Цель документа: предоставить сотрудникам и гражданам подробные сведения о порядке организации делопроизводства в администрации города Иркутска‚ а также о том‚ как правильно оформлять обращения‚ получать информацию и взаимодействовать с различными подразделениями.
Общие положения
- Делопроизводство – совокупность действий‚ направленных на создание‚ обработку‚ хранение и передачу официальных документов.
- Все документы‚ поступающие в администрацию‚ подлежат регистрации‚ классификации‚ учёту и последующему архивированию в соответствии с Федеральным законом № 300-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами администрации.
- Ответственность за соблюдение инструкций возлагается на руководителей подразделений и их заместителей.
Классификация документов
- Внутренние документы – служебные записки‚ приказы‚ распоряжения‚ протоколы совещаний.
- Внешние документы – обращения граждан‚ запросы от организаций‚ письма государственных органов.
- Секретные и конфиденциальные – документы‚ содержащие сведения‚ ограниченные в доступе.
Порядок регистрации входящих документов
- Получение документа в регистратуре (приёмная‚ электронная почта‚ портал «Личный кабинет»).
- Присвоение регистрационного номера (формат: ГГГГ/ММ/ДД-ННН).
- Внесение сведений в журнал входящей корреспонденции (бумажный/электронный).
- Определение категории важности (высокая‚ средняя‚ низкая) и срока исполнения.
- Направление документа в соответствующее подразделение с указанием сроков и ответственного лица.
Оформление исходящих документов
- Подготовка текста документа в соответствии с установленными шаблонами (приказ‚ справка‚ письмо).
- Согласование текста с юридическим отделом (при необходимости).
- Подписание уполномоченным лицом (руководитель‚ заместитель).
- Регистрация в журнале исходящей корреспонденции и присвоение номера.
- Отправка (почтовая служба‚ электронная почта‚ портал «Личный кабинет»).
Хранение и архивирование
Документы хранятся в соответствии с их сроком хранения:
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бюджетные и финансовые | 5 лет |
| Кадровые | 5 лет (после увольнения) |
| Контракты и договоры | 10 лет |
| Секретные сведения | Согласно классификации |
По истечении срока документы передаются в Городской архив для длительного хранения.
Электронный документооборот (ЭДО)
- Все подразделения обязаны использовать портал «Электронный документооборот администрации города Иркутска» (https://edo.irkutsk.ru).
- Для доступа требуется личный кабинет (см. раздел 7).
- ЭДО позволяет:
- Регистрация и отслеживание статуса документов в реальном времени;
- Электронную подпись;
- Автоматическое формирование отчетов.
Контакты для обращений граждан и организаций
| Тип контакта | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.irkutsk.ru |
| Горячая линия | 8 (3952) -5‑55‑55 (круглосуточно) |
| Номера телефонов подразделений |
|
| Электронный адрес | info@irkutsk.ru |
| Личный кабинет (ЭДО) | https://edo.irkutsk.ru/login |
| Личный приём (приёмная) | ул. Советская‚ 1‚ приёмная администрации‚ часы работы: 09:00‑18:00 (пн‑пт) |
| График приёма руководства |
|
| Отделы (с контактами) |
|
| Руководство администрации |
|
| Отзывы граждан | Для оставления отзыва используйте форму на официальном сайте «Обратная связь» или позвоните по горячей линии. |
Порядок подачи обращений граждан
- Письменное обращение – отправляется по почте‚ в личный кабинет или в регистратуру.
- Электронное обращение – через форму «Обратная связь» или в личный кабинет.
- Телефонный звонок – оператор фиксирует данные и передаёт их в соответствующее подразделение.
- Все обращения регистрируются‚ получают номер и срок рассмотрения (не более 30 дней‚ за исключением случаев‚ требующих более длительного анализа).
- Ответ направляется в той же форме‚ в которой поступило обращение‚ либо в виде официального письма.
Контроль и аудит делопроизводства
- Внутренний аудит проводится ежеквартально отделом контроля и аудита.
- Отчёты о соблюдении сроков и качества оформления документов предоставляются руководству и публикуются в разделе «Прозрачность» официального сайта.
- Ответственные лица обязаны вести журнал учёта замечаний и принимать меры по их устранению.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как получить копию моего обращения?
- Обратитесь в регистратуру с указанием регистрационного номера‚ либо скачайте копию из личного кабинета.
- Можно ли подать обращение анонимно?
- Да‚ в форме онлайн‑обращения есть опция «Анонимное обращение»‚ однако в этом случае ответ будет предоставлен в публичном виде без указания персональных данных.
- Какие документы считаются конфиденциальными?
- Все документы‚ содержащие персональные данные граждан‚ коммерческие тайны‚ сведения о государственной тайне и др. отмечаются специальным знаком «Конфиденциально» и хранятся в закрытом архиве.
Соблюдение установленной инструкции по делопроизводству гарантирует прозрачность‚ эффективность и законность работы администрации города Иркутска. При возникновении вопросов сотрудники могут обращаться к руководству подразделений или в отдел контроля и аудита.
Помните: правильное оформление и своевременная регистрация документов – залог качественного обслуживания граждан и успешного выполнения государственных функций.