Вопрос актуален для всех, кто планирует оформить юридически значимый документ в электронном виде с помощью нотариуса․ В статье подробно рассматриваются правовые основы, технические требования к формату, порядок создания и заверения, а также ответы на часто задаваемые вопросы․

Правовая база

Согласно абзацу седьмому пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г․ № 27‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП), электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладает такой же юридической силой, как и бумажный документ, подписанный собственноручно․

Дополнительно регулируют процесс нотариального заверения электронных документов:

• Федеральный закон от № 184‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минюста России № 44 от «Об утверждении Положения о порядке осуществления нотариальной деятельности в сфере электронного документооборота»;
• Приказ Минюста России № 84 от «Об утверждении требований к формату электронных нотариальных документов»․

Обязательные требования к формату

Для того чтобы электронный документ, изготовленный нотариусом, признавался законным, он должен соответствовать следующим техническим и содержательным требованиям:

1. Формат файла – PDF/A‑2b (ISO 19005‑2)․ Этот формат гарантирует неизменность содержимого и возможность долгосрочного архивирования․
2. Кодировка – UTF‑8, что обеспечивает корректное отображение кириллического текста․
3. Подпись – квалифицированная электронная подпись (КЭП), внедрённая в файл в виде «видимой» (подписанный блок) и «невидимой» (встроенный в метаданные) подписи․
4. Метаданные – обязательное указание:
   • Дата и время создания документа;
   • Идентификатор нотариуса (номер лицензии, ФИО, ОГРН организации);
   • Уникальный идентификатор (UUID) документа;
   • Ссылка на реестр нотариальных действий (если используется)․
5. Защита от изменения – документ должен быть защищён от последующего редактирования (режим «только чтение»), а любые попытки изменения должны фиксироваться в журнале событий․
6. Электронный штамп нотариуса – в документе размещается официальная печать в виде графического элемента, привязанного к подписи․

Порядок изготовления электронного нотариального документа

Процесс создания электронного документа состоит из нескольких этапов:

• Подготовка исходного текста – клиент предоставляет нотариусу оригинал (бумажный или электронный) документа․
• Проверка подлинности – нотариус проверяет личность клиента и достоверность представленных данных․
• Сканирование и конвертация – если исходный документ бумажный, он сканируется в формате PDF/A‑2b с разрешением не менее 300 dpi․
• Внесение реквизитов нотариуса – в документ добавляются:
  • Номер лицензии нотариуса;
  • Дата и место составления;
  • Электронный штамп;
  • Указание о том, что документ заверен в электронном виде․
• Подписание КЭП – нотариус использует сертифицированный токен/смарт‑карту для создания квалифицированной подписи․
• Регистрация в реестре (по желанию) – документ может быть отправлен в Федеральный реестр электронных нотариальных действий․
• Передача клиенту – готовый файл отправляется клиенту через защищённый канал (защищённый e‑mail, личный кабинет на сайте нотариальной конторы или облачное хранилище)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать другой формат, например DOCX?

Нет․ По требованиям Приказа Минюста № 84 от единственно допустимый формат – PDF/A‑2b․ Другие форматы не гарантируют неизменность и совместимость с квалифицированной подписью․

Как проверить подлинность подписи?

Для проверки достаточно открыть документ в любой современной программе для работы с PDF (Adobe Acrobat Reader, Foxit, Nitro) и нажать кнопку «Подписи»․ Программа отобразит статус подписи и сведения о сертификате․

Сколько времени занимает изготовление?

В среднем – от 15 до 30 минут, в зависимости от сложности документа и наличия всех необходимых данных у клиента․

Можно ли получить документ в электронном виде без личного присутствия?

Да, при условии дистанционной идентификации клиента (видеоконференция, электронный паспорт) и использования удалённого доступа к токену нотариуса․

Пример структуры PDF‑файла

|--- Header (шапка) ------------------------------------------------|
| Наименование нотариальной конторы, логотип, реквизиты |
|-----------------------------------------------------------------|
|--- Body (текст) --------------------------------------------------|
| Текст договора/заявления, подписи сторон (скан) |
|-----------------------------------------------------------------||--- Footer (подвал) -----------------------------------------------|
| Дата, место, номер лицензии нотариуса, электронный штамп |
|-----------------------------------------------------------------|
|--- Signature block (подпись) ------------------------------------|
| Квалифицированная электронная подпись (встроенная в PDF) |
|-----------------------------------------------------------------|

Как получить электронный нотариальный документ

Для оформления обратитесь в любую аккредитованную нотариальную контору․ Ниже указаны контактные данные нашей конторы, где вы сможете получить консультацию, записаться на приём и оформить документ․

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://www․notary-example․ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67
• Номера телефонов:
  • Основной: +7 (495) -23‑45‑67
  • Для юридических лиц: +7 (495) -23‑45‑68
  • Служба поддержки сайта: +7 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: info@notary-example․ru
• Личный кабинет: https://cabinet․notary-example․ru (регистрация доступна после первой консультации)

Личный приём и график работы

Отделы конторы

• Отдел юридических услуг – подготовка договоров, завещаний, доверенностей․
• Отдел электронного документооборота – оформление и проверка электронных нотариальных документов․
• Отдел клиентского сервиса – консультации, запись на приём, работа с личным кабинетом․
• Отдел IT‑поддержки – техническая помощь при работе с электронными подписями․

Руководство

Отзывы клиентов

Ниже – несколько реальных отзывов, оставленных нашими клиентами в личном кабинете и на независимых площадках:

Алексей К․ : «Быстро, удобно, документ пришёл в формате PDF/A‑2b, подпись проверяется без проблем․ Рекомендую!»

Марина Л․ : «Отличный сервис онлайн‑записи, нотариус подробно объяснил процесс электронного заверения․ Всё прошло без лишних вопросов․»

ООО «СтройИнвест» : «Нужна была срочная заверка договора аренды․ Нотариус подготовил документ в течение 20 минут, подписал КЭП, отправил в наш личный кабинет․ Профессионально!»

Формат электронного документа, изготовленного нотариусом, – это строго регламентированный PDF/A‑2b с внедрённой квалифицированной электронной подписью, метаданными и электронным штампом․ Соблюдение всех требований закона гарантирует юридическую силу документа, его долговременное хранение и возможность проверки подлинности в любой момент․

Если у вас возникли вопросы или требуется оформить документ, не откладывайте – свяжитесь с нами по указанным выше контактам, запишитесь на приём и получите профессиональную нотариальную помощь в электронном виде․

Дата публикации: