Данная статья представляет подробный обзор примерной номенклатуры дел нотариуса, утверждаемой Федеральной нотариальной палатой (ФНП) и Министерством юстиции РФ. Номенклатура дел, это основной справочник делопроизводства нотариальной конторы, определяющий состав, сроки хранения и порядок формирования дел нотариальных действий и внутренней документации.

Описание: что такое номенклатура нотариуса

Номенклатура дел нотариуса — это нормативный документ, систематизирующий все виды документов, образующихся в деятельности нотариальной конторы. Она является обязательной к применению для всех нотариусов (как частной практики, так и государственных) на территории Российской Федерации.

Основные функции номенклатуры:

• Систематизация: упорядочивание документов по разделам (нотариальные действия, внутреннее делопроизводство, кадровые, бухгалтерские документы).
• Нормирование сроков хранения: установление категорий хранения (постоянное, временное — до 10 лет, более 10 лет) в соответствии с Законом РФ «Об архивном деле в РФ» и типовыми перечнями Росархива.
• Формирование архива: основа для отбора документов к уничтожению или передаче в государственный архив.
• Обеспечение доступа: структурирование дел для быстрого поиска и выдачи копий клиентам и уполномоченным органам.

Правовая основа:

1. Федеральный закон от № 4462-1 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (ст. 18, 22).
2. Приказ Минюста России от № 236 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения нотариального делопроизводства».
3. Решения Президиума Федеральной нотариальной палаты (актуальная редакция Примерной номенклатуры дел нотариальных контор).
4. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Структура номенклатуры (основные разделы):

• Раздел I. Документы нотариальных действий: реестры, акты, протоколы, удостоверения, копии документов, дела по наследственным случаям, брачным контрактам, сделкам с недвижимостью и т.д.
• Раздел II. Внутреннее организационное делопроизводство: приказы, распоряжения, журналы учета, отчетность в ФНП/Минюст, документы по ИБ и защите ГИС.
• Раздел III. Кадровые документы: личные дела, приказы о приеме/увольнении, табели, отпускные графики (для нотариусов с помощниками/сотрудниками).
• Раздел IV. Бухгалтерские и финансовые документы: кассовые книги, платежные поручения, налоговая отчетность, отчеты о доходах/расходах нотариальной конторы.
• Раздел V. Документы по материально-техническому обеспечению и ИТ: акты приема-передачи оборудования, лицензии на ПО (АРМ нотариуса), журналы ключей ЭП.

Важно: Нотариус обязан утвердить рабочую номенклатуру на основе примерной ежегодно (обычно к 1 января) приказом о делопроизводстве, внося изменения, учитывающие специфику его конторы (наличие помощников, специфика действий);

Контакты для обращений по вопросам номенклатуры и делопроизводства

Основным методологическим центром, утверждающим номенклатуру и дающим разъяснения по ее применению, является Федеральная нотариальная палата (ФНП) и региональные нотариальные палаты.

Федеральная нотариальная палата (ФНП)

• Адрес: 119017, г. Москва, ул. Большая Якиманка, д. 24, стр. 1
• Режим работы: Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00). Суббота, Воскресенье, выходной.

Региональные нотариальные палаты

Контакты конкретной палаты по субъекту РФ необходимо уточнять на официальном сайте ФНП в разделе «Региональные палаты». Именно региональная палата курирует деятельность нотариусов на месте, проводит проверки делопроизводства и согласовывает рабочие номенклатуры.

Официальный сайт

Главный информационный ресурс: https://www.fnp.ru/

Ключевые разделы сайта для нотариуса:

• «Нормативная база» → «Делопроизводство»: актуальные Примеры номенклатур, Инструкции, Приказы ФНП.
• «Методические материалы»: разъяснения по срокам хранения, оформлению дел, электронному архиву.
• «Информационные системы»: доступ к АРМ нотариуса, ЕРН (Единый реестр нотариальных действий), порталу нотариата.
• «Обратная связь» / «Задать вопрос»: форма для направления официального запроса в Методический отдел ФНП.

Горячая линия и телефоны доверия

Для оперативных консультаций по применению номенклатуры, срокам хранения или оформлению конкретных действий:

Примечание: Региональные палаты имеют свои горячие линии. Номера публикуются на сайтах региональных палат.

Номера телефонов структурных подразделений ФНП (Мск)

• Приемная Президента ФНП: +7 (495) -97-17-17
• Методический отдел (вопросы номенклатуры, делопроизводства, ИТ): +7 (495) -97-17-17 (доб. по меню или уточняйте у оператора)
• Отдел организации нотариальной деятельности и контроля: +7 (495) -97-17-17
• Бухгалтерия / Членские взносы: +7 (495) -97-17-17
• Центр информационных технологий (ЦИТ ФНП) — техподдержка АРМ, ЭП, ЕРН: +7 (495) -97-17-17 (спец. линия поддержки)

Электронный адрес (E-mail)

• Общий адрес ФНП: info@fnp.ru
• Методический отдел (вопросы номенклатуры, архивов, делопроизводства): method@fnp.ru (адрес может варьироваться, актуальный смотрите в разделе «Контакты» на fnp.ru)
• Техподдержка (ЦИТ ФНП): support@fnp.ru (или через тикет-систему в ЛК нотариуса)
• Приемная Президента: president@fnp.ru

Важно: Официальные запросы на разъяснение норм номенклатуры рекомендуется направлять через Личный кабинет нотариуса на портале ФНП или заказным почтовым отправлением на юр. адрес палаты.

Личный кабинет нотариуса (ЛК)

Портал: https://lk.fnp.ru/ (требуется квалифицированная ЭП нотариуса)

Функционал ЛК по вопросам номенклатуры и делопроизводства:

• Доступ к актуальной Примерной номенклатуре дел (скачивание в XML/PDF/Excel для импорта в АРМ).
• Подача отчетности о движении дел (формирование отчета о передаче дел в архив/уничтожении).
• Работа с ЕРН (Единый реестр нотариальных действий), основной инструмент учета дел Раздела I номенклатуры.
• Обращение в Методический отдел ФНП через тикет-систему («Задать вопрос»).
• Получение уведомлений об изменениях в номенклатуре (приказы ФНП, письма Минюста).
• Управление ключами ЭП, доступом помощников к АРМ.

Личный прием граждан и нотариусов в ФНП

ФНП осуществляет личный прием по предварительной записи.

Порядок записи:

1. Через форму на сайте fnp.ru (раздел «Приемная» / «Запись на прием»).
2. По телефону приемной: +7 (495) -97-17-17.
3. Через Личный кабинет нотариуса (для нотариусов).

Что можно решить на личном приеме:

• Спорные вопросы применения номенклатуры (нестандартные действия, новые виды сделок).
• Согласование индивидуальных изменений в рабочей номенклатуре.
• Обжалование результатов проверок делопроизводства региональной палатой.
• Вопросы передачи дел в государственные архивы (передача архива ушедшего нотариуса).

График приема (ФНП, Москва)

График приема в региональных нотариальных палатах устанавливается каждым субъектом самостоятельно. Уточняйте на сайте вашей региональной палаты.

Отделы ФНП, курирующие номенклатуру и делопроизводство

1. Методический отдел (Главный методический центр): Разработка и актуализация Примерной номенклатуры дел, Инструкций по делопроизводству, разъяснения по срокам хранения, формированию дел, электронному архиву. Ключевой контакт для нотариуса.
2. Отдел организации нотариальной деятельности и контроля: Проведение плановых и внеплановых проверок состояния делопроизводства в нотариальных конторах (соответствие номенклатуре, сроки хранения, оформление дел).
3. Центр информационных технологий (ЦИТ ФНП): Техническая поддержка АРМ нотариуса, ЕРН, портала нотариата. Внедрение изменений в номенклатуру в программное обеспечение (справочники видов действий, коды дел).
4. Юридический отдел: Экспертиза проектов приказов по номенклатуре, правовое обеспечение архивного дела.
5. Отдел взаимодействия с региональными палатами: Методическое руководство региональными палатами по вопросам внедрения номенклатуры на местах.

Руководство ФНП (уполномоченные по вопросам номенклатуры)

• Президент ФНП: Павлов Сергей Викторович (утверждает Приказы ФНП о номенклатуре).
• Вице-президент ФНП (курирует методическую работу): Уточняйте актуальное распределение обязанностей на сайте ФНП (раздел «Руководство»).
• Начальник Методического отдела: Ответственный исполнитель по разработке номенклатуры.
• Председатели Региональных нотариальных палат: Утверждают рабочие номенклатуры нотариусов своих регионов (или согласовывают), организуют проверки.

Отзывы и практика применения (обобщенный анализ)

Анализ обращений нотариусов на форумах (ФНП, профильные сообщества, обучение), результатах проверок и семинарах позволяет выделить типичные проблемы и лучшие практики:

Типичные ошибки (на что обращают внимание проверяющие):

• Отсутствие утвержденной рабочей номенклатуры на год (приказ не подписан или не составлен на основе актуальной примерной).
• Несоответствие названий дел в реестрах/журналах номенклатуре (произвольные названия вместо стандартных).
• Нарушение сроков хранения: преждевременное уничтожение дел категории «Постоянно» или «Более 10 лет» (особенно дела по наследству, брачным контрактам).
• Неполные дела: отсутствие обязательных документов внутри дела (например, копия удостоверения, квитанция о госпошлине, справка из ЕРН).
• Игнорирование электронного документооборота: неоформление дел по удаленным/электронным нотариальным действиям (видеозаписи, логи ЭП, файлы в ЕРН).
• Отсутствие акта отбора к уничтожению/передаче или его несоответствие номенклатуре.

Полезные советы от коллег (Best Practices):

1. Автоматизация через АРМ: Используйте функцию «Импорт номенклатуры» в АРМ нотариуса (файл с сайта ФНП/ЛК), чтобы избежать ручных ошибок в кодах и названиях.
2. Ежеквартальная сверка: Сравнивайте физические дела на полках с реестром дел (журналом регистрации дел) и номенклатурой.
3. Работа с «новыми» действиями: При появлении новых видов действий (например, распоряжения о цифровом наследстве, действия в режиме видеоконференцсвязи) оперативно вносите их в рабочую номенклатуру доп. приказом.
4. Архивная коробка = Дело: Одно дело номенклатуры = одна архивная коробка (папка) с правильной надписью по форме (Индекс, Название, Даты, Срок хранения, Подпись ответственного).
5. Консультации в ЛК: Не стесняйтесь писать в тикет-систему Методического отдела ФНП по спорным вопросам — официальный ответ — ваша защита при проверке.

Общая оценка нотариусами:

Номенклатура ФНП считается качественной и детализированной базой. Основные сложности вызывают не сам документ, а динамика изменений (частые обновления из-за цифровизации нотариата) и необходимость «подгонять» её под специфику малой конторы (где нет архивиста, а дела ведет сам нотариус/помощник). Внедрение ЕРН значительно упростило учет дел Раздела I, но требует дисциплины при сканировании и прикреплении файлов.

---

Дата актуализации информации: .
Данные контактов и структуры ФНП могут меняться. Перед обращением обязательно проверяйте актуальные реквизиты на официальном сайте ФНП или в Личном кабинете нотариуса.