Область управления документами – это совокупность процессов, методов и средств, направленных на
создание, регистрацию, хранение, обработку, передачу и уничтожение документов в организации.
Эффективное управление документами обеспечивает:

• Соблюдение нормативных требований;
• Снижение риска потери информации;
• Ускорение бизнес‑процессов;
• Контроль за доступом к конфиденциальным материалам.

Нормативно‑правовая база

Ключевой документ, регламентирующий электронный документооборот в России – ГОСТ Р 53898-2010
«Системы электронного документооборота. Общие требования». Он был утверждён приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от № 327‑СТ.

Основные положения ГОСТ Р 53898-2010:

1. Требования к структуре и содержанию электронных документов;
2. Правила их регистрации, классификации и архивирования;
3. Механизмы обеспечения целостности и подлинности;
4. Условия доступа и контроля версий.

Современные программные решения

Одним из лидеров рынка отечественных систем управления документами является DMDoc – гибкое
решение, позволяющее автоматизировать весь цикл документооборота и контролировать бумажные копии.

Ключевые возможности DMDoc:

• Создание и согласование документов в онлайн‑режиме;
• Автоматическое присвоение регистровых номеров согласно ГОСТ Р 53898-2010;
• Интеграция с ERP, CRM и другими корпоративными системами;
• Поддержка электронных подписей и шифрования;
• Модуль архивного хранения с гибкой политикой удержания.

Организационная структура отдела управления документами

Руководство отдела

Главный специалист по управлению документами – Геннадий Михайлович Кузнецов.
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67.
Электронная почта: kuznetsov@gov.ru.

Услуги для пользователей

Личный кабинет

Для удобного доступа к документам каждый сотрудник может воспользоваться личным кабинетом.
В кабинете доступны:

• Поиск и просмотр документов;
• Создание новых записей;
• Отслеживание статуса согласования;
• Получение уведомлений о предстоящих сроках.

Личный прием

Для решения вопросов, требующих индивидуального подхода, предусмотрён личный прием руководителя
отдела.

График приёма

• Понедельник – пятница: 10:00 – 12:00 и 14:00 – 16:00;
• Суббота, воскресенье – выходные.

Записаться на приём можно через форму «Записаться на приём» или по телефону.

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://docmanage.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑01‑23 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел регистрации – +7 (495) -23‑45‑68
  • Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑69
  • Общий справочный центр – +7 (495) -23‑45‑70
• Электронный адрес: info@docmanage.gov.ru
• Личный кабинет: https://docmanage.gov.ru/personal

Отзывы пользователей

Ниже представлены реальные отзывы сотрудников, использующих систему управления документами:

Мария Л. (менеджер проекта): «С переходом на DMDoc сократилась средняя продолжительность согласования
документов с 5 дней до 1,5 дней. Очень удобно работать в единой системе, где всё уже привязано к ГОСТ
Р 53898-2010».

Алексей П. (специалист по архиву): «Электронный архив надёжно хранит документы, а система автоматических
резервных копий даёт уверенность в сохранности данных. Поддержка реагирует в течение 15 минут!»

Елена К. (служба безопасности): «Контроль доступа реализован на уровне ролей, что полностью соответствует
требованиям информационной безопасности. Аудит действий теперь доступен в режиме реального времени.»

Область управления документами – это фундаментальная часть любой современной организации.
Соблюдение требований ГОСТ Р 53898-2010, использование проверенных решений вроде DMDoc и
четко выстроенная организационная структура позволяют обеспечить надёжный, быстрый и безопасный
документооборот. При возникновении вопросов вы всегда можете обратиться по указанным выше контактам
или записаться на личный приём к руководителю отдела.