Дата утверждения:  г.

Номер приказа: № 123‑П от  г.

Общие положения

Настоящее Положение (далее – Положение) определяет правовой статус‚ задачи‚ функции‚ структуру‚ порядок взаимодействия и ответственность отдела «Администрация организации» (далее – отдел) в рамках единой системы управления организацией.

Отдел является структурным подразделением организации‚ созданным в соответствии с уставом и локальными нормативными актами‚ и подчиняется непосредственно директору (генеральному директору) организации.

Цели создания отдела

• Обеспечение эффективного административного и хозяйственного обеспечения деятельности организации;
• Согласование и контроль исполнения внутренних регламентов‚ приказов и инструкций;
• Поддержка работы всех остальных подразделений в вопросах документооборота‚ организации совещаний‚ обеспечения помещений и техники;
• Обеспечение соблюдения требований охраны труда‚ пожарной безопасности и санитарных норм.

Правовая основа

Положение разработано в соответствии с:

• Трудовым кодексом РФ;
• Федеральным законом «Об охране труда» № 262-ФЗ;
• Приказом Минтруда РФ № 776н (требования к системе управления охраной труда – СУОТ);
• Уставом организации и другими локальными нормативными актами.

Задачи и функции отдела

1. Административное обеспечение
   • Организация и контроль документооборота;
   • Ведение делопроизводства‚ учет входящей и исходящей корреспонденции;
   • Обеспечение работы офисных помещений (коммунальные услуги‚ охрана‚ уборка).
2. Хозяйственное обеспечение
   • Закупка и учет офисных материалов‚ техники и средств индивидуальной защиты;
   • Контроль за использованием и обслуживанием имущества организации;
   • Ведение реестра основных средств.
3. Охрана труда и безопасность
   • Разработка и внедрение политики в области охраны труда (СУОТ);
   • Проведение инструктажей‚ обучение персонала‚ контроль за соблюдением требований ПТиБ;
   • Взаимодействие с инспекцией по труду и другими контролирующими органами.
4. Информационная поддержка
   • Создание и поддержка личных кабинетов сотрудников в корпоративной системе;
   • Обеспечение доступа к внутренним информационным ресурсам (интранет‚ базы знаний).
5. Взаимодействие с внешними контрагентами
   • Оформление договоров‚ контроль их исполнения;
   • Ведение реестра поставщиков и подрядчиков.

Структура отдела

Права и обязанности

Права отдела

• Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения для выполнения своих функций;
• Вносить предложения по оптимизации административных процессов;
• Инициировать проведение проверок соблюдения требований охраны труда.

Обязанности отдела

• Соблюдать действующее законодательство и внутренние регламенты;
• Своевременно выполнять поручения руководства организации;
• Обеспечивать конфиденциальность служебной информации.

Ответственность

Сотрудники отдела несут ответственность за:

• Нарушение сроков выполнения служебных заданий – дисциплинарную;
• Неправильное ведение бухгалтерского и инвентарного учёта – материальную;
• Систематическое нарушение требований охраны труда – административную и‚ в случае причинения вреда здоровью‚ уголовную.

Порядок взаимодействия с другими подразделениями

1. Отдел получает запросы от подразделений в письменной форме (электронной почтой или через личный кабинет).
2. В течение 3 рабочих дней формируется ответ или план действий.
3. При необходимости проводится совместное совещание с представителями заинтересованных подразделений.
4. Все результаты фиксируются в протоколе и вносятся в соответствующие реестры.

Документация и отчётность

• Журнал входящей и исходящей корреспонденции;
• Отчёт о выполнении задач отдела (ежемесячный‚ квартальный);
• План мероприятий по охране труда и отчёт о их реализации;
• Реестр основных средств и инвентарный учёт.

Порядок утверждения и внесения изменений

Настоящее Положение утверждается приказом директора организации и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении законодательных требований.

Контактная информация для обращений

Заключительные положения

Положение вступает в силу со дня его официального опубликования на внутреннем портале организации и подлежит обязательному ознакомлению всеми сотрудниками. Копия Положения размещается в:

• Личном кабинете каждого сотрудника;
• Библиотеке нормативных документов (офисный стенд‚ электронный архив).

Контроль за исполнением Положения возлагается на начальника отдела и проверяется внутренним аудитом не реже одного раза в год.