Дата актуализации: г․
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Типы документов и сроки их хранения
- Процедура организации хранения
- Передача документов в муниципальный архив
- Контактная информация
- Отзывы граждан
Нормативно‑правовая база
Организация хранения, комплектования, учёта и использования документов в органах местного самоуправления регулируется следующими актами:
- Приказ Министерства культуры РФ от — (утверждённый документ, определяющий порядок передачи документов постоянного хранения в архив);
- Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) № 77 от 31 июля 2023 г․ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статьи 18, 22)․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения» (обновлённые версии 2024‑2025‑гг․)
Согласно этим документам, сроки хранения делятся на временные (до передачи в архив) и постоянные (в архиве)․ Минимальный срок постоянного хранения – 10 лет, но для большинства управленческих документов он составляет от 20 до 50 лет․
Типы документов и сроки их хранения
| Тип документа | Срок временного хранения в администрации | Срок постоянного хранения (в архиве) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Акты, постановления, решения органов местного самоуправления | 5 лет | 10‑50 лет (в зависимости от категории) | После 5 лет – передача в муниципальный архив․ |
| Договоры, контракты, соглашения | 5 лет после окончания действия | 10 лет | Сохраняются копии в электронном виде․ |
| Документы по личному составу (служебные книжки, приказы о приёме/увольнении) | 5 лет после увольнения | 10 лет | При ликвидации организации – передаются в архив в упорядоченном виде․ |
| Бюджетные и финансовые отчёты | 5 лет | 10 лет | Контрольные копии хранятся в бухгалтерском отделе․ |
| Проекты локальных нормативных актов (ЛНА) | 3 года после утверждения | 10 лет | В случае отмены – сохраняются в архиве․ |
| Документы, связанные с ликвидацией организации | 5 лет после завершения ликвидации | 10‑20 лет | Передаются в архив в полном комплекте․ |
Для уточнения конкретного срока хранения конкретного вида документа рекомендуется обращаться в Отдел документационного обеспечения администрации․
Процедура организации хранения
- Регистрация входящего документа – в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) присваивается уникальный номер и фиксируется дата получения․
- Классификация – документ отнесён к одной из категорий (управленческие, финансовые, кадровые, технические)․
- Определение срока хранения – согласно нормативным актам (см․ таблицу выше)․
- Хранение в архивных помещениях – документы, срок которых ещё не истёк, хранятся в специально оборудованных архивных шкафах с контролем микроклимата․
- Контроль сроков – автоматизированная система выдаёт напоминания за 6 месяцев до истечения срока․
- Подготовка к передаче в муниципальный архив – формируется акт передачи, документы упорядочиваются по хронологии и тематике․
- Передача в архив – подпись уполномоченного лица, передача оригиналов, сохранение электронных копий в базе данных администрации․
Ответственные подразделения
- Отдел документационного обеспечения – основной координатор процесса․
- Отдел кадров – хранение личных дел сотрудников․
- Финансово‑экономический отдел – учёт финансовой документации․
- Юридический отдел – контроль над договорной и правовой документацией․
Передача документов в муниципальный архив
Согласно Приказу Росархива № 77 от , документы, подлежащие постоянному хранению, должны быть переданы в упорядоченном виде в Муниципальный архив в течение 5 лет с момента их создания (для большинства управленческих документов)․ Процедура передачи включает:
- Составление акта приема‑передачи (подписывают руководитель администрации и директор муниципального архива)․
- Упаковка документов в архивные коробки, маркировка согласно ГОСТ 7․0․97‑2016․
- Транспортировка в архив (используется специализированный транспорт с контролем температуры)․
- Регистрация в реестре архивного фонда (ввод в электронную базу архива)․
После передачи оригиналы находятся в архиве, а в администрации сохраняются электронные копии в системе ЭДО с указанием ссылки на архивный номер․
Контактная информация
Официальный сайт
https://www․mo-severny․ru
Горячая линия
Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел документационного обеспечения – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел кадров – 8 (495) -23‑45‑68
- Финансово‑экономический отдел – 8 (495) -23‑45‑69
- Юридический отдел – 8 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@mo-severny․ru
Личный кабинет гражданина
Для подачи запросов о копиях документов и отслеживания статуса их обработки используйте личный кабинет (регистрация по ОГРН)․
Личный приём руководителя
Руководитель: Иванов Пётр Сергеевич, глава администрации․
Адрес: г․ Северный, ул․ Советская, д․ 10, офис 1․
График приёма
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
- Среда: приём по предварительной записи (записаться через личный кабинет)․
- Суббота, воскресенье – выходные․
Отделы, участвующие в работе с документами
- Отдел документационного обеспечения
- Отдел кадров
- Финансово‑экономический отдел
- Юридический отдел
- Отдел информационных технологий (поддержка ЭДО)
Руководство администрации
- Глава администрации – Иванов Пётр Сергеевич
- Заместитель главы – Смирнова Елена Викторовна (вопросы кадров)
- Начальник отдела документационного обеспечения – Кузнецов Алексей Петрович
Отзывы граждан
Алексей М․ – «Обратился в личный кабинет за копией решения о бюджете․ Запрос обработали за 3 рабочих дня, документ получил в электронном виде․ Всё быстро и удобно․»
Марина К․ – «Проблемы с получением копии договора аренды․ После звонка на горячую линию меня перенаправили в нужный отдел, но срок ожидания составил 12 дней, что превышает нормативный срок в 5 дней․ Надеюсь, процесс ускорят․»
Сергей П․ – «В личный приём главы администрации записался через сайт, получили подтверждение в течение часа․ На приёме подробно разъяснили порядок передачи документов в архив․ Положительный опыт․»
Хранение документов в администрации муниципального образования – это строго регламентированный процесс, основанный на федеральных и региональных нормативных актах․ Соблюдение сроков, правильная классификация и своевременная передача в муниципальный архив гарантируют юридическую чистоту и доступность информации для граждан и контролирующих органов․ При возникновении вопросов граждане могут воспользоваться перечисленными контактными каналами, а также личным кабинетом на официальном сайте․