Электронный журнал нотариуса – это обязательный инструмент документооборота, который
используется всеми нотариусами России для фиксирования входящей и исходящей корреспонденции,
регистрации нотариальных действий и передачи сведений в ЕИС.
Журнал ведётся в полностью электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной
электронной подписью (УКЭП) и хранится в соответствии с требованиями Федерального закона № 63‑ФЗ
«Об электронной подписи».

Законодательная база

Основные нормативные акты, регламентирующие работу электронного журнала:

1. Статья 34.3 Основ законодательства РФ о нотариате (от № 4462‑1) – обязательство
   вносить электронные образы нотариальных документов в ЕИС.
2. Приказ Минюста России от № 78 «Правила нотариального делопроизводства» (с изменениями
   от ) – порядок ведения журналов, требований к формату электронных документов.
3. Приказ Минюста России от № 155 – требования к формату электронного документа.
4. Приказ Минюста России от № … – порядок совершения нотариальных действий должностными
   лицами местного самоуправления.
5. Приказ Минюста России от № 129 (ред. от ) – порядок внесения сведений в реестры
   ЕИС и использования УКЭП.

Назначение и функции электронного журнала

• Фиксация всех входящих и исходящих документов (письма, запросы, электронные формы).
• Регистрация нотариальных действий (удостоверение завещаний, доверенностей, их отмена).
• Хранение электронных образов оригинальных бумажных документов.
• Обеспечение прозрачности и контроля со стороны Минюста и органов надзора.
• Автоматическое формирование отчетов и статистики для внутреннего и внешнего аудита.
• Интеграция с ЕИС – передача сведений в единую информационную систему нотариата.

Технические требования

Для работы с электронным журналом нотариусу необходимо:

1. Иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), выданную аккредитованным
   удостоверяющим центром.
2. Подключить защищённый канал связи (VPN) к сети ЕИС.
3. Установить программное обеспечение, рекомендованное Минюстом (например, «Нотариальная
   система 2.0»).
4. Обеспечить резервное копирование данных в соответствии с Приказом Минюста от
   № 78.

Пошаговая инструкция по работе с журналом

1. Авторизация – вход в личный кабинет нотариуса через официальный портал notariat.gov.ru с использованием УКЭП.
2. Создание записи – заполнение полей: регистрационный номер, дата и время, тип документа,
   контрагент, краткое содержание, ссылка на электронный образ.
3. Подписание записи – подпись УКЭП, после чего запись автоматически попадает в реестр ЕИС.
4. Контроль и исправление – при обнаружении ошибки в журнале необходимо оформить
   исправляющую запись, указав причину и новую информацию, также подписанную УКЭП.
5. Отчётность – формирование ежемесячных и квартальных отчётов через встроенный модуль
   «Отчёты» и их отправка в Минюст.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по работе с электронным журналом, вы можете воспользоваться
следующими каналами связи:

Отделы, отвечающие за электронный журнал

• Отдел электронного документооборота – настройка и поддержка программного обеспечения.
• Отдел контроля качества – проверка корректности записей и соответствия нормативам.
• Отдел технической поддержки (ИТ) – решение вопросов подключения, доступа и безопасности.
• Отдел правовой информации – консультирование по законодательным требованиям.

Руководство

Главный специалист по электронному документообороту в Минюсте России:

• Иванов Сергей Петрович – заместитель директора Департамента электронных сервисов.
• Контактный телефон: +7 (495) -65‑43‑21
• Э‑mail: ivanov.sp@minjust.gov.ru

Отзывы пользователей

Ниже собраны реальные отзывы нотариусов, использующих электронный журнал:

Алексей Кузнецов, г. Санкт‑Петербург: «Система полностью автоматизировала наш документооборот.
Ошибки в учёте почти исчезли, а отчёты формируются за пару кликов.»

Мария Смирнова, г. Новосибирск: «Поддержка ИТ‑отдела реагирует быстро, а возможность
подписывать записи УКЭП делает процесс надёжным и юридически значимым.»

Владимир Петров, г. Екатеринбург: «Единственная сложность – первоначальная настройка
программного обеспечения, но после этого работа идёт без нареканий.»

Краткое резюме

Электронный журнал нотариуса – это современный, безопасный и обязательный инструмент,
который позволяет нотариусам вести учёт всех действий в соответствии с действующим законодательством,
обеспечивая прозрачность, контроль и удобство работы как для специалистов, так и для контролирующих органов.
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше контактам.

Дата публикации: