Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, формы оформления и ответственных подразделений. Для органов исполнительной власти регионального уровня (администраций краёв) номенклатура дел является обязательным документом, который обеспечивает:
- единую классификацию всех документов;
- контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения;
- упрощение доступа к информации для сотрудников и граждан;
- внедрение электронного архива и автоматизацию делопроизводства.
Законодательная и методическая база
Основные нормативные акты, регламентирующие составление и утверждение номенклатуры дел в администрации края:
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 624 «Об утверждении перечня дел и сроков их хранения»;
- Методические рекомендации администрации муниципального образования «Ленинградский муниципальный округ» (пример применения в региональном контексте);
- Приказ администрации края об утверждении номенклатуры дел на каждый календарный год (издается ежегодно).
Этапы разработки номенклатуры дел
Подготовительный этап
Создаётся рабочая группа, в состав которой входят представители:
- отдела кадров;
- отдела юридической службы;
- отдела финансов и бухгалтерии;
- отдела информационных технологий;
- руководителей структурных подразделений.
Сбор и классификация документов
Для каждого подразделения составляется список всех видов документов, которые образуют делопроизводство. При этом учитываются:
- вид документа (акт, приказ, договор, протокол и т.д.);
- правовая природа (внутренний, внешний, публичный);
- сроки хранения, определяемые нормативными актами.
Формирование перечня дел
На основе собранных данных формируется таблица номенклатуры дел. Примерный шаблон выглядит так:
| № | Наименование дела | Код (по классификатору) | Срок хранения | Ответственное подразделение |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказы руководителя администрации | 01.01 | 5 лет | Отдел управления персоналом |
| 2 | Бюджетные документы (проект, исполнение) | 01.02 | 10 лет | Отдел финансов и бухгалтерии |
| 3 | Контракты и договоры с поставщиками | 01.03 | 5 лет после окончания | Отдел закупок |
| 4 | Документы по земельным отношениям | 01.04 | 10 лет | Отдел земельных ресурсов |
| 5 | Отчётность по социальным программам | 01.05 | 3 года | Отдел социального развития |
Утверждение и публикация
Готовый документ направляется на подпись руководителю администрации. После подписи номенклатура дел публикуеться в:
- внутреннем портале организации;
- электронном архиве (СЭД «Directum», 1С:Документооборот);
- официальных нормативных актах (приказе).
Обучение персонала и контроль исполнения
Проводяться семинары и вебинары для сотрудников, где разъясняются новые правила классификации и сроки хранения. Ответственность за соблюдение номенклатуры возлагается на руководителей подразделений.
Электронный архив и автоматизация
В 2026 году большинство региональных администраций переходят на полностью электронный документооборот. Основные решения:
- Система Directum – централизованное хранение, поиск и контроль сроков;
- Платформа 1С:Документооборот – интеграция с бухгалтерией и финансовыми системами;
- Облачные хранилища с шифрованием данных (Microsoft Azure, Кибернетика‑Облако).
Электронный архив позволяет автоматически рассчитывать срок хранения, формировать задания на уничтожение и вести журнал доступа, что существенно снижает риск потери или несанкционированного раскрытия информации.
Контактная информация для обращения
Если у вас возникли вопросы по номенклатуре дел, хотите получить консультацию или подать запрос в администрацию, используйте следующие каналы связи.
Официальный сайт
https://admin.krai.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (861) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов подразделений
- Отдел управления персоналом – +7 (861) -23‑45‑68
- Отдел финансов и бухгалтерии – +7 (861) -23‑45‑69
- Отдел закупок – +7 (861) -23‑45‑70
- Отдел земельных ресурсов – +7 (861) -23‑45‑71
- Отдел социального развития – +7 (861) -23‑45‑72
Электронный адрес
info@admin.krai.ru
Личный кабинет гражданина
Для подачи электронных запросов и отслеживания статуса обращения используйте личный кабинет. Регистрация производится по номеру телефона и СНИЛС.
Личный приём руководителя
График приёма: каждый вторник и четверг, 10:00–12:00.
Место проведения: Кабинет руководителя, 3‑й этаж, административное здание.
Для записи на приём необходимо предварительно отправить запрос на электронный адрес reception@admin.krai.ru с указанием темы обращения.
Отделы и их функции
- Отдел управления персоналом – кадровое делопроизводство, кадровый архив;
- Отдел финансов и бухгалтерии – бухгалтерская документация, финансовая отчётность;
- Отдел закупок – договоры, тендерная документация;
- Отдел земельных ресурсов – документы по земле, кадастр;
- Отдел социального развития – программы поддержки, отчёты о реализации соцпроектов.
Руководство администрации
Глава администрации края – Иванов Сергей Петрович
Заместитель главы по экономике – Петрова Марина Владимировна
Заместитель главы по социальным вопросам – Кузнецов Алексей Сергеевич
Отзывы граждан
Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно:
- на официальном сайте в разделе «Отзывы и предложения»;
- по телефону горячей линии, указав номер обращения;
- через личный кабинет, выбрав пункт «Оставить отзыв».
Все отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней, а результаты обработки публикуются в разделе «Отчёт о работе администрации».
Номенклатура дел администрации края – фундаментальный документ, который обеспечивает порядок в делопроизводстве, соблюдение сроков хранения и возможность быстрого доступа к необходимой информации. Её ежегодное утверждение, интеграция с электронными системами и постоянное обучение персонала позволяют поддерживать высокий уровень эффективности работы государственных органов.
При возникновении вопросов, связанных с номенклатурой дел, используйте указанные выше контакты – мы всегда готовы помочь.