Служебная записка – это документ внутренней деловой переписки, который используется для передачи
информации, предложений, просьб, объяснений или аналитических данных от одного сотрудника к другому
(обычно к руководителю). Ниже вы найдёте подробный гид по написанию записки именно в адрес
начальника департамента, а также все необходимые контакты для обращения в организацию.
Когда требуется служебная записка?
- Запросить согласование или одобрение какого‑либо действия;
- Сообщить о проблеме, нарушении или предложить улучшение;
- Попросить предоставить ресурсы (оборудование, бюджет, доступ к системе);
- Сформировать официальную позицию по вопросу, требующему документального фиксирования.
Правила оформления (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и общепринятым корпоративным стандартам)
- Шапка документа – в правом верхнем углу указываются:
- ФИО отправителя;
- Должность;
- Подразделение;
- Дата составления (число, месяц, год).
- Адресат – в левой части под шапкой пишется:
- Должность получателя в дательном падеже (например, Начальнику департамента);
- ФИО получателя;
- Подразделение получателя.
- – по центру прописывается «Служебная записка».
- Тема – коротко формулируется цель записки (например, «О запросе нового принтера»).
- Текст записки – делится на три обязательных блока:
- Вводная часть (кратко описывается ситуация, причина обращения);
- Суть обращения (конкретная просьба, предложение или требование);
- Заключительная часть (указываются ожидаемые действия, сроки, благодарность).
- Подпись – в конце указывается фамилия, инициалы и должность отправителя.
- Приложения (если есть) – перечисляются в отдельном пункте.
Пошаговое написание записки
| Шаг 1. | Определите цель обращения и соберите необходимые данные (дату, номер заявки, ссылки). |
| Шаг 2. | Заполните шапку и адресата согласно шаблону. |
| Шаг 3. | Сформулируйте тему (не более 10‑). |
| Шаг 4. | Напишите вводную часть: «В связи с …», «В результате проверки …». |
| Шаг 5. | Чётко изложите просьбу/предложение, укажите желаемый результат и сроки. |
| Шаг 6. | Завершите благодарностью и указанием готовности к обсуждению. |
| Шаг 7. | Подпишите записку и при необходимости приложите документы. |
Образец служебной записки
Кому: Начальнику департамента информационных технологий
ФИО: Петров П.П.
Служебная записка
Тема: Запрос на приобретение нового сетевого принтера для отдела ИТ‑поддержки
Вводная часть.
В связи с постоянными сбоями в работе текущего принтера модели HP LaserJet 2100, который обслуживает
10 рабочих мест отдела, наблюдается снижение производительности и увеличение времени обработки
запросов пользователей.
Суть обращения.
Прошу рассмотреть возможность закупки нового сетевого принтера модели HP LaserJet Pro M404dn.
Данный аппарат обладает более высокой скоростью печати (30 стр/мин), поддерживает двустороннюю печать
по умолчанию и имеет расширенный срок службы картриджа. Предлагаемый бюджет – 45 000 ₽, что
соответствует текущим ценовым предложениям от проверенных поставщиков.
Заключительная часть.
Ожидаю Вашего решения в течение 5 рабочих дней, чтобы избежать дальнейших простоев. При необходимости
готов предоставить более детальные технические характеристики и коммерческие предложения.
С уважением,
Иванов И.И.
Инженер‑техник, отдел ИТ‑поддержки
Полезные рекомендации
- Лаконичность. Старайтесь уложиться в 1‑2 абзаца вводной части и 1‑2 абзаца основной.
- Конкретика. Указывайте точные цифры, даты, модели техники – это ускорит принятие решения.
- Тональность. Держите деловой, вежливый стиль, избегайте эмоциональных оценок.
- Проверка. Перед отправкой перечитайте записку, проверьте орфографию и соответствие шаблону.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому можно отправлять служебную записку?
Любому сотруднику, имеющему полномочия принимать решения по затронутому вопросу: начальнику отдела,
департамента, руководителю проекта и т.д.
Нужна ли подпись в электронном виде?
В большинстве компаний достаточно указать ФИО и должность в конце документа. При печатных
вариантах подпись ставится вручную.
Сколько времени хранится служебная записка?
Согласно Трудовому кодексу и внутренним регламентам, служебные записки хранятся минимум 3 года.
Контактные данные для обращения в отдел «Документация и делопроизводство»
Официальный сайт: https://www.company.ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
Телефоны отдела:
- +7 (495) -23‑45‑67 — главный телефон
- +7 (495) -23‑45‑68, приемная (рабочие часы 9:00–18:00)
Электронный адрес: doc@company.ru
Личный кабинет сотрудника: https://intranet.company.ru
Личный приём (по записи): 8‑495‑123‑45‑69 (запись через сайт или по телефону)
График приёма:
- Понедельник‑Пятница: 10:00–12:00, 14:00–16:00
- Суббота: по предварительной договорённости
- Воскресенье: выходной
Отделы, с которыми взаимодействует отдел документации:
- Отдел кадров
- Финансовый отдел
- ИТ‑поддержка
- Юридический отдел
Руководство отдела:
- Директор департамента: Сидоров С.С.
- Заместитель директора: Кузнецова А.А.
Отзывы сотрудников о работе с отделом:
- «Быстро реагируют на запросы, помогают оформить документы в течение часа» — Марина П.
- «Отличный сервис, но иногда трудно записаться на личный приём в последний момент» — Алексей В.
- «Профессиональный подход, все документы оформляются без ошибок» — Ольга Т.
Составление корректной служебной записки – залог быстрой реакции руководства и эффективного решения
рабочих вопросов. Пользуйтесь приведённым шаблоном, соблюдайте правила оформления и не забывайте
указывать все необходимые реквизиты. При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам.