Отдел управления делами – это структурное подразделение, отвечающее за организацию и сопровождение документооборота, архивного дела, административно‑протокольную поддержку руководства и координацию мероприятий высшего руководства․ Ниже представлены основные функции отдела, его структура, а также полная контактная информация для обращения граждан и сотрудников․
Основные задачи отдела
- Документооборот и делопроизводство – обеспечение своевременного создания, регистрации, распределения, хранения и уничтожения документов в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами․
- Архивное дело – формирование, систематизация и поддержание в актуальном состоянии архивных фондов, обеспечение доступа к архивным материалам․
- Административно‑протокольная поддержка руководства – подготовка протоколов заседаний, официальных писем, приглашений, а также организация официальных мероприятий и приёмов․
- Консультационное сопровождение – предоставление консультаций по административным вопросам, помощь в подготовке служебных записок, запросов и отчетов․
- Взаимодействие с Попечительским советом и другими внешними структурами – подготовка материалов, организация совещаний, контроль исполнения решений․
- Бездокументное обеспечение деятельности руководителя – внедрение электронных систем управления задачами, электронный документооборот (ЭДО) и цифровые подписи․
- Разработка методических рекомендаций – подготовка и согласование методических указаний по работе с документами для подразделений университета и внешних органов․
- Контроль за исполнением корпоративных задач – мониторинг выполнения планов, сроков и качества работы всех подразделений отдела․
Структура отдела управления делами
Отдел делится на несколько ключевых подразделений, каждое из которых отвечает за определённый блок задач:
- Отдел документооборота – регистрация, распределение и контроль исполнения входящих и исходящих документов․
- Отдел архивов – формирование и поддержание архивных фондов, обеспечение доступа к архивным материалам․
- Протокольный отдел – подготовка протоколов, официальных писем, организация приёмов и мероприятий․
- Консультационный центр – ответы на запросы сотрудников и студентов, подготовка методических рекомендаций․
- Отдел информационных технологий – поддержка систем электронного документооборота и бездокументного обеспечения․
Руководство отдела
Во главе отдела стоит Главный специалист по управлению делами – Иванов Сергей Петрович, который отвечает за стратегическое планирование, координацию работы всех подразделений и взаимодействие с руководством университета․
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․spbgmtu․ru/management |
| Горячая линия | 8 (812) -55‑01‑23 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | management@spbgmtu․ru |
| Личный кабинет | https://cabinet․spbgmtu․ru (доступ только после авторизации) |
| Личный приём (офис) | Кабинет № 12, 3‑й этаж, административный корпус, ул․ Пушкина, 12, Санкт‑Петербург |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 Сб, Вс: выходные |
| Отделы |
|
| Руководство | Иванов Сергей Петрович – главный специалист по управлению делами Тел․: 8 (812) -55‑01‑22 Email: ivanov․sp@spbgmtu․ru |
Отзывы о работе отдела
Алексей Кузнецов, студент 3‑го курса :
«Отдел быстро обработал мой запрос по получению справки о доходах․ Профессиональное обслуживание, всё сделали в течение одного дня․»
Марина Петрова, сотрудник отдела кадров :
«Благодарна за внедрение электронного документооборота – экономия времени и бумаги․ Руководитель отдела всегда открыто отвечает на вопросы․»
Дмитрий Соколов, представитель Попечительского совета :
«Отдел обеспечивает высокий уровень подготовки протоколов заседаний совета․ Взаимодействие проходит без задержек, документы всегда в полном порядке․»
Как подать обращение
Для подачи официального обращения можно воспользоваться одним из следующих способов:
- Заполнить форму на личном кабинете (раздел «Обращения»)․
- Отправить электронное письмо на management@spbgmtu․ru с указанием темы, краткого описания проблемы и контактных данных․
- Позвонить по горячей линии 8 (812) -55‑01‑23 и уточнить детали обращения у оператора․
- Лично посетить офис отдела в указанные часы приёма․
Все обращения рассматриваются в течение 5 рабочих дней․ При необходимости вам будет предоставлен ответ в письменной форме или по телефону․
Дата актуализации информации: