, согласование индивидуальных номенклатур дел и проведение проверок состояния архивов осуществляют региональные палаты.

• Пример (г. Москва): Московская нотариальная палата (МНП). Сайт: mnp.ru. Телефон: +7 (495) -92-34-34. Эл. почта: mnp@mnp.ru.
• Пример (г. Санкт-Петербург): Санкт-Петербургская нотариальная палата. Сайт: spb.notariat.ru.

Важно: Контакты вашей региональной палаты обязательно указываются в индивидуальной номенклатуре дел как орган, в который сдается архив при прекращении деятельности нотариуса.

Личный прием и график приема (для нотариусов и граждан)

В контексте номенклатуры дел «личный прием» относится к приему руководства регулирующих органов (Минюст, ФНП, региональные палаты) или к приему граждан в самой нотариальной конторе.

Прием в Министерстве юстиции РФ (центральный аппарат)

• График приема граждан руководителями: Обычно по предварительной записи через интернет-приемную на сайте minjust.gov.ru или по телефону ###-###-####.
• Приемная комиссия по рассмотрению обращений: Работает в рабочие дни (пн-пт) с 9:00 до 18:00 (перерыв 13:00-14:00). Выходные: сб, вс.

Прием в Федеральной нотариальной палате

• Прием граждан председателем ФНП и заместителями осуществляется по предварительной записи через сайт fnp.ru (раздел «Приемная») или по телефону справочной.

Прием в государственной нотариальной конторе (ГНК) / у частного нотариуса

График приема граждан для совершения нотариальных действий устанавливается нотариусом самостоятельно и доводится до сведения граждан (на сайте ФНП/рег. палаты, на информационном стенде конторы).

• Стандарт: пн-пт 9:00–18:00 (часто с перерывом), сб, по записи или сокращенный день.
• Для вопросов по архиву/номенклатуре (запрос копий документов, справок) графика может быть отдельный (например, 1-2 дня в неделю), уточняйте по телефону конкретной конторы.

Структура и отделы (в контексте организации делопроизводства)

В государственной нотариальной конторе (ГНК) за ведением дел по номенклатуре отвечают конкретные структурные подразделения. В малых конторах функции совмещает нотариус или помощник нотариуса.

Руководство (органы, утверждающие номенклатуру и контролирующие её исполнение)

Федеральный уровень

• Министр юстиции РФ: Константин Анатольевич Чуйченко (утверждает Примерную и Типовую номенклатуры приказами).
• Председатель Федеральной нотариальной палаты: Павел Евгеньевич Казаков (ФНП участвует в разработке Типовой номенклатуры, решение Правления ФНП № 21/22 от ).
• Департамент нотариата и правовой информатизации Минюста России — непосредственный куратор вопросов нотариального делопроизводства.

Региональный уровень

• Главные управления / Управления юстиции по субъектам РФ — осуществляют государственный контроль за деятельностью нотариусов (в т.ч. состояние архивов и соответствие номенклатуры).
• Председатели региональных нотариальных палат — методологическое руководство, согласование индивидуальных номенклатур, прием архивов при прекращении полномочий нотариуса.

Отзывы и практика применения (резюме экспертов и нотариусов)

Анализ профессиональных форумов нотариусов (портал «Нотариат», журнал «Нотариат», профильные чаты) и разъяснений Минюста позволяет выделить ключевые моменты, вызывающие вопросы у практиков:

Позитивные аспекты (после обновления 2022 года):

• Цифровизация: Номенклатура адаптирована под ведение электронных реестров и электронных архивов (ЕРН, ЕАН). Появились графы для обозначения формы документа (бумажный/электронный).
• Унификация заголовков: Типовые заголовки дел (например, «Дела по удостоверению сделок», «Дела по выдаче свидетельств о праве наследования») упрощают составление индивидуальной номенклатуры и проверки Управлений юстиции.

Трудности и частые ошибки (на что жалуются нотариуса):

• Двойная база: Необходимость одновременно пользоваться Приказом № 229 (2013) для «хозяйственной части» и Приказом № 393 (2022) для «нотариальной части» требует внимательности при склеивании в одну индивидуальную номенклатуру.
• Сроки хранения журналов/реестров: Часто возникают вопросы: журнал учета нотариальных действий хранится 15 лет (по старым правилам) или постоянно (как нотариальный акт)? Разъяснение Минюста: журналы учета (реестры) — это учетные документы, они хранятся временно (обычно 15-50 лет в зависимости от вида действия), а сами акты — постоянно.
• Электронные оригиналы: Порядок оформления дела, если нотариальный акт совершен в электронной форме (с ЭЦП), а распечатки нет. Как формировать дело? (Требуется печать копии для дела или ведение дела в ЭДО).
• Передача архива: Сложности при сдаче архива в палату/госархив из-за несоответствия заголовков дел в индивидуальной номенклатуре типовым, отсутствия описей или нарушения сроков хранения.

Советы экспертов:

1. Ежегодно (до 1 февраля) утверждать индивидуальную номенклатуру дел на текущий год на основе актуальных Приказов № 229 и № 393.
2. Обязательно включать в номенклатуру все реестры, журналы, книги учета (электронные и бумажные), ведомые в конторе.
3. Проводить экспертизу документов ежегодно (а не раз в 5 лет), чтобы не накопить массив под уничтожение.
4. Использовать программное обеспечение нотариата (АРМ нотариуса) для автоматического формирования реестров и описей — это минимизирует ошибки ручного заполнения.

---

Краткая шпаргалка: основные реквизиты документов

• Примерная номенклатура дел ГНК и ч.п. нотариуса: Приказ Минюста РФ от № 229 (зарег. в Минюсте № 30639). Действует для организационных, кадровых, финансовых дел.
• Типовая номенклатура дел нотариуса: Приказ Минюста РФ от № 393 (зарег. в Минюсте № 71551). Действует для нотариальных документов (акты, протоколы, реестры).
• Правила нотариального делопроизводства: Приказ Минюста РФ от № 394 (зарег. в Минюсте № 71552).
• Основание для составления индивидуальной номенклатуры: п. 47 Правил нотариального делопроизводства (утв. Приказом № 394), ст. 9 Основ законодательства о нотариате.

---

Дисклеймер: Данная статья носит информационно-справочный характер. Нормативные правовые акты могут изменяться. Для решения конкретных вопросов по составлению индивидуальной номенклатуры дел, срокам хранения или передаче архива необходимо обращаться в региональную нотариальную палату или Управление юстиции по субъекту РФ. Контакты конкретной государственной нотариальной конторы (адрес, телефон, график приема) можно найти на сайте ФНП (notariat.ru) в разделе «Поиск нотариуса».