Дата актуализации:  г․ 10:18:57

Правовая основа

Передача электронных документов между нотариусами регулируется следующими нормативными актами:

1. Правила нотариального делопроизводства, утверждённые приказом Минюста России от  № 78․ В них прописан единый порядок работы с документами, их хранение, передача и оформление актов приёма‑передачи дел․
2. Статьи 9 и 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от  № 4462‑1, которые определяют полномочия нотариусов и их обязанность обеспечивать надёжность и конфиденциальность документов․
3. Статья 86 Гражданского кодекса РФ (в части передачи документов) и Федеральный закон «Об электронной подписи» (№ 63‑ФЗ)․
4. Технические регламенты Единой информационной системы нотариата (ЕИС) – платформа, через которую осуществляется «нотариальная телепортация»․

Что такое «нотариальная телепортация»?

Это процесс мгновенной передачи оригинала (или заверенной копии) документа в электронном виде от одного нотариуса к другому через защищённый канал ЕИС․ При этом:

• Документ получает статус равнозначный бумажному оригиналу благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) отправляющего нотариуса․
• Получающий нотариус может в течение нескольких минут проверить подлинность подписи, зарегистрировать документ в своей базе и, при необходимости, распечатать бумажный вариант․
• Все действия фиксируются в журнале ЕИС, что обеспечивает прозрачность и возможность последующего аудита․

Кому может понадобиться передача электронного документа?

• Сторонам сделки, находящимся в разных регионах, которым необходимо быстро оформить договор, доверенность, наследственное дело и т․п․
• Юридическим лицам, которым требуется оперативно передать учредительные документы в филиал нотариуса в другом городе․
• Нотариусам, находящимся в длительном отпуске (более 3 мес․) – документы передаются коллегам по акту приёма‑передачи дел․
• Гражданам, желающим избежать личного визита в нотариальную контору (удалённое нотариальное действие)․

Пошаговая инструкция по передаче электронного документа

Шаг 1․ Подготовка исходного документа

1. Убедитесь, что документ полностью готов к передаче (подписан, заверен, если требуется – нотариальная печать)․
2. Сканируйте оригинал в формате PDF/A‑2 (рекомендовано) с разрешением ≥ 300 dpi․
3. Проверьте, что файл не содержит скрытых слоёв или метаданных, которые могут нарушить конфиденциальность․

Шаг 2․ Создание пакета электронных документов

1. Войдите в личный кабинет нотариуса в системе ЕИС․
2. Создайте новый пакет передачи и загрузите скан‑файл․
3. Добавьте к пакету метаданные: номер дела, ФИО сторон, цель передачи, срок действия․
4. Подпишите пакет своей квалифицированной электронной подписью (КЭП)․ При этом система автоматически сформирует хеш‑подпись и зашифрует файл․

Шаг 3․ Выбор получателя

1. В списке «Нотариусы‑получатели» найдите нужного коллегу (по региону, ФИО, ИНН)․
2. Укажите цель передачи (например, «удостоверение доверенности», «передача наследственного дела»)․
3. При необходимости приложите сопроводительное письмо․

Шаг 4․ Отправка и подтверждение получения

1. Нажмите кнопку «Отправить»; Система зашифрует пакет и передаст его через защищённый канал․
2. Получающий нотариус получит уведомление по электронной почте и в личном кабинете․
3. Получатель проверяет подпись, регистрирует документ в своей базе и, если требуется, распечатывает оригинал․
4. После успешного завершения обе стороны подписывают акт приёма‑передачи, который сохраняется в ЕИС․

Шаг 5․ Выдача документа клиенту

Получающий нотариус в соответствии с графиком приёма (см․ раздел Контакты) оформляет выдачу оригинала (или заверенной копии) клиенту․

Технические требования

Стоимость услуги

Тарифы могут различаться в зависимости от региона и сложности документа, но в среднем:

• Передача простой доверенности – 500 руб․
• Передача наследственного дела – 1 200 руб․
• Экстренная передача (в течение 1 часа) – +300 руб․

Все цены указаны без НДС и могут быть уточнены в личном кабинете нотариуса․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли передать документ без сканирования?

Нет․ Для создания электронного образа требуется цифровой файл, поэтому сканирование обязательный этап․

Нужна ли согласованность сроков между нотариусами?

Да․ По правилам ЕИС обе стороны обязаны подтвердить готовность к передаче в течение 24 часов с момента создания пакета․

Как обеспечить конфиденциальность?

Все файлы шифруются алгоритмом AES‑256, а подпись КЭП гарантирует, что документ не был изменён после подписи․

Что делать, если получатель отказывается принимать документ?

Отправитель оформляет акт отказа в ЕИС, который фиксирует попытку передачи и сохраняеться в архиве․

Примеры практического применения

• Сделка с недвижимостью между покупателем из Москвы и продавцом из Владивостока – обе стороны используют своих нотариусов, которые обмениваются заверенными копиями договора через ЕИС за 15 минут․
• Передача доверенности для представления интересов в суде в другом регионе – нотариус‑отправитель сканирует доверенность, подписывает её КЭП и отправляет в судейскую палату через нотариуса‑получателя․
• Наследственное дело, где наследники находятся в разных городах – документы собираются у одного нотариуса, переводятся в электронный вид и «телепортируются» в региональный нотариат, где происходит выдача наследникам․

Контактная информация (пример для Федеральной нотариальной палаты и типовой нотариальной конторы)

Передача электронного документа нотариусом другому нотариусу – это современный, безопасный и быстрый способ обеспечить непрерывность нотариального обслуживания в условиях географической удалённости․ Благодаря единой информационной системе нотариата, квалифицированной электронной подписи и чётко прописанным правилам, процесс полностью соответствует требованиям законодательства РФ и гарантирует юридическую силу переданных документов․

Если у вас возникли вопросы или требуется оформить передачу, используйте контактные данные, указанные выше, или зайдите в личный кабинет ЕИС․