Авансовый отчет – документ‚ подтверждающий факт получения подотчетным лицом денежных средств и их последующее расходование. При оплате нотариальных услуг подотчетником необходимо правильно оформить авансовый отчет‚ приложив к нему все требуемые подтверждающие документы.

Нормативно‑правовая база

• Письмо УФНС России по г. Москве от № 16-15/093518.2 – подтверждает‚ что бланк‚ полученный от нотариуса‚ является документальным подтверждением расходов.
• Постановление Правления ФНП от 24 октября 2016 г. (протокол 10/16) – определяет порядок расчёта предельного размера платы за нотариальные услуги.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ от «О бухгалтерском учете» – регулирует порядок оформления и учёта авансовых расходов.
• Порядок определения предельного размера платы за оказание нотариусами услуг правового и технического характера (п. 2.14).

Ключевые требования к документам

1. Получить от нотариуса бланк единого образца‚ в котором указаны:
   • Сумма оплаты (без НДС‚ если нотариус применяет УСН).
   • Вид нотариальных действий (доверенность‚ заверение‚ регистрация и т.п.).
2. Сохранить квитанцию об оплате (наличными или безналичным способом) – она является подтверждением факта расходования средств.
3. Заполнить унифицированную форму АО‑1 (ф. 0504505) – авансовый отчет по ОКУД 0302001.
4. Приложить к отчёту:
   • Доверенность‚ выданную сотруднику (если она использовалась).
   • Копию нотариального акта (если он уже оформлен).
   • Квитанцию/чек об оплате.
5. Подписать отчёт как сотрудником‚ так и материально‑ответственным лицом (руководителем подразделения).

Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчёта

После подписания отчёта он передаётся в бухгалтерию для окончательного отражения в учётных регистрах. Возврат нерастраченных средств осуществляется в течение двух рабочих дней (в примере – 23 января).

Как отразить расходы в бухгалтерском учете

• Счёт 76 «Расчёты с подотчётными лицами» – дебетируем на сумму выданного аванса.
• Счёт 76КК «Расчёты с подотчётными лицами по авансам» – кредитуем при возврате остатка.
• Счёт 76/2 «Расходы будущих периодов» – списываем в момент подтверждения расходов (по документу от нотариуса).
• Счёт 91 «Прочие доходы и расходы» – отражаем расходы на услуги нотариуса (ст. 262 ПБУ 6/02).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать НДС‚ если нотариус работает на УСН?

Нет. При применении упрощённой системы налогообложения (УСН) нотариус не начисляет НДС‚ поэтому в авансовом отчёте указывается «0 руб.» в колонке НДС.

Что делать‚ если квитанция потеряна?

Необходимо запросить у нотариуса дубликат платежного документа. Без подтверждающего документа расходы не могут быть признаны бухгалтерией.

Можно ли использовать электронный авансовый отчёт?

Да. По приказу Минфина РФ от  № ММ‑7‑2024 допускается электронный документооборот. Главное – обеспечить электронную подпись и хранение в архиве не менее пяти лет.

Как оформить возврат нерастраченных средств?

Сотрудник заполняет раздел «Остаток» в форме АО‑1‚ подписывает его‚ а кассир оформляет приходный ордер № … и вносит сумму в кассу в течение 2‑х рабочих дней.

Примеры типовых ситуаций

Ситуация 1. Бюджетная организация оплачивает нотариальные услуги через подотчётное лицо.

• Подотчётное лицо получает аванс‚ оплачивает нотариуса‚ получает бланк и квитанцию.
• В течение 5 дней оформляет авансовый отчёт АО‑1‚ прикладывает документы и сдаёт в бухгалтерию.
• Бухгалтерия списывает расходы и фиксирует возврат остатка.

Ситуация 2. Казённое учреждение использует электронный документооборот.

• Авансовый отчёт формируется в 1С:Бухгалтерия 8 (модуль «Подотчётные лица»).
• Все документы (скан‑копии‚ электронные подписи) прикрепляются к электронному отчету.
• После согласования система автоматически генерирует проводки.

Отзывы пользователей

Сергей Петров‚ главный бухгалтер ООО «ТехноПлюс»: «Раньше заполняли бумажный АО‑1 вручную‚ часто возникали ошибки. После внедрения шаблона из этой статьи сократили время подготовки отчёта вдвое.»

Елена Кузнецова‚ финансовый аналитик в МУ «Городская поликлиника»: «Важно помнить о приложении оригинального бланка нотариуса. Без него налоговая может отказать в признании расходов.»

Контактная информация для справок

Оформление авансового отчёта по услугам нотариуса – процесс‚ требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение формы АО‑1‚ своевременное прикрепление оригинальных документов и их последующее отражение в бухгалтерском учёте позволяют избежать проблем с налоговыми органами и обеспечить прозрачность расходов организации;

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел бухгалтерского учёта по указанным выше контактам или использовать личный кабинет для подачи электронных запросов.