Одной из самых важных задач организации документооборота в любом государственном или муниципальном учреждении является хранение и использование документов, которые нуждаются в обязательной систематизации. Для этих целей служит номенклатура дел (НД) — систематизированный перечень названий дел, образующихся в процессе деятельности отдела в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.
Что такое номенклатура дел и для чего она нужна?
Каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по направлениям деятельности. В номенклатуре дел все эти папки фиксируются официально, с обязательным обозначением сроков хранения. НД отдела администрации (например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела или кадровой службы) считается неотъемлемой частью единой номенклатуры всей организации.
Правила формирования индексов дел
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах этого подразделения.
- Простая нумерация: Если номер подразделения в оргструктуре 09, тогда дела в его номенклатуре будут нумероваться начиная с 09-01, потом 09-02 и т.д. Другой пример: индекс 0203, где 02, обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03, порядковый номер дела (приказы по личному составу).
- Сложная нумерация: Если департамент кадровой политики (09) включает в себя внутренние отделы, то его номенклатура будет содержать разделы, соответствующие этим отделам (09.1, 09.2). Индексы дел тогда будут иметь более сложный номер, например: 6-3-04, где 6, обозначение Управления делами, 3 — обозначение отдела распорядительных документов внутри Управления, 04 — порядковый номер заголовка дела в подразделе.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Необходимым условием при ежегодном обновлении является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год.
Порядок разработки и утверждения
Разработкой номенклатуры дел занимается, как правило, служба делопроизводства компании. Если данного отдела на предприятии нет, то этими вопросами занимается уполномоченный сотрудник. В процессе работы могут использоваться заголовки из типового перечня (добавленные в систему автоматически после включения модуля для архивного дела) или шаблон из справочника «Типовая номенклатура дел».
Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом начальника отдела. До утверждения руководителем проект НД представляется на рассмотрение ЭПК администрации муниципального образования (муниципального района или городского округа). Проект подписывает руководитель отдела делопроизводства, а номенклатуру визирует начальник архива организации и согласовывает начальник Общего отдела.
Контакты для обращений
По вопросам составления, согласования и ведения номенклатуры дел следует обращаться в службу делопроизводства или общий отдел администрации.
Официальный сайт
Актуальные методические рекомендации, типовые перечни и шаблоны номенклатур размещены на официальном портале администрации: www.administration-gov.ru
Горячая линия
Для консультаций по вопросам делопроизводства и архивного хранения работает единая горячая линия администрации: ###-###-#### (бесплатно по РФ).
Номера телефонов
- Общий отдел (согласование НД): +7 (4822) -5-10-02
- Отдел распорядительных документов и контроля: +7 (4822) -5-10-03
- Архивный отдел администрации: +7 (4822) -5-10-04
Электронный адрес
Направить проекты номенклатуры на рецензию или задать вопрос специалистам можно по электронной почте: deloproizvodstvo@administration-gov.ru
Личный кабинет
Для автоматизированного формирования номенклатуры дел сотрудники администрации могут использовать электронный Личный кабинет в системе электронного документооборота (СЭД). Вход осуществляется через официальный сайт администрации с использованием сертифицированной ЭЦП. В модуле «Управление номенклатурой дел» доступна автоматическая загрузка заголовков из типовых перечней и генерация итоговых записей.
Личный прием и график приема
Для очного согласования номенклатуры дел или разрешения спорных вопросов при формировании индексов проводится личный прием сотрудников подразделений специалистами общего отдела.
График приема:
- Понедельник ⸺ Четверг: с 09:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00
- Пятница: с 09:00 до 13:00 и с 14:00 до 16:45
- Суббота, Воскресенье: выходной
Отделы
Структура подразделений, задействованных в процессе работы с номенклатурой дел:
- Управление делами и организационной работы, общее руководство процессом.
- Общий отдел — согласование номенклатур структурных подразделений.
- Отдел распорядительных документов, планирования и контроля, разработка методических рекомендаций.
- Архивный отдел — экспертиза ценности документов, визирование проектов НД и контроль сроков хранения.
- Кадровая служба — ведение собственной номенклатуры дел по личному составу.
Руководство
- Начальник Управления делами и организационной работы, осуществляет общее руководство документооборотом администрации.
- Заместитель начальника Управления делами — начальник общего отдела, курирует вопросы согласования номенклатур дел подразделений (именно под его подписью согласовывается итоговая номенклатура).
- Начальник архивного отдела, осуществляет визирование проектов номенклатур дел перед их утверждением руководителем администрации.
Отзывы
Отзыв специалиста кадрового отдела:
«Переход на автоматизированное формирование номенклатуры с использованием модуля архивного дела в СЭД сильно упростил нам жизнь. Теперь заголовки из типового перечня подтягиваются автоматически, а сложные индексы с номерами отделов (например, 09.1-02) формируются системой без ошибок.»
Отзыв заместителя начальника отдела:
«Очень важно, что при ежегодном уточнении номенклатуры мы сохраняем прежние индексы для повторяющихся дел. Это позволяет сохранять преемственность в архиве и не терять документы при проверках. Процедура согласования с ЭПК и Общим отделом стала прозрачнее благодаря электронному документообороту.»